Das Entfernen von doppelte E-Mails bei der aus Listen, sei es zur Überprüfung oder zur Verwendung in Kampagnen, ist wichtig, da es dazu beiträgt, den Ruf des E-Mail-Marketings, die Zustellbarkeit, die wichtigsten Kennzahlen, die Konversionsergebnisse und den ROI zu verbessern sowie Spam-Beschwerden und unnötige Kosten zu vermeiden.
E-Mail-Listen sind das Rohmaterial für E-Mail-Marketing-Aktionen und erfordern daher viel Sorgfalt, um ihre Qualität zu erhalten, doppelte E-Mails bei der damit sie sich positiv auf den ROI auswirken und konkrete Ergebnisse für Unternehmen bringen.
Dies bedeutet unter anderem Initiativen, die ergriffen werden müssen, Das Entfernen doppelter E-Mails ist eine davon.
Inhaltsübersicht
Was sind doppelte E-Mails?
Doppelte E-Mail-Adressen sind E-Mail-Adressen, die mehr als einmal in einer Kontaktliste erscheinen. Beachten Sie, dass wir nicht “zweimal” sagen, sondern mehr als einmal. Und ja, es gibt E-Mail-Listen mit Datensätzen, die Dutzende Male vorkommen.
Auch wenn dies auf den ersten Blick nicht als Problem erscheinen mag und vielleicht sogar harmlos ist, ist es eine Tatsache, dass doppelte E-Mails Probleme für E-Mail-Marketingkampagnen, Ihren Ruf und Ihre Ergebnisse verursachen können.
Häufige Ursachen für E-Mail-Duplikate
E-Mail-Datensätze können zum Beispiel aus verschiedenen Gründen in Kontaktlisten dupliziert werden:
- Menschliches Versagen: Bei der manuellen Eingabe von Daten verfügen Systeme oder Tabellenkalkulationen möglicherweise nicht über Kontrollmechanismen, um doppelte Einträge zu verhindern.
- Importieren von Listen aus verschiedenen Quellen ohne Filterung: Beim Hochladen und Importieren von Verteilerlisten aus verschiedenen Quellen ist es wichtig, dass einige Schlüsselfelder berücksichtigt werden, um doppelte Daten zu vermeiden. Da die E-Mail-Adresse eindeutig ist, ist sie eines der Felder für diesen Zweck.
- Fehlende Integration von CRM- und Marketing-Plattformen: Eine weitere Methode, die scheitern kann, ist die Integration zwischen Plattformen. Bei der Eingabe oder Übertragung von Daten kann es passieren, dass Datensätze dupliziert werden. Wiederholte Registrierungen von Landing Pages sind eines der häufigsten Beispiele.
Wie Sie sehen können, sind Fehler nicht beabsichtigt. Sie entstehen durch kleine Fehler oder Nachlässigkeit bei der Programmierung.
Folgen des Nichtentfernens doppelter E-Mails
Mailinglisten, die nicht ordnungsgemäß bearbeitet und doppelte E-Mails entfernt werden, verursachen eine Menge Probleme für das Unternehmen und seine E-Mail-Marketingaktionen:
Probleme beim E-Mail-Marketing
Zu den Problemen, die Listen mit doppelten E-Mails verursachen können, gehören:
- Negative Wahrnehmung des Empfängers: Durch den Erhalt mehrerer identischer Nachrichten können die Empfänger einen negativen Eindruck von Ihrem Unternehmen, von mangelnder Organisation und Sorgfalt bekommen. Letztendlich kann dieser Eindruck zu einem Ärgernis werden.
- Zunahme von Spam-Beschwerden: Da der Erhalt mehrerer identischer Nachrichten die Empfänger irritieren kann, können sie Spam-Beschwerdemechanismen auslösen, was Ihrem Ruf schadet. Darüber hinaus erkennen E-Mail-Anbieter diese mehrfachen identischen Sendungen und können Anti-Spam-Filter einsetzen, die Ihre Nachrichten blockieren.
- Probleme mit Zustellbarkeits- und Offenheitsmetriken: Wenn Sie unter Spam-Blockaden und Beschwerden leiden, sinkt Ihr Ansehen als Absender. Infolgedessen beginnen die Internetdienstanbieter, mehr Nachrichten an den Spam-Ordner zu übermitteln, was ein Zustellbarkeitsproblem darstellt. Da weniger Nachrichten im Posteingang angezeigt werden, werden auch die Öffnungsinteraktionen der Empfänger reduziert, was sich negativ auf das Engagement und die Konversionsergebnisse auswirkt.
- Höhere Kosten: Das Versenden doppelter E-Mails verursacht zusätzliche Kosten auf E-Mail-Marketingplattformen, insbesondere bei Pay-per-Volume-Tools.
Vorteile der Entfernung doppelte E-Mails bei der
Wie zu erwarten, lösen die Vorteile, die das Entfernen doppelter E-Mails mit sich bringt, alle Schwierigkeiten, die auftreten können, wenn dieser Prozess ignoriert wird.
- Effizientere Kampagnen: Mit besser organisierten Kontaktlisten sind Kennzahlen wie Zustellbarkeit, Öffnungsrate, CTR (Click-Through-Rate) und Konversionsraten in der Regel viel besser.
- Kosteneinsparungen: Ohne doppelte E-Mails wird die Größe der in E-Mail-Marketing- und CRM-Diensten gespeicherten Datenbanken reduziert, was zu Einsparungen führen kann.
- Bessere Beziehungen: Durch den Verzicht auf den Versand unnötiger E-Mails vermeiden Sie auch mögliche Reibungsverluste und Abnutzungserscheinungen in der Beziehung zu den Empfängern und fördern so das Image der Organisation.
- Schutz des Ansehens des Absenders: Das Entfernen doppelter E-Mails verhindert, dass mehrere identische Nachrichten versendet werden, und vermeidet so Spam-Beschwerden und Anti-Spam-Sperren von E-Mail-Anbietern.
- Bessere Einhaltung der Vorschriften: Durch die Pflege einer sauberen Mailingliste ohne doppelte Einträge wird die Einhaltung der Datenschutzgesetze verbessert.
Methoden und Werkzeuge zum Erkennen und Entfernen doppelter E-Mails
Sie können eine oder mehrere Methoden anwenden, manuell oder automatisch, um doppelte E-Mails aus Ihren E-Mail-Kontaktlisten zu entfernen. Wichtig ist, dass Sie die doppelten Datensätze loswerden.
Es liegt auf der Hand, dass die Entscheidung für automatisierte Lösungen nicht nur Zeit und Mühe spart, sondern auch viel zuverlässiger ist.
Die Grundlagen: Entfernen doppelter Datensätze in MS Excel
Fangen wir mit den Grundlagen an: Wenn Sie noch keine E-Mail-Marketing-Plattform oder ein CRM haben und Ihre Kontakte alle in einer Excel-Tabelle gesammelt sind, ist das kein Problem: Sie können doppelte Datensätze mit nur wenigen Klicks entfernen. Werfen Sie einen Blick darauf:
Wählen Sie in Ihrem Microsoft Excel die Datenspalten aus, klicken Sie auf die Registerkarte “Daten” und dann auf die Option “Duplikate entfernen”. Wählen Sie in dem nun erscheinenden Fenster die Spalte mit den doppelten Daten aus und klicken Sie auf “OK”. Das Ergebnis wird dann ohne die doppelten Datensätze angezeigt. So einfach geht’s.
Spezialisierte Systeme
Sie können Plattformen nutzen, die bereits über Lösungen zum Entfernen oder Verhindern doppelter Daten verfügen. Dies sind in der Regel CRM- oder E-Mail-Marketing-Systeme.
Diese Plattformen verfügen über Datenorganisationsfunktionen, die doppelte Daten löschen oder Daten in einem einzigen Datensatz zusammenfassen.
Wir empfehlen jedoch auch automatisierte E-Mail-Verifizierungstools wie SafetyMails. Wenn Sie Ihre Verteilerlisten zur Überprüfung hochladen, werden nicht nur ungültige E-Mails, Spamfallen, temporäre E-Mails und mehr entfernt, sondern auch doppelte E-Mail-Datensätze. Alles automatisch.
Bewährte Verfahren zur Vermeidung doppelter E-Mails
Versuchen Sie täglich, einige Maßnahmen zu ergreifen, um doppelte Daten, insbesondere E-Mail-Daten, zu vermeiden.
- Standardisierung der Datenerfassung: Stellen Sie sicher, dass Landing Pages, Formulare und Registrierungssysteme auf den Umgang mit doppelten Daten vorbereitet sind. Die Standardisierung der Datenerfassung ist ebenfalls wichtig, da sie verhindert, dass ähnliche Daten auf unterschiedliche Weise oder mit Fehlern eingegeben werden, sich aber auf denselben Datensatz beziehen. Definieren Sie auch die Daten, die nicht wiederholt werden können, wie z. B. E-Mail. Wenn ein doppelter Datensatz erstellt wird, lassen Sie ihn verarbeiten und zur Ergänzung bestehender Datensätze verwenden.
- Vorsicht bei der Synchronisierung von Daten: Wenn Daten aus verschiedenen Quellen stammen, muss festgelegt werden, welche Daten nicht dupliziert werden können und was die Systeme oder Datenbanken tun müssen, wenn es solche Vorkommnisse gibt: ignorieren, löschen oder zusammenführen.
- Audits und regelmäßige Bereinigung der Listen: Es ist wichtig, regelmäßige E-Mail-Bereinigungs- und Überprüfungsroutinen zu planen, um ungültige und schädliche E-Mails sowie doppelte Datensätze zu entfernen.
Schlussfolgerung
Das Entfernen doppelter E-Mails aus Ihren Kontaktlisten ist wichtig, um Ihre E-Mail-Marketingkampagnen zu optimieren, Ihren Ruf als Absender zu schützen und unnötige Kosten zu vermeiden.
Das Vorhandensein von Duplikaten wirkt sich nicht nur negativ auf Ihre Zustellbarkeits- und Konversionskennzahlen aus, sondern kann auch zu Spam-Beschwerden führen, was dem Ruf des Absenders auf lange Sicht schadet.
Durch den Einsatz spezieller Tools, guter Datenerfassungs- und Prüfverfahren kann Ihre Mailingliste effizient und genau bleiben. Die Umsetzung dieser Überprüfungsroutinen wird direkte Ergebnisse für den ROI Ihrer Kampagnen bringen.
FAQ
Doppelte E-Mails sind E-Mail-Adressen, die mehr als einmal in einer Kontaktliste erscheinen. Auch wenn sie harmlos erscheinen, können sie die Kennzahlen von E-Mail-Kampagnen verzerren, die Betriebskosten erhöhen und zu einer schlechten Erfahrung für den Empfänger führen, der sich am Ende über Spam beschweren kann. Dies schadet Ihrem Ruf und wirkt sich direkt auf die Zustellbarkeit Ihrer Nachrichten aus.
Doppelte E-Mails entstehen oft durch menschliches Versagen, z. B. durch die manuelle Eingabe von Daten ohne Dublettenkontrolle, oder durch die unzureichende Integration verschiedener CRM- und Marketingsysteme, die die Daten nicht richtig synchronisieren. Auch der Import von Listen aus verschiedenen Quellen ohne ordnungsgemäße Filterung ist eine häufige Ursache für doppelte Datensätze.
Die Aufbewahrung von doppelten E-Mails kann mehrere negative Folgen haben, darunter auch höhere Kosten, da viele E-Mail-Plattformen Gebühren für das Sendevolumen erheben. Darüber hinaus schadet die Duplizierung dem Ruf des Absenders, da das Versenden identischer Nachrichten an denselben Empfänger zu Spam-Meldungen und Sperrungen durch E-Mail-Anbieter führen kann und die Öffnungs- und Konversionsraten beeinträchtigt.
Doppelte E-Mails können manuell mit Hilfe von Tools wie Microsoft Excel oder mit Hilfe spezieller E-Mail-Marketing- und CRM-Plattformen entfernt werden, die über automatische Funktionen zur Erkennung und Beseitigung von Duplikaten verfügen. E-Mail-Prüfungstools wie SafetyMails bieten ebenfalls eine automatisierte Lösung, die Duplikate identifiziert und entfernt, was den Prozess schnell und zuverlässig macht.
Um doppelte E-Mails zu vermeiden, sollten Sie die Datenerfassung auf Formularen und Landing Pages standardisieren und sicherstellen, dass das E-Mail-Feld eindeutig ist. Seien Sie außerdem vorsichtig bei der Synchronisierung von Datenbanken aus verschiedenen Quellen und führen Sie regelmäßige Audits von Mailinglisten durch, um sicherzustellen, dass sie immer sauber, aktuell und frei von Duplikaten sind.