Quais são os 9 erros mais comuns na verificação de e-mail e como evitá-los

Entre os erros mais comuns na verificação de e-mails estão: não utilizar ferramentas profissionais de verificação de e-mails, ignorar e-mails corporativos válidos, não remover e-mails temporários e spamtraps, ignorar mudanças recentes nos provedores de e-mails, não verificar e-mails em todos os pontos de contato, entre outros.

A verificação de e-mails é uma etapa de tratamento de dados necessária para empresas que precisem obter melhores resultados nas suas campanhas de e-mail marketing e também otimizar os seus custos de geração de leads.

O que é verificação de e-mail?

A verificação de e-mails é um processo que avalia a validade dos endereços de e-mail, eliminando os que são inválidos ou perigosos, como spamtraps, e-mails descartáveis e outros passíveis de filtragens heurísticas. Essa prática melhora a qualidade das campanhas de e-mail marketing, aumenta a entregabilidade e protege a reputação do remetente, além de atender às exigências legais de privacidade.

Para poder fazer a melhor verificação de e-mail possível, é preciso confiar em uma boa plataforma, que possua um algoritmo inteligente e eficiente, e que também esteja em conformidade com as leis de proteção de dados e privacidade.

Além disso, o cliente precisa adotar algumas boas práticas no seu dia-a-dia, de modo a tornar o processo como um todo mais eficiente.

Por isso, elencamos os 9 erros mais comuns na verificação de e-mails e damos algumas dicas de como evitá-los.

Erro 1: não usar a verificação de e-mails com parte de uma estratégia de otimização do e-mail marketing

A verificação de e-mails não deve ser tratada como uma ação isolada de limpeza de listas de e-mails, sem estar integrada à uma estratégia maior de marketing, visto que as aplicações da verificação de e-mails e os seus benefícios são aplicáveis em todos os momentos do ciclo de vida dos e-mails, desde a coleta até a manutenção e descarte das informações.

Consequências: não usar a verificação de e-mails como parte da estratégia de e-mail marketing pode levar à perda de oportunidades, desperdício de leads, quedas nas taxas de entregabilidade, conversão e ROI das campanhas.

Como não errar: a verificação de e-mails precisa estar alinhada com estratégias de captação de leads, verificando os endereços digitados nos formulários de cadastro, além de fazer parte de todos os processos de importação de novas listas vindas de outras origens de dados. Também deve contar com um ciclo de verificações periódicas, principalmente para endereços de e-mails de domínios corporativos.

Erro 2: usar ferramentas de verificação de baixa qualidade

Ao realizar uma simples busca online por ferramenta de verificação de e-mails trará uma infinidade de resultados, apresentando inúmeros sites que se apresentam como “a melhor ferramenta”, a solução para verificação de e-mails e mais um monte de funcionalidades que não agregam valor em absolutamente nada.

Confiar em qualquer serviço online que, supostamente, faz verificação de e-mails, pode colocar o seu negócio em risco de muitas maneiras.

Consequências: confiar em qualquer ferramenta de verificação de e-mails pode levar a listas com verificações imprecisas, levando a deixar e-mails inválidos, spamtraps e e-mails temporários nas suas listas, prejudicando a sua reputação, suas campanhas de e-mail marketing e levando a bloqueios. Além disso, também podem ser geradas violações de proteção de dados.

Como não errar: procure por ferramentas de verificação confiáveis, que apresentem bons níveis de precisão nos resultados, suporte disponível, certificações, políticas de privacidade e proteção de dados, com informações fiscais confiáveis e indicações de outras empresas, etc. Você perceberá que o número de serviços realmente confiáveis ficará bastante reduzido.

Erro 3: não realizar verificações regulares

Quando você não faz a verificação de e-mails ou realiza apenas verificações esporádicas, sem uma prática regular prevista em um calendário de higienização, passa a ficar mais sujeito aos problemas relacionados a aumento de bounces, como dificuldades com os provedores de e-mail, redução da reputação de IPs e domínios, entre outros.

Uma lista de e-mails que não passa por verificações recorrentes fica sujeita a, por exemplo, endereços de e-mail que são desativados e tornam-se bounces. Isso pode acontecer por diversas razões:

• Demissões, no caso de e-mails corporativos
• Domínios inativos, como quando uma empresa deixa de existir
• Desativações, como no caso de e-mails temporários ou alias
• Outras desativações, como no caso de e-mails abandonados

No caso de e-mails corporativos, um dado interessante: a média de turnover profissional em 2023 foi de 41% (Award.co – https://www.award.co/blog/employee-turnover-rates). Cerca de 38% das pessoas deixam o emprego no primeiro ano de trabalho e, desses, 40% fazem isso nos primeiros 90 dias (Hubstaff – https://hubstaff.com/blog/employee-turnover-statistics/). Agora, imagine o impacto dessas movimentações nas suas listas de e-mails, e você terá um excelente motivo para repensar a regularidade das suas verificações de listas de e-mails.

Manter a regularidade na verificação de e-mails é indispensável. Estabeleça um calendário regular para verificações e discuta sobre a frequência ideal para diferentes tipos de listas ou entradas de novos emails.

Como não errar: Por exemplo, você pode estipular que as suas listas de contatos passarão por verificação e higienização a cada 4 meses ou diferenciar os períodos de acordo com o tipo e perfil de cada lista ou cada cluster de e-mails, priorizando os contatos profissionais. Também pode definir que todos os seus touchpoints de cadastro (formulários online, totens, terminais, etc) terão validação e verificação de e-mails em tempo real, isto é, terão regularidade diária, 24 horas, 7 dias por semana.

Portanto, para evitar esse erro, implemente um calendário regular para verificações e ative um serviço de verificação de e-mails em tempo real.

Erro 4: confiar em verificações manuais

Você talvez possa realizar a sua própria verificação manual em uma lista com, digamos, 100 endereços de e-mail recentes e conhecidos. E, com 1.000 contatos? E com 100.000 contatos? Vê? O problema é que, além de trabalhosas, essas verificações manuais estão propensas a erros e, obviamente, não conseguem escalar conforme a lista de contatos cresce.

Consequências: acreditar que a verificação manual de listas de e-mails pode trazer resultados positivos é um erro grave, devido à sua ineficiência e aos inevitáveis erros humanos que podem acabar comprometendo  a campanha de todas as maneiras, tanto do ponto de vista prático, quanto do ponto de vista estratégico.

Como não errar: promover a automação dos processos internos de tratamento de dados, além de adotar ferramentas profissionais de verificação de e-mails.

Erro 5: não remover registros duplicados de e-mail

Os registros de e-mail em duplicidade, isto é, que aparecem mais de uma vez em uma mesma lista de contatos, representam um descuido em termos de organização da empresa e seus sistemas de CRM e e-mail marketing e um risco em termos de reputação e relacionamento com o cliente, que poderá receber múltiplas mensagens repetidas.

Seja por erros humanos no caso de registros manuais ou falhas de sistemas em importação de listas de diversas origens, os registros duplicados de e-mail não podem ser tolerados e devem ser removidos de todas as listas.

Consequências: o descuido na remoção de e-mails duplicados pode acarretar uma série de empecilhos e problemas, como percepção negativa do destinatário (que pode se converter em reclamações de spam), queda de reputação nos provedores, bloqueios, redução nas taxas de entrega e abertura e, finalmente, diminuição do ROI.

Como não errar: remova, imediatamente, quaisquer registros duplicados, utilizando todos os métodos disponíveis. Os sistemas de CRM e E-mail Marketing possuem funcionalidades dessa natureza. Faça com que formulários de cadastro sejam capazes de realizar nutrição de leads já existentes ao invés de duplicar registros. Aproveite que ferramentas de verificação de e-mails também promovem a remoção de endereços de e-mail duplicados.

Erro 6: ignorar e-mails temporários ou descartáveis

Os e-mails temporários (também chamados de descartáveis ou ainda burn e-mails) são aqueles endereços de e-mail que existem por apenas algumas horas ou dias, tornando-se inválidos após este período, ou seja, hard bounces.

Desse modo, permitir que cadastros utilizando e-mails temporários sejam realizados irá se converter em problemas no futuro. No mais, tais endereços podem ser utilizados para validar formulários com double opt-in, burlando mecanismos de validação tradicionais e podendo ser utilizados, inclusive, para fraudes.

Consequências: aceitar e-mails temporários irá, inevitavelmente, aumentar a taxa de bounces, impactando de forma negativa a reputação do remetente. Além disso, as possibilidades de relacionamento com os destiantários desses e-mails descartáveis ficará impossibilitada.

Como não errar: utilize uma ferramenta de verificação de e-mails, pois ela estará pronta para identificar a maioria dos endereços dessa natureza que queiram se cadastrar. Instale verificação de e-mails em tempo real nos seus formulários de cadastro e impeça que novos registros sejam feitos utilizando esses endereços.

Erro 7: acreditar que e-mails sintaticamente corretos são válidos 

Muitos profissionais de marketing e tecnologia, quando perguntados sobre tratamento contra e-mails inválidos em seus processos de cadastro, respondem categoricamente que já fazem a verificação. O problema é que, na verdade, a maior parte deles só cuida de um dos problemas possíveis: os erros de sintaxe. Isto é, eles validam se um endereço de e-mail é sintaticamente correto, se não possui caracteres que o tornem inválido.

Esse cuidado é necessário, mas insuficiente, pois não se verifica a real existência do endereço de e-mail. Confiar apenas na validação de sintaxe dos e-mails pode gerar uma falsa sensação de segurança que, em último caso, levará ao cadastro de e-mails inválidos (hard bounces), temporários e até mesmo spamtraps.

Consequências: endereços de e-mail que são válidos em formato (sintaxe), mas que não existem, causam bounces que, por sua vez, levam a bloqueios dos provedores de e-mails. Além do mais, trata-se de um desperdício de oportunidades de negócios, de orçamento, e uma elevação de custos de geração de leads desnecessária.

Como não errar: a verificação da real existência de um endereço de e-mail envolve muito mais etapas do que simplesmente fazer uma validação de formato. O double opt-in é uma maneira de evitar erros, pois envia links de confirmação e impede que registros inválidos sejam realizados. Entretanto, não impedem e-mails temporários e tampouco salvam leads do desperdício. Além do mais, é importante que outras informações sejam confirmadas, como testes de servidores, configurações de domínios, entre outras. É por isso que existem as ferramentas de verificação de e-mails, especializadas neste tipo de análise e que são capazes de trazer benefícios como o máximo aproveitamento dos cadastros dos visitantes, evitando fraudes e desperdícios.

Erro 8: Não Implementar Medidas Anti-Spamtrap

Os Spamtraps são endereços de e-mail que tem o objetivo de identificar enviadores de spam e suas práticas. Para saber mais profundamente sobre spamtraps, recomendamos a leitura desse manual da SafetyMails.

Dentre as práticas mais comuns que levam spamtraps a fazerem parte de listas de e-mails estão a compra de listas e a coleta indevida de endereços de e-mails na Internet. Mas o descuido com a gestão das listas de e-mails também pode levar a spamtraps do tipo reciclado, que são endereços de e-mails abandonados e que são convertidos em spamtraps pelos provedores de e-mails.

Consequências: ter spamtraps nas suas listas de contatos e envio de e-mail marketing irá, inevitavelmente, causar bloqueios e cadastros do seu domínio e IPs de envio em listas de bloqueio (ou blacklists). Os efeitos das penalidades dos provedores de e-mail para aqueles que enviam mensagens para spamtraps costumam ser mais graves do que outros tipos de comportamentos. 

Como não errar: primeiramente, não compre listas de e-mails. Além de serem formadas por contatos que não estão necessariamente interessadas no seu produto ou serviço, podem trazer diversos spamtraps e ainda é uma infração contra as leis de proteção de dados. Então, abandone quaisquer práticas de coleta automática e indevida de dados de e-mail na Internet. Depois, utilize serviços de verificação de e-mails profissionais, que são capazes de identificar a maioria dos spamtraps que estejam em uma lista de contatos. E, por fim, remova e-mails que não tiveram nenhum engajamento com as suas mensagens nos últimos 4 a 6 meses.

Erro 9: não levar em consideração as Leis de Proteção de Dados

Como dissemos anteriormente, existem muitos websites prometendo serviços de verificação de e-mails. Mas, em muitos deles, além da má qualidade dos serviços, falta conformidade com leis como LGPD, GDPR, e CCPA, o que pode comprometer a segurança dos seus dados e a reputação da sua empresa.

Realizar a coleta indiscriminada de dados na Internet, através de softwares, também constitui uma violação das leis de proteção de dados, já que esses destinatários não deram consentimento para o uso de seus dados pessoais para coleta, tratamento e armazanemento.

Consequências: violações de leis como GDPR, LGPD, CCPA, entre outras, podem levar a multas pesadas, além de sério danos à reputação da empresa, já que os casos de vazamento de dados costumam ser publicizados. Isso também afetará a relação da sua empresa com os seus parceiros e clientes, podendo levar à perda de credibilidade e contratos.

Como não errar: siga sempre as melhores práticas de privacidade e proteção de dados, não compre listas de e-mails e busque se relacionar apenas com fornecedores de serviços (principalmente aqueles com os quais você irá compartilhar dados pessoais) que estejam totalmente em conformidade com as leis de proteção de dados. Exija políticas de privacidade e proteção de dados e veja se os países onde estas empresas estão sediadas já possuem legislações dessa natureza.

CHECKLIST – Como evitar erros na verificação de e-mail?

1. Não faça verificações de e-mail manualmente
2. Pesquise ferramentas profissionais de verificação de e-mails
3. Exija conformidade com as leis de proteção de dados e privacidade dessas ferramentas
4. Programe verificações regulares em listas de e-mails
5. Não compre listas de e-mails
6. Remova e-mails duplicados
7. Remova e-mails inválidos, temporários e spamtraps
8. Impeça o cadastro de-mails temporários
9. Instale uma API de verificação de e-mails em tempo real

Conclusão

A verificação de e-mails garante a eficiência das campanhas de e-mail marketing e protege a reputação do remetente. 

Para isso, evite os erros mais comuns, como não usar ferramentas de qualidade, ignorar verificações regulares e desconsiderar as leis de proteção de dados. Isso pode poupar sua empresa de prejuízos financeiros, bloqueios de provedores e danos à reputação. 

Siga as melhores práticas, automatize processos e mantenha conformidade legal para assegurar a qualidade das suas listas de e-mails e otimizar resultados em suas campanhas.

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