Verificar e-mails é uma etapa importante para garantir que os endereços em uma lista estejam corretos e aptos a receber mensagens. Essa prática reduz o risco de bounces, evita spamtraps e ajuda a maximizar a eficiência das campanhas de e-mail marketing.
Porém, não basta apenas reunir todos os seus e-mails em uma lista, fazer upload em qualquer plataforma e esperar a mágica acontecer. Mais do que isso, obter o máximo desempenho da verificação de e-mails exige preparação e a adoção de estratégias por parte das empresas, desde a captação de e-mails, segmentação, envio de campanhas e manutenção.
O sucesso do e-mail marketing depende de variáveis que afetam, positiva ou negativamente, a reputação do remetente, a superação de bloqueios, sua capacidade de entregar e-mails no caixa de entrada (entregabilidade), as chances de obter engajamento e conversões.
Por isso, para que os resultados sejam atingidos, é preciso aplicar boas práticas em todas as atividades relacionadas ao e-mail marketing, incluindo a verificação de e-mails.
Tabela de conteúdos
Por que boas práticas na verificação de e-mail são necessárias?
Porque, assim como em qualquer atividade, adotar as melhores práticas do mercado ajuda a obter resultados mais eficazes e consistentes. Por isso, é importante conhecer e aplicar as práticas mais recomendadas para a verificação de e-mail a fim de obter o máximo de seus benefícios, como redução do Custo por Lead (CPL) e melhoria da reputação e entregabilidade.
Adotar boas práticas de verificação é indispensável porque traz benefícios como:
- Redução de hard bounces: remover endereços de e-mail inválidos das listas de envio de e-mail marketing reduz as taxas de hard bounces nos provedores de e-mails.
- Proteção contra spamtraps: impedir o cadastro de e-mails de spamtrap ou simplesmente removê-los de listas de e-mails já existentes é uma funcionalidade vital para a atividade do e-mail marketing e sua reputação.
- Proteção contra e-mails temporários: essa categoria de e-mails que, às vezes, podem ser úteis para os seus usuários, representam uma ameaça e um perigo para as campanhas de e-mail marketing. Portanto, a funcionalidade que permite identificar e impedir ou remover esses e-mails é preciosa.
- Melhora da entregabilidade: um dos principais benefícios trazidos é a melhoria da entregabilidade, que é a capacidade de entregar mais mensagens de e-mail no inbox (que chamamos de inbox placement) e menos e-mails direcionados para a pasta de spam.
- Redução no Custo por Lead: a verificação de e-mails em tempo real nos pontos de coleta de dados evita que novos registros sejam perdidos e desperdiçados por causa de erros simples de digitação que tornam os e-mails inválidos, além de impedir o registro de e-mails temporários, otimizando cada centavo do investimento na geração de leads.
Cuidados com a sua lista de e-mails antes da verificação
A verificação de e-mails resolve a maioria dos seus problemas com listas de e-mails: ela remove e-mails inválidos, spamtraps, e-mails temporários, e-mails duplicados, entre outros que podem prejudicar as suas campanhas.
Porém, você deve levar em consideração que a verificação de e-mails visa resolver esses problemas depois que eles já aconteceram. Ou seja, as suas oportunidades de negócios dependem de um bom desempenho já no processo de coleta dos e-mails.
Pense no seguinte: você gerou 100 leads sem qualquer tratamento prévio na coleta. Ao fazer a verificação de e-mails, descobre que 35 deles deverão ser removidos por serem inválidos e temporários. Apesar de ter uma lista pronta e proteger a sua reputação, terá apenas 65 leads para buscar relacionamento e vendas. Entretanto, se já houver uma real preocupação com a qualidade no momento da coleta dos e-mails, você poderá ter, basicamente, todos os leads válidos para relacionamento, sem desperdício.
Essa é a razão para ter cuidado com a sua lista de e-mails antes da verificação.
O que considerar para listas de qualidade superior
- Colete e-mails de forma ética: antes de mais nada, lembre-se de que você precisa estar em conformidade com as leis de proteção de dados e privacidade. Por isso, garanta que os visitantes façam o seu cadastro dando consentimento livre e inequívoco. No mais, não colete e-mails na Internet indiscriminadamente, nem compre listas de e-mails, pois além de serem registros de má qualidade, violam as leis.
- Considere promover segmentações já na coleta: durante a coleta de e-mails, nos formulários de cadastro ou nas páginas de onboarding, considere a possibilidade de obter informações que possam servir como elementos de segmentação posteriormente.
- Evite e-mails duplicados: e-mails duplicados podem trazer problemas, como reclamações de spam de destinatários que recebem múltiplas mensagens iguais, além de bloqueios por filtragens antispam. Garanta que registros duplicados não aconteçam, mas que funcionem como nutrição de registros já existentes.
- Realize verificações regulares: uma vez verificados, os endereços de e-mail não estão livres de se tornarem hard bounces ou spamtraps. Isso pode acontecer porque endereços podem ser abandonados ou desativados. Então, considere realizar verificações com regularidade, separadas em segmentos que exijam mais cuidados, como os e-mails corporativos e listas inativas / sazonais.
- Considere segmentações pré-verificação: não é necessário realizar a verificação de todos os seus e-mails de todas as suas listas de uma só vez. Considere fazer segmentos de listas que você irá utilizar e, então, faça a verificação de pequenos clusters de cada vez, para cada campanha que for realizar.
Escolha uma ferramenta profissional de verificação de emails
A escolha de uma ferramenta de verificação de e-mails deve levar em consideração diversos fatores (e não apenas o preço) que são determinantes para a qualidade das ações que serão realizadas com as listas validadas.
Dentre os critérios que você deve ficar atento estão:
- Precisão: muitas plataformas prometem ser muito velozes na verificação de e-mails, entretanto o fator mais importante é a precisão. A qualidade das análises e o máximo aproveitamento das listas de e-mails é o que realmente impactará positivamente as suas ações de e-mail marketing.
- Segurança e privacidade: levante informações sobre a conformidade da plataforma com as leis de proteção de dados e privacidade. Veja se essa plataforma está sediada em um país que possua também regulamentos e leis dessa natureza.
- Custo-benefício: a precificação da plataforma é importante, mas ela deve estar em consonância com os benefícios que ela traz. Lembre-se de que plataformas extremamente baratas podem ser indícios de serviços de má qualidade. E listas mal verificadas geram impacto financeiro negativo.
- APIs de verificação em tempo real: a verificação de listas de e-mails é muito importante para as estratégias de e-mail marketing, mas lembre-se de que a qualidade da coleta de e-mails é tão ou mais importante. Por isso, veja se a ferramenta que você irá contratar possui APIs para verificação de e-mails em tempo real para os seus formulários de cadastro.
Tratamentos diferentes para diferentes setores
Diferentes setores precisam lidar com tipos diferentes de dados, seja porque as metodologias de coleta são diferentes, porque os perfis de clientes são diferentes e os tipos de ações também são diferentes.
Por exemplo, o segmento de academias e wellness: muitos processos de cadastro ainda são manuais. Essa prática deve ser abandonada e substituída por métodos mais inteligentes.
Outros segmentos do varejo que atuam tanto no offline quanto no e-commerce, possuem cadastros feitos em terminais por vendedores. Aqui, muitos erros são cometidos ou mesmo diversos campos são negligenciados para o vendedor “gastar menos tempo”. É preciso otimizar os métodos, dar mais liberdade aos clientes para que eles mesmos façam o cadastro em troca de incentivos promocionais, etc.
Outros segmentos que possuem atendimento mais voltado para o B2B lidam com muito mais endereços de e-mails corporativos, que possuem um ciclo de vida mais curto, devido aos altos índices de turnover. Logo, listas de e-mails desse segmento exigirão manutenção e novas verificações com mais frequência.
A propósito, se você quiser saber mais informações sobre os desafios na qualidade das listas de e-mails do seu segmento de mercado, faça download da Pesquisa SafetyMails de Qualidade das Listas de E-mails.
Manutenção da lista após a verificação
Como já dissemos anteriormente, uma boa prática para a verificação de e-mails é a manutenção das listas após o procedimento de verificação. As listas de contatos de e-mail são vivas e estão em constante mudança, com novos registros e também com registros que precisam ser removidos.
Então há pelo menos 3 cuidados recomendados que você precisa ter:
- Monitoramento contínuo: busque realizar o monitoramento contínuo das suas listas de e-mails, realizando novas verificações para identificar e-mails que tenham sido desativados, principalmente os corporativos.
- Remoção de e-mails duplicados: e-mails duplicados são um problema, você sabe. Portanto, garanta que não existam e-mails duplicados nas suas listas.
- Remoção de e-mails sem engajamento: e-mails sem engajamento devem ser removidos das suas listas de contatos, porque significam que os destinatários não estão mais interessados no seu conteúdo (e pode prejudicar a sua reputação) ou que essas contas foram abandonadas e poderão se tornar spamtraps reciclados no futuro, prejudicando a sua reputação e levando a blacklists.
Conclusão
A verificação de e-mails é uma prática que vai além de apenas eliminar e-mails inválidos ou temporários de uma lista. Para obter os melhores resultados, é necessário adotar boas práticas ao longo de todo o processo — desde a coleta e segmentação dos e-mails até o monitoramento contínuo das listas.
Aplicando essas estratégias de forma eficaz, as empresas podem melhorar significativamente sua entregabilidade, proteger a reputação de seus domínios e otimizar os custos por lead. Isto é, uma abordagem cuidadosa e contínua à verificação de e-mails é a chave para maximizar a eficácia do marketing por e-mail.
FAQ
Porque endereços de e-mails podem se tornar inválidos ou desativados com o tempo. Isso pode ocorrer devido a mudanças nos provedores, abandono de contas, etc. Verificações periódicas garantem que a lista esteja sempre atualizada e livre de contatos que possam prejudicar a entregabilidade ou a reputação da campanha.
E-mails que não demonstram engajamento podem ser um sinal de que o destinatário perdeu o interesse no conteúdo. Manter esses e-mails na lista não apenas reduz a taxa de abertura, mas também coloca em risco a reputação do remetente, uma vez que contas inativas podem ser transformadas em spamtraps. A remoção desses contatos mantém a lista saudável e focada nos destinatários realmente interessados.
Comprar listas de e-mails é uma prática arriscada e muitas vezes ilegal, já que pode violar leis de proteção de dados como a LGPD e o GDPR. Além disso, essas listas são geralmente de baixa qualidade, com muitos e-mails inválidos ou temporários, o que pode aumentar drasticamente as taxas de hard bounce e prejudicar a reputação do domínio de envio.
A segmentação pré-verificação permite que você divida sua lista em grupos específicos, verificando apenas os contatos que serão utilizados em campanhas futuras. Isso economiza tempo e recursos, já que não é necessário verificar toda a base de dados de uma só vez. Além disso, essa prática garante que cada segmento receba uma abordagem personalizada, otimizando a relevância da campanha.
Ao escolher uma ferramenta de verificação, é importante avaliar critérios como precisão, segurança, conformidade com leis de proteção de dados e o custo-benefício. Ferramentas que oferecem APIs de verificação em tempo real também são extremamente úteis, pois permitem validar endereços de e-mail no momento da coleta, evitando que e-mails inválidos entrem na lista.