Para manter as listas de e-mail limpas e verificadas é preciso manter os dados sempre corretos, atualizados e livres de erros, busque adotar métodos, boas práticas e ferramentas especializadas tais como validações na coleta, higienização periódica de listas e ferramentas de verificação de e-mail.
A fim de obter o máximo desempenho de relacionamento e vendas em um mercado extremamente competitivo, e que é bastante dependente das comunicações online, não é aceitável cometer erros em etapas fundamentais, como permitir dados incorretos no cadastro.
Os esforços conjuntos das equipes de TI, CRM e Marketing para a manutenção de listas de e-mails saudáveis colaboram para o sucesso das campanhas de e-mail marketing e demais ações dos times de marketing e vendas. É essencial impedir e eliminar e-mails inválidos, spamtraps e e-mails descartáveis, buscando melhorar a entregabilidade e reputação do domínio da empresa, assim como potencializar os resultados comerciais.
Neste artigo, vamos juntos compreender as etapas, boas práticas e implicações de manter uma lista de e-mails verificada, atualizada e eficiente.
Tabela de conteúdos
O que significa manter uma lista de e-mail limpa?
Manter uma lista de e-mail limpa significa ser capaz de impedir e remover registros que apresentem aspectos de baixa qualidade. Em outras palavras, uma lista de e-mails limpa não possui endereços inválidos, duplicados, temporários, spamtraps ou abandonados.
Por que manter uma lista de e-mails limpa é importante?
Manter as listas de emails limpas é importante porque campanhas de e-mail marketing dependem de um alto nível de qualidade dos registros presentes nessas listas, não apenas pela capacidade de entregar mensagens para os destinatários corretos, mas porque outros aspectos dependem desses atributos positivos.
Principais problemas de listas de e-mails não verificadas
Quando as listas de emails são negligenciadas, isto é, não passam por processos de verificação e remoção de registros inválidos ou prejudiciais, isso pode levar a uma série de problemas que impactam diretamente os resultados de campanhas e ações de e-mail marketing.
Alguns dos principais problemas geradas por listas de e-mails não verificadas são: altas taxas de bounces, problemas de reputação e bloqueios, e custos operacionais desnecessários
Problema 1: altas taxas de bounce
Listas de e-mails não verificadas estão sujeitas a altas taxas de e-mails inválidos, conhecidos como hard bounces.
Hard bounces acontecem quando um endereço de e-mail é incapaz de receber mensagens de e-mail de forma permanente, porque é inválido, não existe ou deixou de existir.
As implicações dos hard bounces vão muito além de não ser capaz de entregar mensagens para esses destinatários – o que já é bastante ruim. A existência de hard bounces podem levar também à impossibilidade de entregar mensagens também para destinatários com e-mails válidos.
Isso acontece porque os provedores de e-mails (ESP) monitoram a qualidade das listas de e-mails utilizadas a cada nova ação de e-mail marketing. Quando esse volume ultrapassa um limite de tolerância (normalmente inferior a apenas 3% do total de e-mails enviados para um determinado provedor), a campanha pode ser interrompida, ou seja, mesmo as mensagens enviadas para e-mails válidos serão bloqueadas.
Problema 2: problemas de reputação e bloqueios
Outros problemas comuns relacionados à falta de qualidade nas listas de e-mails são a piora da reputação do remetente e o consequente bloqueio de mensagens e campanhas.
Quando os provedores de e-mails identificam comportamentos ou características reprováveis, eles iniciam sanções aos remetentes, começando pelo próprio provedor, mas também reportando esses remetentes para outros provedores, através de listas de bloqueio.
Dessa forma, por exemplo, ter listas de e-mails com muitos hard bounces pode levar a bloqueios, como dissemos anteriormente.
Além disso, os spamtraps de qualquer natureza (pristine, reciclados ou tipográficos) podem levar à inserção de domínio remetente e IPs em listas de bloqueio.
Os endereços de e-mails temporários também podem representar um perigo em termos de queda de reputação e bloqueios, já que em pouco tempo esses endereços de tornam e-mails inválidos, aumentando as taxas de hard bounces.
Problema 3: custos operacionais desnecessários
Listas com e-mails não verificados aumentam os custos operacionais existentes e prejudicam a eficiência das campanhas.
Isso acontece de diversas formas: na coleta dos e-mails, na gestão dos contatos e no envio das campanhas de e-mail.
- Na coleta dos e-mails: as empresas precisam investir parte de seu orçamento na geração de novas oportunidades de negócios (leads). A razão entre o valor investido e o número de leads válidos gerados é chamado de custo por lead (CPL). Quando não há preocupação com a qualidade dos dados gerados e sua correta verificação, ocorre a incidência de mais e-mails inválidos, aumentando o CPL.
- Na gestão dos contatos: uma vez identificados os problemas (hard bounces, spamtraps, e-mails temporários, bloqueios, etc), será necessário adotar medidas para resolver cada um deles em caráter emergencial, removendo esses registros e buscando requalificar os leads prejudicados e recuperar a reputação prejudicada.
- No envio de campanhas: os valores cobrados por ferramentas de CRM e e-mail marketing atualmente são, na maioria dos casos, baseados no número de registros armazenados. A existência de listas de e-mails infladas de registros inválidos só aumentará os custos de maneira desnecessária.
Além disso, as campanhas de e-mails enviadas para listas com esses problemas ainda terão a sua eficácia reduzida, com taxas de conversão menores e, portanto, um retorno sobre o investimento mais baixo.
Como manter a lista de e-mails limpa e atualizada
Para manter a lista de e-mails limpa e atualizada, é importante seguir algumas orientações simples, mas extremamente úteis:
- Adote boas práticas na coleta de e-mails
- Promova a higienização frequente das lista
- Use as tecnologias disponíveis voltadas para essa finalidade
Boas práticas durante a coleta de e-mails
O momento da coleta de e-mails é, talvez, o mais importante em todo o ciclo de validação e verificação de emails. Isso porque as ações realizadas ou negligenciadas nesta etapa irão ecoar pelo restante da cadeia de geração de leads. Por isso, cuide de implementar técnicas e estratégias consideradas como as melhores nesta etapa.
Durante a coleta de e-mails, podemos recomendar:
Implementação de formulários de cadastro com verificação em tempo real
Segundo pesquisa da SafetyMails (2023), quase 24% dos visitantes em websites cometem pequenos erros de digitação que invalidam os seus endereços de email, seja por erro de sintaxe (como esquecer o sinal de @) ou porque uma troca de letras invalidou o endereço de e-mail. Ou seja, cerca de 1/4 dos visitantes comete algum tipo de erro no momento do cadastro.
Por isso, é necessário garantir que cada visitante irá gerar um lead válido de e-mail. Para isso, você pode contar com:
- Double opt-in (bom): um e-mail de confirmação é enviado ao destinatário com um hyperlink de ativação. Neste método, ficam garantidos somente e-mails válidos nas listas de contatos. Entretanto, esse método é passível de alguns problemas:
- Problema 1: os e-mails eventualmente digitados com erros acidentais serão ignorados e, portanto, serão leads perdidos, desperdiçando oportunidades de negócios.
- Problema 2: e-mails temporários serão cadastrados e validados através deste método, mas se tornarão inválidos ⎼ e um problema ⎼ no futuro.
- Verificação de e-mails em tempo real (excelente): este método tem possui os benefícios do double opt-in sem que seja necessário enviar um e-mail e resolve também as demais dificuldades, sendo capaz de alertar o visitante sobre erros cometidos (aproveitando ao máximo os leads) e impedindo o cadastro de e-mails temporários e spamtraps.
- Acabe com formulários de papel: para ambientes offline, dê preferência a totens de cadastro, tablets ou mesmo QR codes para acessar landing pages otimizadas para smartphones. Esses formulários, aliados à metodologias de verificação, funcionarão de maneira muito mais eficaz.
Captura responsável e consentimento expresso
Outra boa prática que você deve adotar visa a conformidade com as leis de proteção de dados e privacidade (como LGPD, GDPR, e CCPA). E a coleta responsável de dados e obtenção de consentimento expresso são dois pontos fundamentais que não podem ser ignorados ou negligenciados hoje em dia.
Algumas questões que você precisa ter atenção:
- Transparência no uso dos dados: é preciso deixar claro para o visitante o que será feito com os dados coletados.
- Consentimento expresso: o visitante precisa dar o seu consentimento livre, espontâneo e inequívoco para a coleta de dados.
- Necessidade dos dados: os dados coletados devem ser somente os necessários para a atividade.
- Qualidade dos dados: é preciso garantir que os dados coletados estejam exatos, claros e atualizados e de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade do seu tratamento.
Por isso, se você ainda não se adequou, é hora de botar as mãos na massa, entrar em contato com o responsável de proteção de dados e privacidade e adotar todas as medidas necessárias para a adequação (além dessas que já citamos aqui).
Higienização frequente da lista de e-mails
Outra boa prática para manter as suas listas de e-mails sempre limpas e verificadas é a higienização frequente dessas listas, de modo a remover todos os registros de e-mail que possam causar algum tipo de problema ou prejuízo.
Defina um cronograma de limpeza
É importante definir uma recorrência nas práticas de limpeza e verificação dos e-mails e demais dados dos registros no seu banco de dados.
Dentre as práticas, você pode:
- Acionar algoritmos de análise de sintaxe dos registros do banco, uniformizando os dados
- Remova registros duplicados
- Remover e-mails que tenham se tornado inválidos
- Remover usuários inativos
Para definir os cronogramas de limpeza, você pode adotar estratégias focadas em períodos fixos de tempo, segmentos das listas e também sazonalidades.
- Períodos fixos de tempo: uma verificação geral de registros e de e-mails a cada 4 ou 6 meses.
- Segmentos de listas: verificações rotineiras de segmentos de e-mails corporativos (que possuem mais altas taxas de turnover).
- Sazonalidades: verificações de segmentos de e-mails para atender a períodos específicos, como dia das mães, Black Friday, Natal, entre outros.
Detecte e-mails inativos
Já que falamos sobre e-mails inativos, garanta que esses registros sejam removidos de suas listas.
E-mails inativos não possuem engajamento, não convertem vendas, aumentam os seus custos com plataformas e podem se tornar hard bounces ou spamtraps no futuro.
Esses e-mails podem ser facilmente detectados por sua plataforma de CRM e Email Marketing.
Ferramentas para manter a lista limpa
Obviamente, você não poderá realizar tantas atividades, de tantas formas e em tantas frentes de trabalho diferentes. Para isso, faça uso da tecnologia e ferramentas do mercado com funcionalidades que permitam a análise, verificação e higienização das listas que você possui.
Ferramentas de verificação de e-mails
Contratar os serviços de uma ferramenta especializada em verificação de e-mails é o primeiro e mais importante passo para manter as suas listas de e-mails limpas e verificadas.
O serviço de uma plataforma de verificação permitirá que você cuide das listas de e-mails que já possui, as quais chamamos de listas legadas, e também permitirá a coleta de e-mails com a maior qualidade possível através da verificação em tempo real nos formulários de cadastro.
Remover todos os e-mails inválidos e prejudiciais antes de realizar campanhas de e-mail marketing é essencial para proteger a reputação e IPs do remetente.
Aproveite para conhecer os serviços da SafetyMails, que possui um excelente algoritmo de verificação de e-mails e todas as funcionalidades de que você precisa.
Analise de e-mails após cada campanha
Ao final de cada uma das suas campanhas de e-mail marketing, a sua ferramenta de CRM e E-mail Marketing é capaz de fornecer relatórios sobre o status dos endereços de e-mail utilizados nessa ação.
Remova ou desabilite endereços de e-mail que tenham sido marcados como inválidos (hard bounces) ou inativos.
Benefícios de manter a lista de e-mails limpa
As ações sugeridas neste artigo visam trazer diversos benefícios para o seu negócio, em termos de qualidade, reputação e resultados.
Melhora nas taxas de entregabilidade
Listas de e-mails verificadas contam com registros de qualidade, sem hard bounces e outros e-mails prejudiciais à reputação do remetente, como spamtraps.
Envios de campanhas que fazem uso de listas verificadas e bem segmentadas melhoram a reputação e, por isso, são mais bem recebidas pelos provedores de e-mail.
Dessa maneira, os provedores realizarão menos bloqueios e o remetente terá taxas mais altas de inbox placement (mensagens que são entregues na caixa de entrada) e taxas menores de entrega na pasta de spam.
Melhora nas taxas de conversão
Com uma melhor entrega dos e-mails e-mail, com mais mensagens sendo exibidas na caixa de entrada, são maiores as chances de engajamento dos destinatários. A partir desse engajamento, aumentam também as chances de mais conversões.
É claro, desde que, além de limpas, as listas estejam bem segmentadas e as ofertas estejam adequadamente direcionadas a esses destinatários.
Redução de reclamações de Spam
A remoção de e-mails duplicados e usuários inativos colabora para a redução das reclamações de Spam, levando também à melhoria da reputação do remetente.
Maior ROI nas campanhas de e-mail
O ROI do e-mail marketing leva em consideração os investimentos necessários para a realização da campanha e o lucro obtido na ação.
Com listas verificadas, o custo por lead na captação será reduzido, pois não haverão e-mails inválidos. Haverá também economia com a plataforma de CRM e e-mail marketing, já que menos registros inválidos e duplicados farão parte do banco de dados. E com campanhas de e-mail com melhor reputação, entregabilidade e taxa de conversão, haverá um lucro maior.
Conclusão
Manter uma lista de e-mails limpa e verificada é essencial para o sucesso de campanhas de e-mail marketing, reduzindo custos operacionais, evitando bloqueios e melhorando as taxas de entregabilidade e conversão.
Adotar boas práticas de coleta de e-mails, como a higienização periódica e usar ferramentas especializadas são ações fundamentais para alcançar esses resultados.
A qualidade dos contatos reflete diretamente na reputação do remetente, no engajamento dos destinatários e, por fim, no ROI das campanhas. Implementar essas práticas é um investimento para melhorar a eficiência e a efetividade de suas ações de marketing e vendas.
FAQ
Ao remover e-mails inválidos, temporários e spamtraps, você protege a reputação do remetente, reduz o risco de hard bounces, melhora as taxas de entregabilidade e maximiza as chances de conversão, otimizando o ROI de suas campanhas.
O double opt-in é um processo em que o usuário confirma sua inscrição através de um e-mail de ativação, assegurando que apenas contatos válidos e interessados sejam adicionados à lista. No entanto, ele não previne erros de digitação ou e-mails temporários. Já a verificação em tempo real checa imediatamente o e-mail fornecido, corrigindo erros e prevenindo cadastros inválidos, sem a necessidade de um e-mail de confirmação.
Em geral, uma limpeza a cada 4 ou 6 meses é recomendada, além de verificações adicionais em segmentos específicos, como e-mails corporativos com alto turnover, ou antes de campanhas sazonais importantes.
Uma lista de e-mails desatualizada geralmente apresenta altas taxas de hard bounces, engajamento baixo, muitos endereços duplicados, e-mails temporários, e queixas de spam. Isso pode prejudicar a entregabilidade e a reputação do remetente, aumentando custos e reduzindo a eficácia das campanhas.
Leis como LGPD, GDPR e CCPA impõem a necessidade de consentimento explícito dos usuários e de práticas de coleta de dados transparentes e responsáveis. Essas práticas não só são uma exigência legal, mas também ajudam a construir confiança e a melhorar a qualidade das listas de e-mails.