Eliminar los emails duplicados de las listas, ya sea para su verificación o para su uso en campañas, es importante porque ayuda a mejorar la reputación del email marketing, la entregabilidad, las métricas clave, los resultados de conversión y el ROI, además de evitar quejas por spam y costes innecesarios.
Las listas de email son la materia prima de las acciones de email marketing y, por tanto, requieren mucho cuidado para mantener su calidad, con el fin de que tengan un impacto positivo en el ROI y aporten resultados concretos a las empresas.
Por lo tanto, entre otras iniciativas que hay que tomar, eliminar los emails duplicados es una de ellas.
Índice
¿Qué son los emails duplicados?
Los emails duplicados son direcciones de email que aparecen más de una vez en una lista de contactos. Nótese que no decimos «dos veces», sino más de una vez. Y sí, hay listas de email con registros que aparecen decenas de veces.
Aunque al principio esto no parezca un problema, e incluso pueda ser inofensivo, lo cierto es que los emails duplicados pueden causar problemas a las campañas de email marketing, a su reputación y a sus resultados.
Causas habituales de la duplicación de emails
Los registros de email pueden duplicarse en las listas de contactos por diversas razones, por ejemplo:
- Human error: al introducir los datos manualmente, es posible que los sistemas u hojas de cálculo no dispongan de mecanismos de control para evitar las entradas duplicadas.
- Importar listas de diferentes fuentes sin filtrar: Al cargar e importar listas de mailing de distintas fuentes, es importante tener en cuenta algunos campos clave para evitar la duplicación de datos. Como la dirección de correo electrónico es única, es uno de los campos a tal efecto.
- Falta de integración de las plataformas de CRM y marketing: Otro método que puede fallar es la integración entre plataformas. Eventualmente, al introducir o transferir datos, los registros pueden duplicarse. Los registros repetidos desde páginas de aterrizaje son uno de los ejemplos más comunes.
Como puede ver, los errores no son intencionados. Se producen por pequeños fallos o negligencias durante la programación.
Consecuencias de no eliminar los emails duplicados
Las listas de mailing que no tienen el tratamiento adecuado y la eliminación de emails duplicados causan muchos problemas a la empresa y a sus acciones de email marketing:
Problemas con el e-mail marketing
Entre los problemas que pueden causar las listas con emails duplicados están:
- Percepción negativa del destinatario: Al recibir varios mensajes idénticos, los destinatarios pueden llevarse una impresión negativa de su empresa, de falta de organización y cuidado. A la larga, esta impresión puede convertirse en una molestia.
- Aumento de las denuncias por spam: Dado que recibir varios mensajes idénticos puede irritar a los destinatarios, éstos pueden activar mecanismos de denuncia de spam, dañando su reputación. Es más, los proveedores de email reconocen estos envíos múltiples idénticos y pueden aplicar filtros antispam, bloqueando sus mensajes.
- Problemas con las métricas de entregabilidad y apertura: A medida que sufre bloqueos y quejas por spam, su reputación como remitente desciende. Como resultado, los ISP empiezan a enviar más mensajes a la carpeta de spam, lo que supone un problema de entregabilidad. Al mostrarse menos mensajes en la bandeja de entrada, también se reducen las interacciones de apertura de los destinatarios, lo que perjudica los resultados de compromiso y conversión.
- Aumento de los costes: Enviar emails duplicados genera costes adicionales en las plataformas de email marketing, especialmente en las herramientas de pago por volumen.
Benefits of removing duplicate emails
Como cabe esperar, las ventajas que aporta la eliminación de emails duplicados resuelven todas las dificultades que podrían surgir si se ignorara este proceso.
- Campañas más eficaces: Con listas de contactos más organizadas, métricas como la entregabilidad, la tasa de apertura, el CTR (Click-through rate) y las conversiones tienden a ser mucho mejores.
- Ahorro de costes: Sin emails duplicados, se reduce el tamaño de las bases de datos almacenadas en los servicios de email marketing y CRM, lo que puede suponer un ahorro.
- Mejor relación: Al evitar el envío de emails innecesarios, también se evitan posibles roces y el desgaste de la relación con los destinatarios, contribuyendo a fomentar una imagen de organización.
- Protección de la reputación del remitente: La eliminación de emails duplicados impide que se envíen varios mensajes idénticos, lo que evita las quejas por spam y los bloqueos antispam de los proveedores de email.
- Mejor cumplimiento de la normativa: Al mantener una lista de mailing limpia y sin registros duplicados, se cumple mejor la legislación sobre protección de datos.
Métodos y herramientas para identificar y eliminar emails duplicados
Puede utilizar uno o varios métodos, manuales o automáticos, para eliminar los emails duplicados de sus listas de contactos de email. Lo importante es deshacerse de los registros duplicados.
Obviamente, optar por soluciones automatizadas no sólo le ahorrará tiempo y esfuerzo, sino que también será mucho más fiable.
Conceptos básicos: eliminar registros duplicados en MS Excel
Empezando por lo básico, si aún no tienes una plataforma de email marketing o un CRM y tus contactos están todos reunidos en una hoja de cálculo Excel, no hay problema: puedes eliminar los registros duplicados con sólo unos clics. Echa un vistazo:
En su Microsoft Excel, seleccione las columnas de datos, haga clic en la pestaña «Datos» y luego en la opción «Eliminar duplicados». En la ventana que aparece, seleccione la columna que tiene datos duplicados y haga clic en «Aceptar». El resultado se mostrará sin los registros duplicados. Así de sencillo.
Sistemas especializados
Puede utilizar plataformas que ya dispongan de soluciones para eliminar o evitar los datos duplicados. Suelen ser sistemas CRM o de email marketing.
Estas plataformas disponen de funciones de organización de datos que eliminan los datos duplicados o los agrupan en un único registro.
Sin embargo, también recomendamos herramientas automatizadas de verificación de email como SafetyMails. Cuando carga sus listas de mailing para su verificación, no sólo elimina los emails inválidos, spamtraps, emails temporales y más, sino que también elimina los registros de emails duplicados. Todo automáticamente.
Buenas prácticas para evitar la duplicación de emails
En el día a día, intente adoptar algunas medidas para evitar la duplicación de datos, especialmente los de email.
- Normalización de la recogida de datos: asegúrese de que las páginas de destino, los formularios y los sistemas de registro están preparados para tratar datos duplicados. Estandarizar la recogida también es importante, porque evita que datos similares se introduzcan de formas distintas o con errores, pero relacionados con el mismo registro. Defina también los datos que no pueden repetirse, como el correo electrónico. Cuando se produzca un registro duplicado, hay que procesarlo y utilizarlo para alimentar los registros existentes.
- Cuidado al sincronizar los datos: Cuando los datos se obtienen de varias fuentes, es necesario definir qué datos no pueden duplicarse y también qué deben hacer los sistemas o bases de datos cuando se producen incidencias de esta naturaleza: ignorar, eliminar o fusionar.
- Auditorías y limpieza periódica de listas: Es importante planificar rutinas periódicas de limpieza y verificación del email para eliminar los emails no válidos y dañinos, así como los registros duplicados.
Conclusión
Eliminar los emails duplicados de sus listas de contactos es importante para optimizar sus campañas de email marketing, proteger su reputación como remitente y evitar costes innecesarios.
La presencia de duplicados no sólo repercute negativamente en sus métricas de entregabilidad y conversión, sino que también puede dar lugar a denuncias por spam, dañando la reputación del remitente a largo plazo.
La adopción de herramientas especializadas, una buena recopilación de datos y prácticas de auditoría permiten que su lista de mailing siga siendo eficiente y precisa. La implementación de estas rutinas de verificación traerá resultados directos para el ROI de sus campañas.
FAQ
Los emails duplicados son direcciones de email que aparecen más de una vez en una lista de contactos. Aunque puedan parecer inofensivos, pueden distorsionar las métricas de las campañas de email, aumentar los costes operativos y resultar en una mala experiencia para el destinatario, que puede acabar quejándose de spam. Esto daña su reputación y afecta directamente a la entregabilidad de sus mensajes.
Los emails duplicados suelen deberse a errores humanos, como la introducción manual de datos sin control de duplicados, o a la integración inadecuada de distintos sistemas de CRM y marketing, que no sincronizan correctamente los datos. Importar listas de distintas fuentes sin filtrarlas adecuadamente también es una causa recurrente de registros duplicados.
Mantener emails duplicados puede tener múltiples consecuencias negativas, entre ellas el aumento de los costes, ya que muchas plataformas de email cobran por volumen de envío. Además, la duplicación daña la reputación del remitente, ya que enviar mensajes idénticos al mismo destinatario puede dar lugar a informes de spam y bloqueos de los proveedores de email, así como perjudicar las tasas de apertura y conversión.
Los emails duplicados pueden eliminarse manualmente con herramientas como Microsoft Excel o utilizando plataformas especializadas de email marketing y CRM que cuentan con funciones automatizadas para detectar y eliminar duplicados. Las herramientas de verificación de email como SafetyMails también ofrecen una solución automatizada que identifica y elimina los duplicados, lo que hace que el proceso sea rápido y fiable.
Para evitar la duplicación de emails, estandarice la recogida de datos en formularios y páginas de destino, asegurándose de que el campo email es único. Además, ten cuidado al sincronizar bases de datos de distintas fuentes y realiza auditorías periódicas de las listas de mailing para asegurarte de que siempre están limpias, actualizadas y libres de duplicados.