Was sind die 9 häufigsten Fehler bei der E-Mail-Überprüfung und wie man sie vermeiden kann?

Zu den häufigsten Fehlern bei der E-Mail-Prüfung gehören: keine Verwendung professioneller E-Mail-Prüfungstools, Ignorieren gültiger Unternehmens-E-Mails, Nichtentfernen von temporären E-Mails und Spamfallen, Ignorieren kürzlich erfolgter Änderungen bei E-Mail-Anbietern, Nichtüberprüfung von E-Mails an allen Kontaktpunkten und vieles mehr.

Die E-Mail-Verifizierung ist ein notwendiger Schritt in der Datenverarbeitung für Unternehmen, die bessere Ergebnisse aus ihren E-Mail-Marketing-Kampagnen erzielen möchten und auch Ihre Kosten für die Lead-Generierung zu optimieren.

Was bedeutet E-Mail-Überprüfung?

Die E-Mail-Überprüfung ist ein Prozess, der die Gültigkeit von E-Mail-Adressen bewertet und ungültige oder gefährliche Adressen ausschließt, wie z. B. Spamfallen, Wegwerf-E-Mails und andere, die einer heuristischen Filterung unterliegen. Diese Praxis verbessert die Qualität von E-Mail-Marketing-Kampagnen, erhöht die Zustellbarkeit und schützt den Ruf des Absenders, zusätzlich zu den gesetzlichen Datenschutzanforderungen.

Um die bestmögliche E-Mail-Überprüfung durchzuführen, müssen Sie sich auf eine gute Plattform verlassen, die über einen intelligenten und effizienten Algorithmus verfügt und zudem die Gesetze zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre einhält.

Außerdem muss der Kunde bei seiner täglichen Arbeit einige bewährte Verfahren anwenden, um den Prozess insgesamt effizienter zu gestalten.

Deshalb haben wir die 9 häufigsten Fehler beim Abrufen von E-Mails aufgelistet und Ihnen einige Tipps gegeben, wie Sie sie vermeiden können.

Fehler 1: keine E-Mail-Verifizierung als Teil einer E-Mail-Marketing-Optimierungsstrategie

Die E-Mail-Überprüfung sollte nicht als isolierte Maßnahme zur Bereinigung von E-Mail-Listen behandelt werden, ohne in eine umfassendere Marketingstrategie integriert zu werden, da die Anwendungen der E-Mail-Überprüfung und ihre Vorteile zu jedem Zeitpunkt des E-Mail-Lebenszyklus anwendbar sind, von der Erfassung bis zur Pflege und Entsorgung der Informationen.

Die Folgen: Die Nichtverwendung der E-Mail-Verifizierung als Teil Ihrer E-Mail-Marketingstrategie kann zu verpassten Chancen, vergeudeten Leads, sinkenden Zustellbarkeitsraten, Konversionen und Kampagnen-ROI führen.

Fehler vermeiden: Die E-Mail-Überprüfung muss mit den Strategien zur Lead-Erfassung abgestimmt werden, d. h. sie muss die in Registrierungsformularen eingegebenen Adressen überprüfen und Teil aller Prozesse zum Import neuer Listen aus anderen Datenquellen sein. Es sollte auch einen Zyklus regelmäßiger Überprüfungen geben, insbesondere für E-Mail-Adressen aus Unternehmensdomänen.

Fehler 2: Verwendung minderwertiger Verifikationswerkzeuge

Eine einfache Online-Suche nach einem E-Mail-Verifizierungstool führt zu einer Fülle von Ergebnissen mit zahllosen Websites, die sich selbst als “das beste Tool”, die Lösung für die Überprüfung von E-Mails und eine ganze Reihe anderer Funktionen präsentieren, die absolut keinen Mehrwert bieten.

Vertrauen Sie keinem Online-Dienst, der angeblich E-Mails überprüft, kann Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht gefährden.

Die Folgen: Wenn Sie sich auf ein beliebiges E-Mail-Verifizierungstool verlassen, kann dies zu Listen mit ungenauen Verifizierungen führen, die ungültige E-Mails, Spamfallen und temporäre E-Mails auf Ihren Listen hinterlassen, was Ihrem Ruf und Ihren E-Mail-Marketingkampagnen schadet und zu Sperren führt. Darüber hinaus kann es zu Datenschutzverletzungen kommen.

So vermeiden Sie Fehler: Suchen Sie nach verlässlichen Überprüfungsinstrumenten mit hoher Ergebnisgenauigkeit, verfügbarem Support, Zertifizierungen, Richtlinien zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes, zuverlässigen Steuerinformationen und Empfehlungen von anderen Unternehmen usw. Sie werden feststellen, dass die Zahl der wirklich zuverlässigen Dienste stark reduziert wird.

Fehler 3: Keine regelmäßigen Kontrollen durchführen

Wenn Sie Ihre E-Mails nicht oder nur sporadisch überprüfen, ohne einen regelmäßigen Reinigungsplan, werden Sie anfälliger für Probleme in Bezug auf Zunahme von bounces, wie z. B. Schwierigkeiten mit E-Mail-Anbietern, vermindertes Ansehen von IPs und Domains, u. a.

Eine E-Mail-Liste die nicht regelmäßig überprüft werden, können z. B. E-Mail-Adressen deaktiviert werden und zu Bounces werden. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen:

• Layoffs, im Falle von Unternehmens-E-Mails
• Inaktive Domänen, wie wenn ein Unternehmen aufhört zu existieren
• Deaktivierungen, wie im Fall von temporären E-Mails oder Aliasen
• Andere Deaktivierungen, wie im Fall von abgebrochenen E-Mails

Eine interessante Tatsache in Bezug auf Unternehmens-E-Mails: Die durchschnittliche berufliche Fluktuation lag im Jahr 2023 bei 41 % (Award.co – https://www.award.co/blog/employee-turnover-rates). Etwa 38 % der Menschen verlassen ihren Arbeitsplatz innerhalb des ersten Jahres der Beschäftigung und davon 40 % innerhalb der ersten 90 Tage (Hubstaff – https://hubstaff.com/blog/employee-turnover-statistics/). Stellen Sie sich vor, wie sich diese Veränderungen auf Ihre Mailinglisten auswirken, und Sie haben einen guten Grund, die Regelmäßigkeit der Überprüfung Ihrer Mailinglisten zu überdenken.

Es ist wichtig, dass Sie Ihre E-Mails regelmäßig abrufen. Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Kontrollen fest und besprechen Sie die ideale Häufigkeit für verschiedene Arten von Listen oder neuen E-Mail-Einträgen.

Wie Sie keine Fehler machen: Sie können z. B. festlegen, dass Ihre Kontaktlisten alle 4 Monate überprüft und bereinigt werden, oder Sie können die Zeiträume je nach Art und Profil jeder Liste oder jedes E-Mail-Clusters differenzieren und dabei beruflichen Kontakten Vorrang einräumen. Sie können auch festlegen, dass alle Ihre Kontaktpunkte bei der Registrierung (Online-Formulare, Totems, Terminals usw.) in Echtzeit validiert und überprüft werden, d. h. täglich, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche.

Um diesen Fehler zu vermeiden, sollten Sie daher einen regelmäßigen Zeitplan für Kontrollen und einen Echtzeit-E-Mail-Prüfdienst aktivieren.

Fehler 4: Verlassen auf manuelle Kontrollen

Vielleicht können Sie Ihre eigene manuelle Prüfung an einer Liste von z.B. 100 aktuellen und bekannten E-Mail-Adressen durchführen. Was ist mit 1.000 Kontakten? Und mit 100.000 Kontakten? Sehen Sie? Das Problem ist, dass diese manuellen Überprüfungen nicht nur mühsam sind, sondern auch fehleranfällig und offensichtlich nicht erfolgreich sind wenn die Liste der Kontakte wächst.

Die Folgen: Der Glaube, dass die manuelle Überprüfung von E-Mail-Listen positive Ergebnisse bringen kann, ist ein schwerwiegender Irrtum, da sie ineffizient ist und unweigerlich zu menschlichen Fehlern führt, die die Kampagne in jeder Hinsicht beeinträchtigen können, sowohl in praktischer als auch in strategischer Hinsicht.

Wie man Fehler vermeidet: Förderung der Automatisierung interner Datenverarbeitungsprozesse sowie Einsatz professioneller E-Mail-Verifizierungstools.

Fehler 5: Doppelte E-Mail-Datensätze nicht entfernen

Duplizieren Sie E-Mail-Aufzeichnungen, d.h. diejenigen, die mehr als einmal in derselben Kontaktliste auftauchen, stellen ein Versäumnis in Bezug auf die Organisation des Unternehmens und seiner CRM- und E-Mail-Marketingsysteme sowie ein Risiko in Bezug auf den Ruf und die Beziehungen zu den Kunden dar, die möglicherweise mehrfach wiederholte Nachrichten erhalten.

Ob durch menschliches Versagen bei manuellen Registrierungen oder durch Systemfehler beim Importieren von Listen aus verschiedenen Quellen, doppelte E-Mail-Registrierungen können nicht toleriert werden und müssen von allen Listen gestrichen werden.

Konsequenzen: Das Versäumnis, doppelte E-Mails zu entfernen, kann zu einer Reihe von Hindernissen und Problemen führen, z. B. zu einer negativen Wahrnehmung seitens der Empfänger (die sich in Spam-Beschwerden äußern kann), zu einer Verschlechterung des Ansehens bei Internetdienstanbietern, zu Sperrungen, zu einer Verringerung der Zustellungs- und Öffnungsraten und schließlich zu einer Verringerung des ROI.

So vermeiden Sie Fehler: Entfernen Sie alle doppelten Datensätze sofort und mit allen verfügbaren Methoden. CRM- und E-Mail-Marketing-Systeme verfügen über solche Funktionen. Sorgen Sie dafür, dass die Anmeldeformulare die Pflege bestehender Leads ermöglichen, anstatt doppelte Datensätze zu erstellen. Nutzen Sie die Tatsache, dass E-Mail-Überprüfungs-Tools auch die Entfernung doppelter E-Mail-Adressen fördern.

Fehler 6: Ignorieren von temporären oder Wegwerf-E-Mails

Temporäre E-Mails (auch Wegwerf-E-Mails oder Burn-E-Mails genannt) sind E-Mail-Adressen, die nur für einen bestimmten Zeitraum existieren. nur wenige Stunden oder Tage und werden nach diesem Zeitraum ungültig, mit anderen Worten, hard bounces.

Daher wird es in Zukunft zu Problemen führen, wenn Registrierungen mit temporären E-Mail-Adressen vorgenommen werden. Außerdem können solche Adressen zur Validierung verwendet werden Double-Opt-In-Formulare, Sie umgehen herkömmliche Überprüfungsmechanismen und können sogar für Betrug genutzt werden.

Die Folgen: Die Annahme vorübergehender E-Mails erhöht unweigerlich die Bounce-Rate und wirkt sich negativ auf den Ruf des Absenders aus. Außerdem wird es dadurch unmöglich, mit den Empfängern dieser Wegwerf-E-Mails in Kontakt zu treten.

So vermeiden Sie Fehler: Verwenden Sie ein E-Mail-Überprüfungsprogramm, das die meisten Adressen dieser Art, die sich registrieren wollen, identifizieren kann. Installieren Sie eine Echtzeit-E-Mail-Überprüfung in Ihren Anmeldeformularen und verhindern Sie, dass neue Anmeldungen mit diesen Adressen vorgenommen werden.

Fehler 7: Glaube, dass syntaktisch korrekte E-Mails gültig sind

Viele Marketing- und Technologieexperten antworten auf die Frage nach dem Umgang mit ungültigen E-Mails in ihren Registrierungsprozessen kategorisch, dass sie bereits auf diese prüfen. Das Problem ist, dass sich die meisten von ihnen in Wirklichkeit nur mit einem der möglichen Probleme befassen: Syntaxfehler. Mit anderen Worten, sie zu überprüfen, ob eine E-Mail-Adresse syntaktisch korrekt ist, wenn er keine Zeichen enthält, die ihn ungültig machen.

Diese Pflege ist notwendig, aber unzureichend, weil die tatsächliche Existenz der E-Mail-Adresse nicht überprüft wird. Sich allein auf die Überprüfung der Syntax von E-Mails zu verlassen, kann zu einer falsches Sicherheitsempfinden was letztendlich zur Registrierung von ungültigen E-Mails (Hard Bounces), temporären E-Mails und sogar spamtraps.

Die Folgen: E-Mail-Adressen, die vom Format (Syntax) her gültig sind, aber nicht existieren, führen zu Bounces, die wiederum zur Sperrung durch E-Mail-Provider führen. Außerdem werden so Geschäftsmöglichkeiten und Budgets verschwendet und die Kosten für die Lead-Generierung unnötig erhöht.

Wie man keine Fehler macht:

Die Überprüfung des tatsächlichen Vorhandenseins einer E-Mail-Adresse umfasst viel mehr Schritte als nur die Validierung des Formats. Die doppelte Anmeldung ist eine Möglichkeit, Fehler zu vermeiden, da sie Bestätigungslinks versendet und ungültige Registrierungen verhindert. Es verhindert jedoch keine temporären E-Mails und bewahrt Leads nicht vor der Verschwendung. Darüber hinaus ist es wichtig, dass auch andere Informationen bestätigt werden, wie z. B. Servertests, Domänenkonfigurationen und so weiter. Deshalb gibt es E-Mail-Verifizierungstools, die sich auf diese Art von Analyse spezialisiert haben und in der Lage sind, das Beste aus den Registrierungen der Besucher herauszuholen und Betrug und Verschwendung zu vermeiden.

Fehler 8: Keine Anti-Spamtrap-Maßnahmen implementieren

Spamtraps sind E-Mail-Adressen, deren Zweck es ist, Spammer und ihre Praktiken zu identifizieren. Um mehr über Spamtraps zu erfahren, empfehlen wir die Lektüre des SafetyMails-Handbuchs.

Zu den häufigsten Praktiken, die dazu führen, dass Spamfallen Teil von Verteilerlisten werden, gehören der Kauf von Listen und die unsachgemäße Sammlung von E-Mail-Adressen im Internet. Aber auch die Vernachlässigung der Verwaltung von E-Mail-Listen kann dazu führen, dass spamtraps recycelte Art, die sind verlassene E-Mail-Adressen, die in Spamfallen umgewandelt werden von E-Mail-Anbietern.

Die Folgen: Spamfallen in Ihren Kontaktlisten und Ihrem E-Mail-Marketing führen unweigerlich dazu, dass Ihre Domäne und die IPs der Absender blockiert und in schwarze Listen eingetragen werden. Die Auswirkungen der von den E-Mail-Anbietern verhängten Strafen für diejenigen, die Nachrichten an Spamfallen senden, sind in der Regel schwerwiegender als andere Arten von Verhalten.

Wie man keine Fehler macht:

Zunächst einmal sollten Sie keine Verteilerlisten kaufen. Sie bestehen nicht nur aus Kontakten, die nicht unbedingt an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung interessiert sind, sondern können auch zu Spam-Fallen führen und gegen Datenschutzgesetze verstoßen. Verzichten Sie daher auf die automatische und unsachgemäße Sammlung von E-Mail-Daten im Internet. Nutzen Sie dann professionelle E-Mail-Verifizierungsdienste, die die meisten Spamfallen in einer Kontaktliste identifizieren können. Und schließlich sollten Sie E-Mails entfernen, die in den letzten 4 bis 6 Monaten keine Reaktion auf Ihre Nachrichten ausgelöst haben.

Fehler 9: Nichtberücksichtigung der Datenschutzgesetze

Wie wir bereits erwähnt haben, gibt es viele Websites, die E-Mail-Verifizierungsdienste versprechen. Aber bei vielen von ihnen ist nicht nur die Qualität der Dienste schlecht, sondern auch die Einhaltung von Gesetzen wie LGPD, GDPR und CCPA, Dies kann die Sicherheit Ihrer Daten und den Ruf Ihres Unternehmens gefährden.

Die wahllose Datenerfassung im Internet durch Software stellt ebenfalls einen Verstoß gegen die Datenschutzgesetze dar, da diese Empfänger keine Zustimmung zur Verwendung ihrer personenbezogenen Daten für die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung gegeben haben.

Die Folgen: Verstöße gegen Gesetze wie GDPR, LGPD, CCPA u. a. können zu hohen Geldstrafen führen und den Ruf des Unternehmens ernsthaft schädigen, da Fälle von Datenlecks oft publik gemacht werden. Dies wird sich auch auf die Beziehungen Ihres Unternehmens zu seinen Partnern und Kunden auswirken und könnte zum Verlust von Glaubwürdigkeit und Verträgen führen.

Wie man keine Fehler macht:

Befolgen Sie stets die besten Praktiken zum Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes, kaufen Sie keine Mailinglisten und suchen Sie nur Beziehungen zu Dienstleistern (insbesondere zu solchen, mit denen Sie personenbezogene Daten austauschen werden), die die Datenschutzgesetze vollständig einhalten. Verlangen Sie Datenschutzrichtlinien und prüfen Sie, ob die Länder, in denen diese Unternehmen ansässig sind, bereits entsprechende Gesetze haben.

CHECKLISTE – Wie vermeidet man Fehler bei der E-Mail-Überprüfung?

1. Überprüfen Sie E-Mails nicht manuell
2. Suche nach professionellen E-Mail-Verifizierungstools
3. von diesen Instrumenten die Einhaltung der Gesetze zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre verlangen
4. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen der Verteilerlisten
5. Kaufen Sie keine Verteilerlisten
6. Doppelte E-Mails entfernen
7. Ungültige, temporäre und Spamtraps-E-Mails entfernen
8. Verhindern Sie die Registrierung von temporären E-Mails
9. Installieren Sie eine Echtzeit-API zur E-Mail-Überprüfung

Schlussfolgerung

Checking e-mails garantiert die Effizienz von E-Mail-Marketingkampagnen und schützt den Ruf des Absenders.

Vermeiden Sie dabei die häufigsten Fehler, wie z. B. die Nichtverwendung von Qualitätsinstrumenten, die Vernachlässigung regelmäßiger Kontrollen und die Missachtung von Datenschutzgesetzen. Dies kann Ihr Unternehmen vor finanziellen Verlusten zu bewahren, Sperrung von Anbietern und Rufschädigung.

Befolgen Sie bewährte Verfahren, automatisieren Sie Prozesse und halten Sie die gesetzlichen Bestimmungen ein, um die Qualität Ihrer Verteilerlisten zu gewährleisten und die Ergebnisse Ihrer Kampagnen zu optimieren.

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