Cómo mantener su lista de email limpia, perfecta y verificada

Para mantener su lista de email limpia y verificada, necesita mantener los datos correctos, actualizados y sin errores en todo momento. Adoptar métodos, buenas prácticas y herramientas especializadas, como la validación de las colecciones, la evaluación periódica de los resultados, etc. limpieza de la lista y herramientas de verificación de email.

Para lograr el máximo rendimiento de las relaciones y las ventas en un mercado extremadamente competitivo, que depende en gran medida de las comunicaciones en línea, no es aceptable cometer errores en etapas clave, como permitir que se introduzcan datos incorrectos en el registro.

Los esfuerzos conjuntos de los equipos de TI, CRM y Marketing para mantener listas de email saludables contribuyen al éxito de las campañas de email marketing y otras acciones de los equipos de marketing y ventas. Es esencial prevenir y eliminar los emails inválidos, las trampas de spam y los emails desechables, con el objetivo de mejorar la entregabilidad y la reputación del dominio de la empresa, así como impulsar los resultados comerciales.

En este artículo, repasaremos los pasos, las mejores prácticas y las implicaciones de mantener una lista de mailing verificada, actualizada y eficaz.

¿Qué significa mantener limpia una lista de email?

Mantener una lista de mailing limpia significa ser capaz de prevenir y eliminar los registros que presentan aspectos de baja calidad. En otras palabras, una lista de mailing limpia no tiene direcciones inválidas, duplicadas, temporales, spamtraps o abandonadas.

¿Por qué es importante mantener una lista de mailing limpia?

Mantener limpias las listas de email es importante porque las campañas de email marketing dependen de un alto nivel de calidad de los registros presentes en estas listas, no sólo por la capacidad de hacer llegar los mensajes a los destinatarios correctos, sino porque otros aspectos dependen de estos atributos positivos.

Principales problemas de las listas de mailing no verificadas

Cuando las listas de mailing se descuidan y no pasan por un proceso de verificación y eliminación de registros no válidos o perjudiciales, se pueden producir una serie de problemas que repercuten directamente en los resultados de las campañas y acciones de email marketing.

Algunos de los principales problemas que generan las listas de mailing no verificadas son: altos porcentajes de rebote, problemas de reputación y bloqueos, y costes operativos innecesarios.

Problema 1: altas tasas de rebote

Las listas de mailing no verificadas están sujetas a altos índices de emails inválidos, conocidos como hard bounces.

Los hard bounces se producen cuando una dirección de correo electrónico no puede recibir mensajes de forma permanente porque no es válida, no existe o ha dejado de existir.

Las implicaciones de los hard bounces van mucho más allá de no poder entregar mensajes a estos destinatarios, lo cual ya es bastante malo. La existencia de hard bounces también puede provocar la imposibilidad de entregar mensajes a destinatarios con emails válidos.

Esto se debe a que los proveedores de email (ESP) controlan la calidad de las listas de email que utilizan con cada nueva campaña de email marketing. Cuando este volumen supera un límite de tolerancia (por lo general, menos de apenas el 3% del número total de emails enviados a un determinado proveedor), la campaña puede detenerse, lo que significa que incluso los mensajes enviados a emails válidos se bloquearán.

Problema 2: problemas de reputación y bloqueos

Otros problemas habituales relacionados con las listas de mailing de mala calidad son el empeoramiento de la reputación del remitente y el consiguiente bloqueo de mensajes y campañas.

Cuando los proveedores de email detectan comportamientos o características reprobables, inician sanciones contra los remitentes, empezando por el propio proveedor, pero también denunciando a estos remitentes a otros proveedores a través de listas de bloqueo.

Así, por ejemplo, tener listas de mailing con muchos hard bounces puede provocar bloqueos, como decíamos antes.

Además, las trampas de spam de cualquier tipo (prístinas, recicladas o tipográficas) pueden dar lugar a que los dominios e IP remitentes se incluyan en listas de bloqueo.

Las direcciones de email temporales también pueden representar un peligro en términos de caída de reputación y bloqueos, ya que estas direcciones pronto se convierten en emails inválidos, aumentando las tasas de hard bounce.

Problema 3: costes de funcionamiento innecesarios

Las listas con emails no verificados aumentan los costes operativos existentes y dificultan la eficacia de las campañas.

Esto ocurre de varias maneras: al recopilar emails, al gestionar contactos y al enviar campañas por email.

• Recopilación de emails: las empresas necesitan invertir parte de su presupuesto en generar nuevas oportunidades de negocio (leads). La relación entre la cantidad invertida y el número de leads válidos generados se denomina coste por lead (CPL). Cuando no hay preocupación por la calidad de los datos generados y su correcta verificación, se produce una incidencia de más emails inválidos, lo que aumenta el CPL.
• Gestión de contactos: una vez identificados los problemas (hard bounces, spamtraps, emails temporales, bloqueos, etc.), será necesario adoptar medidas para resolver cada uno de ellos de forma urgente, eliminando estos registros y tratando de recalificar los leads dañados y recuperar la reputación dañada.
• Envío de campañas: las tarifas que se cobran hoy en día por las herramientas de CRM y marketing por correo electrónico se basan, en la mayoría de los casos, en el número de registros almacenados. Las listas de email infladas con registros no válidos solo aumentarán los costes innecesariamente.

Es más, las campañas de email enviadas a listas con estos problemas seguirán siendo menos eficaces, con tasas de conversión más bajas y, por tanto, un menor retorno de la inversión.

Cómo mantener su lista de mailing limpia y actualizada

Para mantener su lista de email limpia y actualizada, es importante seguir unas pautas sencillas pero extremadamente útiles:

• Adopte buenas prácticas en la recogida de correos electrónicos
• Promover la limpieza frecuente de las listas
• Utilizar para ello las tecnologías disponibles

Buenas prácticas en la recogida de emails

El momento de la recogida del email es quizás el más importante de todo el ciclo de validación y verificación del email. Esto se debe a que las acciones tomadas o descuidadas en esta etapa tendrán eco en el resto de la cadena de generación de prospectos. Por lo tanto, asegúrese de aplicar las técnicas y estrategias consideradas mejores en esta etapa.

Durante la recogida de emails, podemos recomendar:

Implantación de formularios de registro con verificación en tiempo real

Según una investigación de SafetyMails (2023), casi El 24% de los visitantes de sitios web cometen pequeños errores tipográficos que invalidan sus direcciones de email, ya sea por un error de sintaxis (como olvidar el signo @) o porque un cambio de letras ha invalidado la dirección de email. En otras palabras, alrededor de 1/4 de los visitantes cometen algún tipo de error al registrarse.

Por lo tanto, debe asegurarse de que cada visitante genere un email válido. Para ello, puede contar con:

• Doble opt-in (bueno): se envía al destinatario un email de confirmación con un hipervínculo de activación. Con este método, sólo se garantizan los emails válidos de las listas de contactos. Sin embargo, este método plantea algunos problemas:
  • Problema 1: cualquier email escrito con errores accidentales será ignorado y por lo tanto serán leads perdidos, desperdiciando oportunidades de negocio.
  • Problema 2: los emails temporales se registrarán y validarán mediante este método, pero dejarán de ser válidos ⎼ y supondrán un problema ⎼ en el futuro.
• Verificación del email en tiempo real (excelente): este método tiene las ventajas del doble opt-in sin necesidad de enviar un email y además resuelve las otras dificultades, pudiendo avisar al visitante de los errores cometidos (aprovechando al máximo los leads) y evitando el registro de emails temporales y spamtraps.
• Se acabaron los formularios en papel: para entornos offline, dé preferencia a tótems de registro, tabletas o incluso códigos QR para acceder a páginas de destino optimizadas para smartphones. Estos formularios, combinados con metodologías de verificación, funcionarán de forma mucho más eficaz.

Captación responsable y consentimiento expreso

Otra buena práctica que debes adoptar es el cumplimiento de las leyes de protección de datos y privacidad (como LGPD, GDPR y CCPA). Y la recopilación responsable de datos y la obtención del consentimiento expreso son dos puntos fundamentales que no se pueden ignorar ni descuidar hoy en día.

Algunas cuestiones que debe tener en cuenta:

• Transparencia en el uso de los datos: debe quedar claro para el visitante qué se hará con los datos recogidos.
• Consentimiento expreso: el visitante debe dar su consentimiento libre, espontáneo e inequívoco a la recogida de datos.
• Necesidad de datos: los datos recogidos deben ser únicamente los necesarios para la actividad.
• Calidad de los datos: es necesario garantizar que los datos recogidos sean exactos, claros y actualizados y que se ajusten a la necesidad y finalidad de su tratamiento.

Así que si aún no cumple la normativa, es hora de que se ensucie las manos, se ponga en contacto con su responsable de protección de datos y privacidad y adopte todas las medidas de cumplimiento necesarias (además de las que ya hemos mencionado aquí).

Limpieza frecuente de la lista de mailing

Otra buena práctica para mantener sus listas de email limpias y verificadas es limpiar con frecuencia estas listas, con el fin de eliminar cualquier registro de email que pudiera causar algún tipo de problema o daño.

Establezca un calendario de limpieza

Es importante definir una recurrencia en las prácticas de limpieza y comprobación de emails y otros datos de su base de datos.

Entre las prácticas, puedes:

• Algoritmos de activación para analizar la sintaxis de los registros de las bases de datos, normalizando los datos.
• Eliminar registros duplicados
• Eliminar los correos electrónicos que han dejado de ser válidos
• Eliminar usuarios inactivos

Para definir los calendarios de limpieza, puede adoptar estrategias centradas en periodos de tiempo fijos, segmentos de listas y también estacionalidad.

• Plazos fijos: una comprobación general de registros y emails cada 4 o 6 meses.
• Segmentos de la lista: comprobaciones rutinarias de los segmentos de email corporativos (que tienen los mayores índices de rotación).
• Sazonalidades: comprobar los segmentos de correo electrónico para atender a periodos específicos, como el Día de la Madre, el Black Friday, Navidad, etc.

Detectar emails inactivos

Ya que hablamos de emails inactivos, asegúrese de que estos registros se eliminan de sus listas.

Los emails inactivos carecen de engagement, no convierten ventas, aumentan los costes de su plataforma y pueden convertirse en hard bounceces o spamtraps en el futuro.

Estos emails pueden ser fácilmente detectados por su CRM y plataforma de Email Marketing.

Herramientas para mantener limpia la lista de email

Obviamente, no podrás realizar tantas actividades, de tantas formas distintas y en tantos frentes de trabajo diferentes. Para ello, haz uso de la tecnología y de las herramientas existentes en el mercado con funcionalidades que te permitan analizar, comprobar y depurar las listas que tienes.

Herramientas de verificación del email

Contratar los servicios de una herramienta de verificación de email especializada es el primer y más importante paso para mantener sus listas de email limpias y verificadas.

El servicio de una plataforma de verificación le permitirá ocuparse de la limpieza de la lista de email que ya tiene, lo que llamamos listas heredadas, y también le permitirá recopilar emails de la mayor calidad posible a través de la verificación en tiempo real en los formularios de inscripción.

Eliminar todos los emails inválidos y dañinos antes de llevar a cabo campañas de email marketing es esencial para proteger la reputación del remitente y sus IPs.

Aproveche la oportunidad para descubrir servicios de SafetyMails, que cuenta con un excelente algoritmo de verificación de email y todas las funciones que necesita.

Análisis de los emails después de cada campaña

Al final de cada una de sus campañas de email marketing, su herramienta de CRM y Email Marketing es capaz de proporcionar informes sobre el estado de las direcciones de email utilizadas en esa acción.

Elimine o desactive las direcciones de correo electrónico marcadas como hard bounces o inactivas.

Ventajas de mantener limpia su lista de mailing

Las acciones sugeridas en este artículo pretenden aportar a su empresa diversos beneficios en términos de calidad, reputación y resultados.

Mejores índices de entregabilidad

Las listas de mailing verificadas tienen registros de calidad, sin hard bounces ni otros emails perjudiciales para la reputación del remitente, como las spamtraps.

El envío de campañas que utilizan listas verificadas y bien segmentadas mejora la reputación y, por tanto, es mejor recibido por los proveedores de email.

De este modo, los ISP bloquearán menos y el remitente tendrá mayores tasas de colocación en la bandeja de entrada (mensajes que se entregan en la bandeja de entrada) y menores tasas de entrega en la carpeta de spam.

Mejora de los índices de conversión

Una mejor entrega del email, con más mensajes en la bandeja de entrada, aumenta las posibilidades de compromiso del destinatario. Este compromiso también aumenta las posibilidades de más conversiones.

Por supuesto, siempre que las listas estén limpias, bien segmentadas y las ofertas estén bien dirigidas.

Reducción de las quejas por spam

Eliminar los emails duplicados y los usuarios inactivos ayuda a reducir las quejas por spam y mejora la reputación del remitente.

Mayor rentabilidad de las campañas por email

El ROI del email marketing tiene en cuenta las inversiones necesarias para llevar a cabo la campaña y el beneficio obtenido de la acción.

Con listas verificadas, se reducirá el coste por cliente potencial, ya que no habrá emails inválidos. También se ahorrará CRM y plataforma de email marketing, ya que menos registros inválidos y duplicados formarán parte de la base de datos y con campañas de email con mejor reputación, entregabilidad y tasa de conversión, habrá un mayor beneficio.

Conclusión

Mantener una lista de email limpia y verificada es esencial para el éxito de las campañas de email marketing, ya que reduce los costes operativos, evita bloqueos y mejora la entregabilidad y los índices de conversión.

La adopción de buenas prácticas de recogida de email, como la limpieza periódica, y el uso de herramientas especializadas son fundamentales para lograr estos resultados.

La calidad de los contactos tiene un impacto directo en la reputación del remitente, el compromiso de los destinatarios y, en última instancia, el ROI de las campañas. Implantar estas prácticas es una inversión para mejorar la eficiencia y eficacia de tus acciones de marketing y ventas.

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