Um endereço de email de advogado é fundamental para manter um relacionamento eficaz com os clientes e transmitir uma imagem de profissionalismo e confiança.
A eficácia desse canal de comunicação depende diretamente da capacidade do profissional em adequar o seu uso às necessidades do dia a dia e aplicar sempre as melhores práticas, seja na maneira como redige, seja no tom utilizado de acordo com cada público com o qual se relaciona, que pode ser mais formal ou mais simples. E ambos os casos serão necessários.
Usar sabiamente as orientações que daremos a seguir pode transformar um simples canal de comunicação em uma poderosa ferramenta de relacionamento, branding e novas oportunidades.
Tabela de conteúdos
Usos práticos para o email de advogado que tornam o trabalho mais profissional
Mais do que uma ferramenta de comunicação, o endereço de email de um advogado funciona como uma espécie de “papel timbrado” do profissional ou de seu escritório de advocacia. Em outras palavras, um email profissional (ao invés de um genérico @gmail.com) dá o devido tom de profissionalismo que a atividade do direito exige.
Nome de email
Ao criar um email de advogado, defina a sua finalidade: será ele do escritório ou de um profissional específico? Em ambos os casos, é preciso que haja uma consistência da comunicação, levando em consideração elementos essenciais de um endereço de email, a saber:
Domínio personalizado
O primeiro passo é obter um domínio de email personalizado. Nada de @gmail.com ou similares! Deixe esses domínios para o uso pessoal.
No âmbito profissional, é a sua marca que deve prevalecer. Portanto, obtenha um domínio próprio.
Facilidade de memorização
Ao fazer uso de nomes, tanto para os proprietários do email quanto para os domínios a serem criados, lembre-se de que eles precisam ser de fácil memorização, afinal, advogados precisam de indicações para ter mais clientes e sucesso. Isso não será possível se o seu cliente não conseguir se lembrar do seu nome e do email, concorda?
Gerador de nomes de email de advogado
Quer criar o seu nome de email, mas está sem ideias? Que tal utilizar o Gerador de Nomes de Email Criativo da SafetyMails? É gratuito e oferece milhares de opções! Você pode buscar ideias de emails pessoais ou de cargos em apenas três cliques.
O Gerador de nomes para email está disponível em inglês, português, espanhol, alemão, francês e italiano. Aproveite e acesse agora no site da SafetyMails!
Label e Branding
A caixa de entrada de email é um espaço compacto, onde nem sempre as informações são vistas ou lidas integralmente. Por isso, é preciso torná-las óbvias e memoráveis.
Uma das maneiras de fazer isso é através do uso de Label nos endereços de email do remetente.
Por exemplo, ao invés de receber um email de “[email protected]”, você veria apenas um “Dr. Almeida” no campo remetente. Isso é possível simplesmente digitando o nome do remetente e colocando o endereço de email entre os sinais de <> – Dr. Almeida <[email protected]>.
Com isso, você aproveita melhor o espaço reduzido do inbox e ainda fortalece a sua marca.
Na imagem acima:
- O nome do remetente exibido é “Smart Fit”
- O email real por trás desse nome (label) é “[email protected]”. Para chegar a esse resultado, o email foi enviado com o campo remetente preenchido como: Smart Fit <[email protected]>
Assinatura do email
Um email profissional não está completo sem uma assinatura adequada, com com informações de contato, logotipo do escritório e links para perfis profissionais (como LinkedIn), meios de contato alternativos (como o Whatsapp), e chamadas para canais informativos (como o Blog ou Youtube).
Para mais detalhes, recomendamos a leitura do nosso blogpost dedicado à assinatura de emails.
Usos práticos para o email de advogado que tornam o trabalho mais veloz e seguro
O email é um canal de comunicação eficaz que permite que os advogados se comuniquem com os seus clientes de maneira rápida e eficiente, seja enviando atualizações de casos, documentos importantes ou respondendo a questionamentos e consultas de maneira ágil.
Compartilhamento seguro de dados
É claro que o compartilhamento de documentos deve ser feito seguindo as melhores práticas de proteção de dados, evitando vazamentos.
Uma das maneiras de fazer isso é através de repositórios seguros com acesso exclusivo, como o Google Drive ou o Dropbox, por exemplo. Com eles, é possível compartilhar um link de acesso a uma pasta ou documento específico e somente o destinatário cadastrado poderá ter acesso ao conteúdo.
Obviamente, existem outras maneiras de realizar o compartilhamento seguro de dados e documentos, mas que não iremos abordar neste momento.
Agendamento de reuniões
Um dos usos mais populares dos emails é o envio de convites (chamados de “invite”) para reuniões. O próprio software (como o Microsoft Outlook) ou o webmail (como no caso do Google Workspace) do email de advogado enviam um convite para reunião para um ou mais destinatários.
Ao aceitar, a reunião é automaticamente cadastrada na agenda online dos destinatários, com um link para o acesso remoto (como o Google Meet, Teams, entre outros).
Respostas automáticas
Uma funcionalidade geral do email, mas que tem uma aplicação bastante útil no caso de email de advogado, é o recurso de automação de respostas.
O profissional pode cadastrar alguns modelos de resposta de email que, a depender do assunto ou até mesmo do remetente, poderão enviar uma resposta automática e imediata para informar os seus clientes sobre a confirmação do recebimento de um email, do prazo para uma resposta, entre outros, mantendo o fluxo de comunicação permanente e eficaz.
Lembre-se: clientes apreciam uma resposta rápida, mesmo que seja apenas para confirmar o recebimento das mensagens e prometer uma resposta mais detalhada em breve. Isso ajuda a manter o cliente informado e demonstra que você está atento ao caso.
Gestão de mensagens
Gerenciar o processo de comunicação de email de um advogado envolve não apenas a redação de boas mensagens, mas também o estabelecimento de práticas que otimizem o tempo e a produtividade.
Assim como no mundo material, onde existem pastas e arquivos, fazer o controle da gestão das mensagens de email torna o acesso a informações muito mais rápido e eficiente. Uma caixa de entrada desorganizada pode levar a esquecimentos e atrasos na resposta.
Criando pastas para organizar o trabalho
O seu programa de email ou webmail permite a criação de pastas e até mesmo o direcionamento automático de mensagens recebidas para cada uma dessas pastas.
Algumas maneiras de organizar as suas pastas de emails podem ser:
- Por cliente
- Por caso
- Por profissional
Para advogados que lidam com muitos clientes, automatizar os acompanhamentos pode ser uma solução eficiente. Ferramentas como CRM (Customer Relationship Management) permitem a programação de lembretes automáticos, garantindo que nenhum cliente ou evento importante seja esquecido.
O que é importante considerar em um endereço de email de advogado
Desde a criação de um assunto atrativo até a elaboração de uma mensagem personalizada, cada detalhe contribui para a eficácia da comunicação. E o resultado é a criação de um relacionamento duradouro.
Identidade visual
A consistência da marca é um fator muito relevante em todo o material de um escritório de advocacia. No caso do email de advogado, isso não seria diferente.
A atenção dada à identidade visual conta como fator de profissionalismo e requinte do escritório, incluindo o esquema de cores, o uso do logotipo, tipografia e assinaturas padronizadas.
A consistência visual ajuda a fixar a marca na mente do cliente, criando uma associação positiva e de confiança.
Siga um padrão de diagramação limpa no email: isso dá a impressão de que o advogado é organizado, atento e comprometido com a qualidade.
Em contrapartida, um email desorganizado ou sem elementos visuais padronizados pode dar a impressão de descuido, o que pode afetar negativamente a imagem do advogado.
Personalização e tom adequado
Personalizar o email do advogado com o nome do destinatário e, quando possível, inserir referências a interações anteriores pode aumentar a conexão com o destinatário.
Além disso, o tom de comunicação do email deve refletir profissionalismo, mas também ser acessível e amigável.
Um email de advogado deve ser estruturado de maneira lógica e clara. Comece com uma saudação respeitosa, seguida de uma introdução que contextualize o destinatário sobre o motivo do contato.
A mensagem principal deve ser direta e bem organizada, usando parágrafos curtos e bullet points para facilitar a leitura. Não sobrecarregue o leitor com informações desnecessárias; em vez disso, foque nos pontos principais que precisam ser comunicados.
Se não estiver falando com seus pares (outros advogados), evite jargões jurídicos complexos que possam confundir o cliente, a menos que sejam absolutamente necessários. A linguagem deve ser adaptada ao perfil do destinatário, garantindo que a mensagem seja compreendida e apreciada.
Revisão: um email sem erros é primordial
Antes de enviar o email, é fundamental revisá-lo cuidadosamente. Erros gramaticais ou de digitação podem afetar a credibilidade do advogado e também provocar uma percepção negativa no cliente.
Utilize ferramentas de revisão e, se possível, peça para outra pessoa revisar a mensagem. Um email sem erros transmite atenção aos detalhes e reforça a imagem de profissionalismo.
Existem até mesmo softwares de revisão automática que podem ser conectados aos softwares de email, ajudando o processo de revisão, evitando erros e até mesmo sugerindo sinônimos para evitar redundâncias, entre outros recursos.
Não podemos nos esquecer também do poder da inteligência artificial. Existem diversos serviços de IA que podem ajudar a criar, revisar e otimizar textos com velocidade e eficiência, bastando ao profissional garantir que todo o conteúdo esteja adequado e coerente.
Muito cuidado com ações de publicidade
Em alguns países, como é o caso do Brasil, existe a proibição da publicidade de serviços de advocacia, segundo previsto no seu código de ética. Essa proibição não é exclusiva do Brasil, mas varia amplamente de acordo com o país e suas respectivas regulamentações éticas e legais.
Nem tudo é permitido
Antes de criar qualquer material ou pensar em qualquer ação promocional, é muito importante buscar saber se ela está totalmente em conformidade com as orientações e legislações do país em questão.
Vejamos alguns exemplos:
Brasil
No Brasil, o Código de Ética e Disciplina da OAB (Ordem dos Advogados do Brasil) proíbe a publicidade ostensiva de serviços advocatícios. Advogados podem divulgar seus serviços de forma discreta e informativa, sem apelar para práticas de marketing que possam ser consideradas mercantilistas ou que desrespeitem o decoro profissional.
Índia
Em alguns países, como a Índia, a publicidade de serviços advocatícios é amplamente restrita, similar ao que acontece no Brasil.
China
Na China, a publicidade é permitida, mas fortemente regulada, com muitas restrições em termos de conteúdo e método de divulgação.
A seguir, alguns países mais amigáveis com relação à publicidade de serviços advocatícios:
Estados Unidos
Nos Estados Unidos, a publicidade para advogados é permitida, mas regulada. A American Bar Association (ABA) impõe certas restrições para garantir que a publicidade não seja enganosa ou falsa. Desde a decisão histórica no caso “Bates v. State Bar of Arizona” em 1977, advogados passaram a ter o direito de fazer publicidade, desde que cumpram as regras éticas estabelecidas.
Reino Unido
No Reino Unido, a publicidade de serviços advocatícios é permitida. Os advogados podem promover seus serviços de forma ampla, inclusive através de anúncios, desde que não sejam enganosos e respeitem as normas éticas estabelecidas pelo Solicitors Regulation Authority (SRA).
União Européia
A legislação sobre publicidade para advogados varia entre os países da União Europeia. Em geral, há uma tendência de permitir a publicidade, desde que seja feita de maneira digna e informativa. A regulamentação específica pode variar, mas a prática de publicidade é menos restritiva do que no Brasil.
Canadá
No Canadá, a publicidade para advogados também é permitida, com restrições. As regras variam por província, mas, em geral, os advogados podem fazer publicidade, desde que seja verídica e não engane o público.
Austrália
Na Austrália, a publicidade para advogados é regulamentada, mas permitida. As regras variam entre os estados e territórios, mas, como em outros países, a publicidade deve ser verídica e não enganosa.
Como não cair no erro
Como você pode ver, alguns países são mais restritos em suas regulamentações, enquanto outros podem parecer excessivamente permissivos. Portanto, se você quiser evitar erros, o primeiro passo é conhecer profundamente a regulação do local onde pretende exercer a advocacia.
No mais, em termos gerais, existem alguns meios de promover o seu serviço e escritório de advocacia sem ferir os regulamentos e códigos de ética.
Envio de newsletters
O envio de emails compartilhando artigos jurídicos e opiniões publicadas em blogs, revistas especializadas ou jornais, onde o advogado compartilha conhecimento sem fazer promoção direta de seus serviços.
Aqui há também espaço para avisos sobre a atualização de legislações, lembretes de calendários jurídicos, compartilhamento de links para a gravação da última palestra online, entre outros.
Solicitação de feedback
Solicitar feedback dos clientes sobre o serviço prestado através de email é uma forma de demonstrar comprometimento com a qualidade do atendimento, o que pode ser indiretamente uma forma de branding.
Convite para a participação em eventos
O envio de emails com convite para a participação de eventos, palestras e seminários onde o advogado utilize esses espaços para se apresentar e divulgar sua área de atuação, desde que não haja promoção comercial direta. Em outras palavras, palestrar sobre um determinado tema é uma excelente maneira de construir uma reputação e ser buscado por potenciais novos clientes no futuro, de forma passiva.
Uso de redes sociais
Muitos profissionais do direito utilizam as redes sociais para compartilhar conteúdos mais curtos sobre a sua opinião ou interpretação de leis. Outros utilizam também canais no Youtube para vídeos mais longos, onde comentam casos, aprofundam conhecimentos ou oferecem palestras online sobre temas importantes, como as Leis de Proteção de Dados.
Desde que não haja o oferecimento de serviços, não há problemas.
Cartões de visita: vintage, mas ainda muito útil
Você pode dizer que é antigo. Até dizer que é antiquado. Mas o fato é que cartões de visita são muito práticos quando o profissional é abordado e precisa dar suas informações de contato. Um cartão que inclui o nome do advogado, escritório, especialidade, e contato, de forma discreta e informativa, é permitido e, sinceramente, muito útil.
Veja o exemplo a seguir:
Um cartão de visitas adequado contém os seguintes elementos:
- O logotipo / logomarca do seu escritório.
- Cuidado com o uso de slogans. Eles podem ser proibidos em alguns países. Dê preferência a designar a especialidade.
- Nome do profissional.
- Designação da especialidade ou cargo no escritório.
- Número de telefone de contato (que também pode ser o whatsapp).
- Endereço de email profissional.
- Website do escritório.
- QRCode apontando para uma árvore de links, com canal do youtube, endereço de email, redes sociais, whatsapp para clientes, agendamento automático de reuniões, etc.
Conclusão
Um email de advogado por ter uso estratégico para consolidar a imagem de profissionalismo e eficiência, tanto no relacionamento com clientes quanto na gestão interna do escritório.
Adotar práticas adequadas, como a escolha de um domínio próprio, criando uma assinatura visualmente atraente e útil, e o uso de ferramentas que garantam a segurança e a organização das mensagens, o advogado não apenas melhora a comunicação, mas também fortalece sua marca pessoal ou institucional.
Além disso, o profissional atento às regulamentações éticas sobre publicidade evita penalidades e mantém a sua reputação intacta. O segredo é equilibrar a inovação com o respeito às normas. Assim, o advogado consegue transformar o email em uma poderosa ferramenta de trabalho.
FAQ
Pode, mas não é recomendado que advogados utilizem endereços de email genéricos, pois esses domínios não transmitem o mesmo nível de profissionalismo que um domínio próprio, corporativo, que reforça a identidade do escritório e contribui para a construção de uma marca sólida, além de proporcionar maior confiança aos clientes.
Uma assinatura de email bem elaborada transmite uma imagem de profissionalismo e organização. Ela deve incluir informações básicas de contato, como telefone, endereço de email, e links para perfis profissionais ou site do escritório, assim como o logotipo.
Em alguns países, como no Brasil, a publicidade de serviços advocatícios é altamente restrita. Na prática, os advogados podem divulgar seus serviços de maneira discreta e informativa, evitando práticas que possam ser vistas como mercantilistas ou que desrespeitem o decoro profissional. Outros países podem ser mais permissivos quanto à publicidade de serviços de advocacia.
Sim, advogados podem utilizar redes sociais para compartilhar conteúdos informativos, como artigos, análises jurídicas e opiniões sobre legislações, desde que não façam promoção direta de serviços advocatícios. A criação de conteúdo demonstra conhecimento e expertise em determinadas áreas do direito e é uma forma eficaz de branding que não viola eventuais restrições, contanto que não haja ofertas de serviços ou propaganda explícita.
