Cuáles son los 9 errores más comunes en la verificación de emails y cómo evitarlos

Entre los errores más comunes en la comprobación de emails se encuentran: no utilizar herramientas profesionales de comprobación de emails, ignorar emails corporativos válidos, no eliminar emails temporales y spamtraps, ignorar cambios recientes en los proveedores de email, no comprobar emails en todos los puntos de contacto, entre otros.

La verificación del email es un paso necesario del procesamiento de datos para las empresas que necesitan obtener mejores resultados de sus campañas de email marketing y también optimice sus costes de generación de prospectos.

¿Qué es la verificación de email?

La verificación del email es un proceso que evalúa la validez de las direcciones de email, eliminando las que no son válidas o son peligrosas, como las spamtraps, los emails desechables y otros sujetos a filtrado heurístico. Esta práctica mejora la calidad de las campañas de email marketing, aumenta la entregabilidad y protege la reputación del remitente, además de requisitos legales de privacidad.

Para realizar la mejor verificación posible del correo electrónico, debe apoyándose en una buena plataforma, que dispone de un algoritmo inteligente y eficaz y además cumple la legislación sobre protección de datos y privacidad.

Además, el cliente debe adoptar algunas buenas prácticas en su trabajo diario para que el proceso en su conjunto sea más eficiente.

Por eso hemos enumerado los 9 errores más comunes al revisar emails y te damos algunos consejos para evitarlos.

Error 1: no utilizar la verificación del email como parte de una estrategia de optimización del email marketing

La verificación del email no debe tratarse como una acción aislada para limpiar las listas de correo electrónico, sin integrarse en una estrategia de marketing más amplia, ya que las aplicaciones de la verificación del email y sus beneficios son aplicables en todo momento del ciclo de vida del email, desde la recopilación hasta el mantenimiento y la eliminación de la información.

Consecuencias: No utilizar la verificación del email como parte de su estrategia de marketing por email puede llevarle a perder oportunidades, desperdiciar clientes potenciales, reducir los índices de entregabilidad, las conversiones y el ROI de la campaña.

Cómo no cometer errores: La verificación del email debe estar alineada con las estrategias de captación de leads, verificando las direcciones introducidas en los formularios de registro, así como formar parte de todos los procesos de importación de nuevas listas desde otras fuentes de datos. También debe tener un ciclo de comprobaciones periódicas, especialmente para las direcciones de email de dominios corporativos.

Error 2: utilizar herramientas de verificación de baja calidad

Una simple búsqueda en línea de una herramienta de verificación de email arrojará una plétora de resultados, con innumerables sitios web que se presentan como «la mejor herramienta», la solución para verificar emails y un montón de otras características que no añaden absolutamente ningún valor.

Confíe en cualquier servicio en línea que supuestamente compruebe los emails, puede poner en peligro su negocio de muchas maneras.

Consecuencias: Confiar en cualquier herramienta de verificación de email puede dar lugar a listas con verificaciones inexactas, dejando emails inválidos, spamtraps y emails temporales en sus listas, dañando su reputación, sus campañas de email marketing y dando lugar a bloqueos. Además, también pueden generarse violaciones de la protección de datos.

Cómo no cometer errores: busque herramientas de verificación fiables, con buenos niveles de precisión en los resultados, soporte disponible, certificaciones, políticas de privacidad y protección de datos, con información fiscal fiable y referencias de otras empresas, etc. Comprobará que el número de servicios realmente fiables se reduce considerablemente.

Error 3: no realizar controles periódicos

Cuando no se revisan los emails o se hace de forma esporádica, sin un programa regular de limpieza, se es más propenso a sufrir problemas relacionados con bounces increase, como dificultades con los proveedores de email, reducción de la reputación de IPs y dominios, entre otros.

En lista de email que no se somete a comprobaciones periódicas está sujeta, por ejemplo, a que las direcciones de email se desactiven y se conviertan en rebotadas. Esto puede ocurrir por varias razones:

• Despidos, en el caso de los emails corporativos
• Dominios inactivos, como cuando una empresa deja de existir
• Desactivaciones, como en el caso de los emails temporales o alias
• Otras desactivaciones, como en el caso de los emails abandonados

En el caso de los emails corporativos, un dato interesante: la rotación media de profesionales en 2023 fue del 41% (Award.co – https://www.award.co/blog/employee-turnover-rates). Alrededor del 38% de las personas dejan su trabajo en el primer año de empleo y, de ellas, el 40% lo hace en los primeros 90 días (Hubstaff – https://hubstaff.com/blog/employee-turnover-statistics/). Ahora, imagine el impacto de estos movimientos en sus listas de mailing, y tendrá una excelente razón para replantearse la regularidad de las comprobaciones de sus listas de mailing.

Revisar regularmente el email es esencial. Establezca un calendario regular de comprobaciones y discuta la frecuencia ideal para los distintos tipos de listas o nuevas entradas de email.

Cómo no cometer errores:

Por ejemplo, puede estipular que sus listas de contactos se verifiquen y saneen cada 4 meses o diferenciar los periodos en función del tipo y perfil de cada lista o de cada grupo de email, dando prioridad a los contactos profesionales. También puede definir que todos sus puntos de contacto de registro (formularios en línea, tótems, terminales, etc.) se validen y verifiquen en tiempo real, es decir, a diario, 24 horas al día, 7 días a la semana.

Por lo tanto, para evitar este error, aplique un programa regular de comprobaciones y activar un servicio de comprobación del email en tiempo real.

Error 4: confiar en los controles manuales

Tal vez podría realizar su propia comprobación manual en una lista de, digamos, 100 direcciones de correo electrónico recientes y conocidas. ¿Y con 1.000 contactos? ¿Y con 100.000 contactos? ¿Lo ve? El problema es que, además de laboriosas, estas comprobaciones manuales son propensas a errores y, obviamente, no tienen éxito escala a medida que crece la lista de contactos.

Consecuencias: Creer que la comprobación manual de las listas de email puede aportar resultados positivos es un grave error, debido a su ineficacia y a los inevitables errores humanos que pueden acabar comprometiendo la campaña en todos los sentidos, tanto desde un punto de vista práctico como estratégico.

Cómo no cometer errores: fomentar la automatización de los procesos internos de tratamiento de datos, así como adoptar herramientas profesionales de verificación del email.

Error 5: no eliminar los registros de email duplicados

Duplicar registros de email, es decir, los que aparecen más de una vez en la misma lista de contactos, representan un descuido en cuanto a la organización de la empresa y sus sistemas de CRM y e-mail marketing y un riesgo en términos de reputación y relación con los clientes, que pueden recibir múltiples mensajes repetidos.

Ya sea por errores humanos en el caso de las inscripciones manuales o por fallos del sistema al importar listas de distintas fuentes, las inscripciones por correo electrónico duplicadas no puede tolerarse y debe eliminarse de todas las listas.

Consecuencias: Descuidar la eliminación de los emails duplicados puede acarrear una serie de obstáculos y problemas, como una percepción negativa por parte del destinatario (que puede convertirse en quejas por spam), una caída de la reputación con los ISP, bloqueos, una reducción de las tasas de entrega y apertura y, por último, una reducción del ROI.

Cómo no cometer errores:

eliminar inmediatamente los registros duplicados, utilizando todos los métodos disponibles. Los sistemas CRM y de marketing por correo electrónico disponen de funciones de este tipo. Haga que los formularios de registro sean capaces de nutrir a los clientes potenciales existentes en lugar de duplicar registros. Aproveche que las herramientas de verificación de email también favorecen la eliminación de direcciones de email duplicadas.

Error 6: ignorar los emails temporales o desechables

Los emails temporales (también llamados emails desechables o emails quemados) son aquellas direcciones de email que existen durante un periodo de tiempo. sólo unas horas o días, quedando invalidada tras este periodo, en otras palabras, hard bounces.

Así pues, permitir que se realicen registros utilizando emails temporales dará lugar a problemas en el futuro. Además, dichas direcciones pueden utilizarse para validar formularios de opt-in doble, eludir los mecanismos tradicionales de validación e incluso puede utilizarse para cometer fraudes.

Consecuencias: Aceptar emails temporales aumentará inevitablemente la tasa de rebote, lo que repercutirá negativamente en la reputación del remitente. Y lo que es más, hará imposible relacionarse con los destinatarios de estos emails desechables.

Cómo no cometer errores: utilice una herramienta de verificación de email, ya que podrá identificar la mayoría de las direcciones de esta naturaleza que quieran registrarse. Instala la verificación de email en tiempo real en tus formularios de registro e impide que se realicen nuevos registros con estas direcciones.

Error 7: creer que los emails sintácticamente correctos son válidos

Muchos profesionales del marketing y la tecnología, cuando se les pregunta sobre cómo tratar los emails no válidos en sus procesos de registro, responden categóricamente que ya los comprueban. El problema es que, en realidad, la mayoría de ellos sólo se ocupan de uno de los posibles problemas: los errores de sintaxis. En otras palabras validar si una dirección de email es sintácticamente correcta, si no tiene caracteres que lo invaliden.

Estos cuidados son necesarios, pero insuficiente, porque no se verifica la existencia real de la dirección de correo electrónico. Confiar únicamente en la validación de la sintaxis de los emails puede llevar a un falsa sensación de seguridad lo que, en última instancia, provocará el registro de emails no válidos (hard bounces), emails temporales e incluso spamtraps.

Consecuencias: Las direcciones de correo electrónico válidas en cuanto a formato (sintaxis) pero inexistentes provocan rebotes que, a su vez, conducen al bloqueo por parte de los proveedores de correo electrónico. Es más, es una pérdida de oportunidades de negocio, de presupuesto y un aumento innecesario de los costes de generación de prospectos.

Cómo no cometer errores: Verificar la existencia real de una dirección de email implica muchos más pasos que la simple validación del formato. El doble opt-in es una forma de evitar errores, ya que envía enlaces de confirmación y evita registros no válidos. Sin embargo, no evita los emails temporales ni el desperdicio de leads. Es más, es importante que se confirme otra información, como las pruebas del servidor, las configuraciones del dominio, etc. Por eso existen herramientas de verificación de email, especializadas en este tipo de análisis y capaces de aportar beneficios como aprovechar al máximo los registros de los visitantes, evitando fraudes y despilfarros.

Error 8: No aplicar medidas antispamtrap

Las spamtraps son direcciones de correo electrónico cuya finalidad es identificar a los spammers y sus prácticas. Para saber más sobre las spamtraps, le recomendamos leer el manual de SafetyMails.

Entre las prácticas más habituales que llevan a los spamtraps a formar parte de las mailing lists están la compra de listas y la recopilación indebida de direcciones de email en Internet. Pero descuidar la gestión de las listas de email también puede dar lugar a spamtraps tipo reciclado, que son direcciones de correo electrónico abandonadas que se convierten en spamtraps por los proveedores de email.

Consecuencias: Tener spamtraps en tus listas de contactos y email marketing provocará inevitablemente que tu dominio e IPs de envío sean bloqueados y registrados en listas negras. Los efectos de las sanciones de los proveedores de email para quienes envían mensajes a spamtraps suelen ser más graves que otros tipos de comportamiento.

Cómo no cometer errores:

En primer lugar, no compre listas de mailing. No sólo están formadas por contactos que no están necesariamente interesados en su producto o servicio, sino que además pueden dar lugar a spamtraps y violar las leyes de protección de datos. Así que abandone cualquier práctica de recogida automática e indebida de datos de email en Internet. A continuación, utilice servicios profesionales de verificación de email, capaces de identificar la mayoría de las trampas de spam en una lista de contactos. Y, por último, elimine los emails que no hayan tenido engagement con sus mensajes en los últimos 4 a 6 meses.

Error 9: no tener en cuenta la legislación sobre protección de datos

Como decíamos antes, hay muchos sitios web que prometen servicios de verificación de email. Pero en muchas de ellas, además de la mala calidad de los servicios, se echa en falta el cumplimiento de leyes como la LGPD, GDPR y CCPA, lo que puede comprometer la seguridad de tus datos y la reputación de tu empresa.

Llevar a cabo una recogida indiscriminada de datos en Internet, a través de programas informáticos, también constituye una violación de las leyes de protección de datos, ya que estos destinatarios no han dado su consentimiento al uso de sus datos personales para su recogida, tratamiento y almacenamiento.

Consecuencias: las infracciones de leyes como GDPR, LGPD, CCPA, entre otras, pueden acarrear cuantiosas multas, así como graves daños a la reputación de la empresa, ya que los casos de fuga de datos suelen ser objeto de publicidad. Esto también afectará a la relación de su empresa con sus socios y clientes, y podría llevar a una pérdida de credibilidad y de contratos.

Cómo no cometer errores: Siga siempre las mejores prácticas de privacidad y protección de datos, no compre listas de mailing y busque sólo relaciones con proveedores de servicios (especialmente aquellos con los que vaya a compartir datos personales) que cumplan plenamente la legislación de protección de datos. Exija políticas de privacidad y protección de datos y compruebe si los países en los que tienen su sede estas empresas ya cuentan con legislación de este tipo.

LISTA DE CONTROL – ¿Cómo evitar errores en la verificación del email?

1. No compruebe manualmente los emails
2. Buscar herramientas profesionales de verificación de email
3. Exija a estas herramientas el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y privacidad
4. Comprobación periódica de las listas de mailing
5. No compre listas de mailing
6. Eliminar emails duplicados
7. Eliminar emails inválidos, temporales y spamtraps
8. Impedir el registro de emails temporales
9. Instalar una API de verificación de email en tiempo real

Conclusión

Comprobación de emails garantiza la eficacia de las campañas de marketing por correo electrónico y protege la reputación del remitente.

Para ello, evite los errores más comunes, como no utilizar herramientas de calidad, ignorar los controles periódicos y hacer caso omiso de las leyes de protección de datos. Esto puede salvar a su empresa de pérdidas financieras, bloqueo de proveedores y daños a la reputación.

Siga las mejores prácticas, automatice los procesos y mantenga el cumplimiento legal para garantizar la calidad de sus listas de mailing y optimizar los resultados de sus campañas.

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