Sicherlich mussten Sie schon einmal eine schnelle E-Mail-Überprüfung durchführen, sei es, um einen potenziellen Kunden für eine neue Geschäftspartnerschaft anzusprechen oder um einige E-Mails für eine E-Mail-Marketingkampagne zu bestätigen.
Tatsache ist, dass ungültige E-Mails noch nie eine Geschäftsbeziehung angebahnt oder einen Verkauf ausgelöst haben. Mit anderen Worten: Die Sicherheit, dass Sie Nachrichten an gültige E-Mail-Adressen senden, ist für diesen digitalen Kanal unerlässlich.
In diesem Beitrag befassen wir uns mit der schnellen E-Mail-Überprüfung und den vielen Möglichkeiten, wie sie Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit helfen kann, unabhängig davon, ob Sie nur eine E-Mail-Adresse oder viele davon haben.
Inhaltsübersicht
Schnelle E-Mail-Überprüfung
Wie der Name schon sagt, geht es darum, schnell nach Informationen über die Gültigkeit einer oder mehrerer E-Mail-Adressen zu suchen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dieses Verfahren durchzuführen, ebenso wie es verschiedene Ebenen der Überprüfung gibt, von der oberflächlichsten bis zur komplexesten.
Letztendlich ist das Ziel immer dasselbe: eine schnelle Bestätigung, dass eine E-Mail-Nachricht erfolgreich an eine Adresse gesendet werden kann.
So funktioniert die Schnelle E-Mail-Überprüfung
Obwohl sie sehr schnell und zuverlässig ist, ist die Überprüfung einer E-Mail-Adresse ein komplexer, mehrstufiger Prozess. Wir wollen die vier wichtigsten Schritte erläutern.
Syntaxprüfung
Bei der E-Mail-Syntaxprüfung wird die E-Mail-Adresse bei der Eingabe schnell gescannt und analysiert, ob sie aus den drei Grundbestandteilen (Lokalteil oder Benutzer, @-Zeichen und Domäne) besteht.
Dabei wird auch überprüft, ob der Aufbau der E-Mail-Adresse keine Zeichen enthält, die sie ungültig machen würden, wie z. B. Semikolons, doppelte @-Zeichen, Leerzeichen oder andere nicht zulässige Zeichen.
Dies kann als die einfachste aller Validierungen angesehen werden, auch bekannt als E-Mail-Kritik, die leicht auf Registrierungsformulare angewendet werden kann.
Domänen-Analysen
Wenn die Syntaxprüfung erfolgreich war, ist es an der Zeit herauszufinden, ob die in der E-Mail-Adresse eingegebene Domain programmiert und in der Lage ist, E-Mail-Nachrichten zu empfangen.
Wie wir bereits in unserem Beitrag über das korrekte Format einer E-Mail-Adresse erwähnt haben, muss die Domäne in der Lage sein, E-Mail-Nachrichten zu verarbeiten, zu empfangen, zu senden und zu speichern, und sie muss über DNS-Einstellungen (Domain Name System) sowie über einen korrekt konfigurierten MX (Mail Exchange) verfügen.
Benutzerprüfungen
Nach der Überprüfung der Syntax und der Domäne ist es nun an der Zeit, die Existenz des Benutzers (lokaler Teil) in der angegebenen Domäne zu bestätigen.
Zu diesem Zweck durchlaufen die Überprüfungsalgorithmen mehrere Bestätigungsschritte, um festzustellen, ob ein Benutzer registriert und in der Lage ist, E-Mail-Nachrichten zu empfangen. Mit anderen Worten, es wird bestätigt, dass die E-Mail existiert.
Sicherheitsprüfungen
Die bloße Bestätigung der Existenz einer E-Mail-Adresse reicht jedoch nicht aus, um Nachrichten an diese Adresse senden zu können. Es gibt nämlich E-Mail-Adressen, die zwar gültig sind, aber vermieden werden sollten, damit sie in Zukunft nicht zu Problemen führen.
So gibt es beispielsweise gültige E-Mail-Adressen, die Spamfallen (oder Honeypots) sind und daher dem Ruf des E-Mail-Marketings extrem schaden. Diese E-Mails haben keine echten Nutzer (Menschen) und dienen nur dazu, Spammer abzufangen.
Es gibt auch Unternehmens-E-Mails, die vermieden werden sollten, wie z. B. rollenbasierte E-Mails (sales@, contact@, u. a.). Der Grund dafür ist, dass es sich bei diesen E-Mails lediglich um einen Verteilerdienst ohne direkten Bezug zu einem einzelnen Benutzer handeln kann, was ebenfalls zu Reputationsproblemen aufgrund von Spam-Beschwerden führen kann. Senden Sie daher nur dann Nachrichten an rollenbasierte E-Mails, wenn Sie sicher sind, dass es einen bekannten Benutzer gibt, der auf Ihre Nachrichten wartet.
Ein dritter zu vermeidender E-Mail-Typ sind Junk-E-Mails: E-Mail-Adressen mit zufällig generierten Benutzerzeichen oder mit Wörtern und Begriffen, die vermieden werden sollten, wie z. B. Schimpfwörter.
Tools zur schnellen E-Mail-Überprüfung können bei der Analyse dieses gesamten Prozesses nützlich sein und bieten Warnungen vor diesen schädlichen Adressen.
Verfügbare Arten der schnellen E-Mail-Überprüfung
Wer glaubt, dass es sich bei einem solchen Dienst nur um eine einzige, manuelle Methode zur Überprüfung von E-Mail-Adressen handelt, irrt sich. Es gibt noch weitere Möglichkeiten, Abfragen durchzuführen. Lernen wir sie kennen.
Individuelle E-Mail-Anfrage
Die erste und häufigste Form dieses Dienstes. Hier erfolgt der Prozess manuell und kann einzeln oder in begrenzter Anzahl erfolgen.
Um ihn zu nutzen, geben Sie einfach die gewünschte E-Mail-Adresse ein und klicken auf die Bearbeitungsoption. Das Ergebnis wird in der Regel direkt auf dem Bildschirm angezeigt, wie im folgenden Beispiel.
Es besteht auch die Möglichkeit, mit der Kopier-/Einfügefunktion Ihrer Tastatur mehrere E-Mail-Adressen abzurufen.
Mailinglisten-Abfrage
Ein nicht ganz so schnelles und einfaches, aber dennoch sehr effektives Verfahren zur E-Mail-Überprüfung ist die E-Mail-Listenabfrage, bei der die E-Mail-Adressen eingehender analysiert werden.
Diese Art von Funktionalität wird denjenigen angeboten, die schnell eine große Menge von E-Mails überprüfen müssen. In manchen Fällen sogar Millionen von ihnen auf einmal.
Das Konzept der Schnelligkeit kann nämlich auch bedeuten, dass eine riesige Datenmenge auf automatisierte Weise gelöst wird, was das Leben von Datenbank-, CRM- und Marketingexperten erleichtert. Und genau das ist es, was unter dem Begriff “Massenprüfung” bekannt geworden ist.
Der Nutzer des Dienstes lädt eine Datei mit den zu überprüfenden E-Mail-Adressen hoch, SafetyMails übernimmt die Arbeit und liefert am Ende der Analyse einen vollständigen Bericht.
E-Mail-Konsultation in Echtzeit
Wenn es darum geht, Zeit und Umfang zu sparen, wie wäre es dann, wenn wir unseren Kontakten die Möglichkeit geben, ihre E-Mail-Adressen schnell selbst zu überprüfen?
Beim Modell der individuellen Echtzeit-Anfrage wird ein API-Code z. B. auf Registrierungsformularen installiert. Wenn der Besucher dann auf die Website zugreift und seine E-Mail-Adresse eingibt, wird diese in Echtzeit überprüft. Wenn Korrekturen erforderlich sind, werden sie direkt auf dem Bildschirm angezeigt, wie im folgenden Beispiel.
Dieses Echtzeit-E-Mail-Anfrageverfahren kann zusätzlich zum passiven Anmeldeformular auf verschiedene Weise genutzt werden. Es kann auch aktiv an Terminals in physischen Geschäften eingesetzt werden, um z. B. sicherzustellen, dass der Service für neue Kunden eine erfolgreichere Beziehung nach dem Kauf ermöglicht.
Kostenlose Schnelle E-Mail-Überprüfung
Wenn Sie es eilig haben und einen kleinen Bedarf an E-Mail-Adressverifizierung haben, warum nicht kostenlos?
SafetyMails bietet auf seiner Website ein kostenloses E-Mail-Verifizierungstool an. Gehen Sie einfach auf die Website-Adresse, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf “Überprüfen”. Das Ergebnis erscheint kostenlos in weniger als einer Sekunde auf Ihrem Bildschirm und Sie können mit Ihrer Arbeit fortfahren.
Welche Vorteile bietet die Schnelle E-Mail-Überprüfung wirklich?
Der erste Vorteil besteht natürlich darin, dass Sie Nachrichten an E-Mail-Adressen senden können, die in der Lage sind, Ihre Nachrichten zu empfangen, was Ihre Erfolgsaussichten erhöht.
Aber es gibt noch weitere Vorteile.
Geringere Absprungraten
Denken Sie zum Beispiel an eine E-Mail-Marketingkampagne für den Vertrieb. Eine riesige Liste von Interessenten-E-Mails oder eine neue Markteinführung, die an Hunderte, vielleicht Tausende von E-Mail-Adressen geschickt wird.
Plötzlich sehen Sie Ihre E-Mail-Marketing-Leistungsberichte auf Ihrer Versandplattform ein und entdecken eine Fülle von nicht zugestellten Nachrichten aufgrund von Hard Bounces (ungültigen E-Mails). Und auch eine Reihe nicht zugestellter E-Mails aufgrund ähnlicher Probleme (Soft Bounces). Verheerend, nicht wahr?
Die frühzeitige Beseitigung von Hard Bounces trägt dazu bei, dass mehr Nachrichten erfolgreich zugestellt werden. Wenn dieser Prozess im Voraus, während der Registrierung dieser E-Mails, durchgeführt wird, ist das sogar noch besser: Ihre Kosten pro Lead (CPL) werden maximal ausgeschöpft und die Erfolgsquote wird noch höher.
Schutz vor Betrug
Die E-Mail-Verifizierung in Echtzeit hilft zu verhindern, dass Konten mit Wegwerf-E-Mail-Adressen (oder “Burner”-E-Mail-Adressen) registriert werden, die für betrügerische Aktivitäten auf Ihrer Website verwendet werden können, abgesehen davon, dass diese E-Mail-Adressen, wenn sie entsorgt werden, zu “Hard Bounces” werden und Ihrem Ruf als Absender schaden.
Verbesserung der Zustellbarkeit
E-Mail-Dienstleister haben sehr strenge Regeln, wenn es um ungültige E-Mails (oder Hard Bounces) geht. Bereits eine Quote von 3 % kann dazu führen, dass Nachrichten blockiert werden und der Absender (IP-Adresse und Domäne) in Sperrlisten aufgenommen wird, was zu einer Verschlechterung des Rufs führt.
Durch das Entfernen von schädlichen E-Mail-Adressen (z. B. temporäre Adressen oder Spamfallen) kann Ihr Ruf als Absender geschützt werden.
Die E-Mail-Überprüfung kann also dazu beitragen, die Bounce-Raten zu senken, was sich sehr positiv auf die Platzierung Ihrer E-Mail-Nachrichten im Posteingang auswirkt.
Wo kann die Schnelle E-Mail-Überprüfung eingesetzt werden?
Neben Ihrer täglichen Arbeit gibt es eine Reihe praktischer Anwendungen, die Ihre Produktivität steigern und die von Ihnen täglich generierten Daten optimal nutzen können.
- Registrierungsformulare: Eine Echtzeit-Überprüfungs-API kann zu einer viel effektiveren Lead-Generierung beitragen, indem sie häufige Tippfehler sowie die Verwendung schädlicher E-Mail-Adressen vermeidet;
- Apps: Die gleichen Vorteile, die bei Registrierungsformularen erzielt werden, können auch bei SaaS-Anwendungen und -Diensten genutzt werden, z. B. bei der Eröffnung von Testkonten.
- Verkaufsstellen: Vielen Fachleuten unterlaufen bei der Registrierung von Neukunden an Verkaufsstellen kleine Fehler. Aus diesem Grund bietet die schnelle E-Mail-Überprüfung in Echtzeit auf den Terminals dieser Mitarbeiter eine zusätzliche Zuverlässigkeitsstufe für die Qualität der in die Systeme eingegebenen Datensätze, was zu einem effektiveren Kundendienst bei der Kontaktaufnahme führt.
Schlussfolgerung
Die Schnelle E-Mail-Überprüfung ist ein nützliches Instrument für jede digitale Marketing- oder E-Mail-Verkaufsstrategie. Sie stellt sicher, dass die gesendeten Nachrichten die tatsächlichen Empfänger erreichen, und optimiert so Aufwand und Zeit.
Die Vermeidung von ungültigen E-Mails, Spamfallen und risikoreichen Unternehmensadressen trägt dazu bei, den Ruf des Absenders zu schützen und die Zustellungs- und Konversionsraten zu erhöhen.
Der Einsatz dieser Methoden an verschiedenen Kontaktpunkten, wie z. B. Registrierungsformularen, Bewerbungen und Verkaufsstellen, kann daher die Qualität der Daten und die Wirksamkeit der Kampagnen erheblich verbessern.
Kurz gesagt, diese Art von Tool arbeitet mit Ihren Geschäftsbeziehungen zusammen und maximiert Ihren Return on Marketing Investment.
FAQ
Die Schnelle E-Mail-Überprüfung hilft, ungültige Adressen vor dem Versand von Kampagnen zu identifizieren und zu entfernen. Dadurch wird die Anzahl der Hard Bounces und folglich auch der Soft Bounces reduziert. Mit weniger Bounces verbessert sich die Zustellungsrate erheblich und die Kampagnenleistung wird optimiert.
Der Versand von E-Mails an rollenbasierte Unternehmensadressen wie sales@ oder contact@ kann riskant sein, da diese Adressen in der Regel für Verteilerlisten bestimmt sind. Sie haben keinen einzigen Empfänger und können zu Spam-Beschwerden führen, die den Ruf des Absenders schädigen.
Es kann verhindern, dass Wegwerf-E-Mail-Adressen zur Erstellung von Konten für betrügerische Zwecke in Ihrem System verwendet werden. Durch die Validierung der Adressen zum Zeitpunkt der Registrierung können Sie sicherstellen, dass die angegebenen E-Mails gültig sind und zu echten Benutzern gehören, wodurch betrügerische Aktivitäten verhindert und die Datenintegrität geschützt werden.
Die Integration einer E-Mail-Anfrage-API in Registrierungsformulare bietet Vorteile wie die Korrektur von Tippfehlern in Echtzeit und die Eliminierung schädlicher E-Mail-Adressen. Dies führt zu einer saubereren und effizienteren Datenbank, die effektivere E-Mail-Marketingkampagnen ermöglicht und die Konversionsrate von Leads verbessert.
Die Schnelle E-Mail-Überprüfung trägt zur Verbesserung der Zustellbarkeit bei, indem sie sicherstellt, dass gesendete E-Mails an gültige und aktive Adressen gerichtet sind. Durch die Vermeidung des Versands an ungültige, temporäre oder Spamfallen-Adressen wird der Ruf des Absenders geschützt, die Blockierung durch E-Mail-Dienstanbieter vermieden und die Position der Nachrichten im Posteingang des Empfängers verbessert.