Como escrever email formal e porque isso impacta na comunicação de marketing

Saber como escrever email formal é indispensável para uma boa comunicação com diversos públicos.

Isso porque é mais sensato que empresas se comuniquem através de uma linguagem um pouco mais sóbria.

Porém, muita gente confunde formalidade com conservadorismo. Por isso, é importante saber dosar o nível de sobriedade, mas nunca deixar de inclui-lo na comunicação.

Quer saber como escrever email formal? Observe as suas próprias conversas. A forma como você se dirige a uma pessoa com quem você tem intimidade é diferente de como você se comunica com alguém que está fora do seu núcleo pessoal, não é mesmo?

O mesmo ocorre com empresas e profissionais. Por isso, saber como escrever email formal é tão importante para a eficácia da comunicação.

É importante também saber conciliar formalidade com o tom de voz da companhia.

Por exemplo, este artigo que você está lendo faz parte da comunicação da SafetyMails, uma Startup com tom de voz jovem e dinâmico, e que nem por isso, deixa de utilizar uma comunicação formal.

Só para exemplificar melhor, tom de voz é a forma como a empresa fala, que deve ser coerente com a sua cultura.

Por exemplo, o público da SafetyMails é composto por profissionais de marketing e empresas que utilizam o email como canal de comunicação.

E por falar nisso, você sabe como bloquear emails de risco, para deixar sua lista pronta para o envio?

Assista o webinar ministrado pelo nosso COO, Rodrigo Gonçalves, e saiba como preparar suas bases!

Viu como a formalidade combina com a comunicação de empresas e profissionais?

Continue acompanhando para saber mais detalhes de como aplicar uma linguagem mais sóbria aos seus emails, sem descaracterizar o tom de voz da sua comunicação.

Como escrever email formal para um lead

O primeiro contato

Seu lead acabou de entrar no funil de marketing. Para criar conexão, personalize o email começando com o nome da pessoa.

Mas lembre-se que a mensagem foi criada para converter o lead, e não para comunicar algo corporativo. Por isso, jamais comece com “Prezado [nome do cliente]”. Esse é o tipo de formalidade totalmente dispensável em um email marketing!

Dito isso, comece com um “Olá, [cliente]”, ou algo similar, que transmita simpatia.

Levando-se em consideração que você está criando um relacionamento com o lead e que tudo está no início, crie um conteúdo que de linguagem leve e que seja capaz de convidar, sutilmente, o lead a realizar a ação que você deseja (o que chamamos de conversão).

Lembre-se que o lead está conhecendo o seu produto/ serviço e que isso demanda leveza na comunicação. Um passo em falso e o lead corre para fora do funil.

Leia-se como passo em falso o uso de uma linguagem inadequada, ou seja, informal demais.

Imagine o usuário recebendo um email cheio de gírias e que se refira a ele como um amigo de anos.

Credibilidade zero para esse remetente, não é mesmo? Daí a importância de saber como escrever email formal para seus leads.

Como escrever email formal para nutrir o lead no funil de marketing

Nessa fase, o lead já conhece o seu produto/ serviço e está sendo qualificado para a compra.

Porém, o fato de conhecer sua empresa não significa que a comunicação tenha que ser menos formal.

Pelo contrário: esse é o momento ideal para a comunicação solidificar a credibilidade da empresa, para que o lead se sinta cada vez mais seguro e inclinado a decidir pela compra.

Por isso, seja qual for o conteúdo a ser criado, dê prioridade a uma linguagem sóbria, mas sem perder o tom de voz da empresa.

E como escrever email formal sóbrio se a minha empresa tem um tom de voz extrovertido? A resposta está na sua capacidade de fazer a conexão.

Por exemplo: você pode ser sóbrio e trabalhar com uma linguagem de humor em seus emails. As possibilidades são muitas. O importante é saber dosar o nível de formalidade às necessidades da sua comunicação.

Quando esse ponto de intercessão for encontrado, manter o contato com os leads será naturalmente descomplicado.

Para finalizar uma campanha

O fundo do funil sinaliza a hora de fechar a venda. Cuidado para não se empolgar demais e tratar seu lead como um velho amigo, daqueles que você pode dar um tapinha nas costas e lançar a proposta de qualquer jeito.

Qualificar um lead não significa consolidar uma venda. No fundo do funil, continua valendo a premissa do topo, onde qualquer passo em falso pode provocar o distanciamento do lead.

Use a linguagem errada e perca a oportunidade. Comunique-se da forma correta e feche negócios. Jamais deixe de ser formal com seus leads.

A recomendação é que os emails de fundo contenham mensagens de agradecimento pelo fato da pessoa estar acompanhando a sua empresa até aquele momento. Tudo deve ser humanizado e, é claro, formal.

Como escrever email formal para consolidar o relacionamento

Ok, seu lead se transformou em cliente e já conhece o produto. Por isso mesmo, ele já espera ser tratado da mesma forma com a qual foi recebido desde o início.

A sensação de segurança, que levou seu cliente a decidir pela compra, deve ser preservada. Dessa forma, sua empresa se aproxima do público, que volta a fazer negócios através de novas compras.

Conclusão

A comunicação formal sinaliza sensatez, e é isso o que se espera de uma empresa que queira construir um bom relacionamento com os leads.

Porém, é preciso ser formal na medida certa, sempre alinhando as mensagens ao tom de voz da companhia. Emails formais são necessários em todas as fases do funil de marketing, inclusive, na etapa do pós-venda.

FAQ