Comment garder votre liste d’emails propre, parfaite et vérifiée ?

Pour que votre liste d’emails reste propre et vérifiée, vous devez veiller à ce que les données soient toujours correctes, à jour et exemptes d’erreurs. Adoptez des méthodes,bonnes pratiques et des outils spécialisés tels que les validations de collecte, le nettoyage périodique de la liste et les outils de vérification des courriels. nettoyage périodique de la liste et des outils de vérification des emails.

Afin de maximiser les relations et les performances commerciales sur un marché extrêmement compétitif, qui dépend fortement des communications en ligne, il n’est pas acceptable de commettre des erreurs à des étapes clés, par exemple en permettant que des données incorrectes soient introduites dans le registre.

Les efforts conjoints des équipes informatique, CRM et marketing pour maintenir des listes d’emails saines contribuent au succès des campagnes d’email marketing et d’autres actions menées par les équipes marketing et commerciales. Il est essentiel de prévenir et d’éliminer les emails invalides, les spamtraps et les emails jetables, dans le but d’améliorer la délivrabilité et la réputation du domaine de l’entreprise, ainsi que l’amélioration des résultats commerciaux.

Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes, les meilleures pratiques et les implications du maintien d’une liste de diffusion vérifiée, actualisée et efficace.

Qu’est-ce que cela signifie de garder une liste d’emails propre ?

Maintenir une liste de diffusion propre signifie être en mesure de prévenir et de supprimer les enregistrements dont les aspects qualitatifs sont médiocres. En d’autres termes, une liste d’adresses propre ne contient pas d’adresses invalides, dupliquées, temporaires, de pièges à spam ou d’adresses abandonnées.

Pourquoi est-il important de conserver une liste de diffusion propre ?

Il est important de maintenir les listes d’emails propres car les campagnes de marketing par email dépendent d’un haut niveau de qualité des enregistrements présents sur ces listes, non seulement pour la capacité à délivrer des messages aux bons destinataires, mais aussi parce que d’autres aspects dépendent de ces attributs positifs.

Principaux problèmes liés aux listes de diffusion non vérifiées

Lorsque les listes de diffusion sont négligées et ne passent pas par un processus de vérification et de suppression des enregistrements invalides ou nuisibles, cela peut entraîner une série de problèmes qui ont une incidence directe sur les résultats des campagnes et actions de marketing par email.

Les principaux problèmes générés par les listes de diffusion non vérifiées sont : des taux de rebond élevés, des problèmes de réputation et des blocages, ainsi que des coûts d’exploitation inutiles.

Problème 1 : taux de bounce élevés

Les listes d’adresses non vérifiées sont sujettes à des taux élevés d’emails non valides, connus sous le nom de hard bounces.

Les hard bounces se produisent lorsqu’une adresse électronique ne peut pas recevoir de messages électroniques de manière permanente parce qu’elle est invalide, qu’elle n’existe pas ou qu’elle n’existe plus.

Les conséquences des hard bounces vont bien au-delà de l’impossibilité de délivrer des messages à ces destinataires – ce qui est déjà assez grave. L’existence de hard bounces peut également conduire à l’impossibilité de délivrer des emails à des destinataires dont l’email est valide.

En effet, les fournisseurs de services de courrier électronique (ESP) contrôlent la qualité des listes d’adresses électroniques qu’ils utilisent pour chaque nouvelle campagne de marketing par courrier électronique. Lorsque ce volume dépasse un seuil de tolérance (généralement inférieur à 3 % du nombre total d’emails envoyés à un fournisseur donné), la campagne peut être interrompue, ce qui signifie que même les emails envoyés à des adresses valides seront bloqués.

Problème 2 : problèmes de réputation et blocages

D’autres problèmes courants liés à des listes de diffusion de mauvaise qualité sont la dégradation de la réputation de l’expéditeur et le blocage des messages et des campagnes qui en découle.

Lorsque les fournisseurs d’emails identifient des comportements ou des caractéristiques répréhensibles, ils prennent des sanctions contre les expéditeurs, en commençant par le fournisseur lui-même, mais aussi en signalant ces expéditeurs à d’autres fournisseurs par le biais de listes de blocage.

De cette manière, par exemple, avoir des listes de diffusion avec beaucoup de hard bounces peut conduire à des blocages, comme nous l’avons dit plus haut.

En outre, les pièges à spam de toute nature (vierges, recyclés ou typographiques) peuvent conduire à l’inscription des domaines et des adresses IP de l’expéditeur sur des listes de blocage.

Les adresses email temporaires peuvent également représenter un danger en termes de chute de réputation et de blocages, car ces adresses deviennent rapidement des emails invalides, augmentant les taux de hard bounce.

Problème 3 : coûts de fonctionnement inutiles

Les listes contenant des emails non vérifiés augmentent les coûts d’exploitation existants et nuisent à l’efficacité des campagnes.

Cela se produit de plusieurs manières : lors de la collecte des emails, de la gestion des contacts et de l’envoi de campagnes d’emails.

• Collecte d’emails: Les entreprises doivent investir une partie de leur budget dans la génération de nouvelles opportunités commerciales (leads). Le rapport entre le montant investi et le nombre de pistes valides générées est appelé coût par piste (CPL). Lorsque l’on ne se préoccupe pas de la qualité des données générées et de leur vérification correcte, il y a une incidence d’un plus grand nombre d’emails invalides, ce qui augmente le CPL.
• Gestion des contacts: une fois les problèmes identifiés (hard bounces, spamtraps, emails temporaires, blocages, etc.), il sera nécessaire d’adopter des mesures pour résoudre chacun d’entre eux en urgence, en supprimant ces enregistrements et en cherchant à requalifier les leads endommagés et à récupérer la réputation entamée.

• Envoi de campagnes: les frais facturés pour les outils de CRM et de marketing par courrier électronique sont, dans la plupart des cas, basés sur le nombre d’enregistrements stockés. Les listes d’emails gonflées par des enregistrements non valides ne feront qu’augmenter les coûts inutilement.

De plus, les campagnes d’email envoyées à des listes présentant ces problèmes seront toujours moins efficaces, avec des taux de conversion plus faibles et donc un retour sur investissement plus faible.

Comment maintenir votre liste de diffusion propre et à jour ?

Pour que votre liste d’emails reste propre et à jour, il est important de suivre quelques règles simples mais extrêmement utiles :

• Adopter de bonnes pratiques lors de la collecte de courriels
• Promouvoir le nettoyage fréquent des listes
• Utiliser les technologies disponibles à cette fin

Bonnes pratiques pour la collecte de courriels

Le moment de la collecte des emails est peut-être le plus important de tout le cycle de validation et de vérification des emails. En effet, les actions entreprises ou négligées à ce stade se répercuteront sur le reste de la chaîne de génération de leads. Veillez donc à mettre en œuvre les techniques et les stratégies considérées comme les meilleures à ce stade.

Lors de la collecte des courriers électroniques, nous pouvons vous recommander:

Mise en place de formulaires d’enregistrement avec vérification en temps réel

Selon une étude menée par SafetyMails (2023), près de 24 % des visiteurs de sites web font de petites erreurs de frappe qui invalident leur adresse email, soit à cause d’une erreur de syntaxe (comme l’oubli du signe @), soit parce qu’un changement de lettres a invalidé l’adresse email. En d’autres termes, environ 1/4 des visiteurs font une erreur lors de leur inscription.

Vous devez donc vous assurer que chaque visiteur génère un lead email valide. Pour ce faire, vous pouvez compter sur :

• Double opt-in (bon): un courriel de confirmation est envoyé au destinataire avec un lien hypertexte d’activation. Avec cette méthode, seuls les courriels valides figurant dans les listes de contacts sont garantis. Cette méthode pose toutefois certains problèmes :
  • Problème 1: tout email comportant des erreurs accidentelles sera ignoré et constituera donc une perte de prospects, un gaspillage d’opportunités commerciales.
  • Problème 2: les emails temporaires seront enregistrés et validés par cette méthode, mais deviendront invalides ⎼ et un problème ⎼ dans le futur.
• Vérification de l’email en temps réel (excellent): Cette méthode présente les avantages du double opt-in sans qu’il soit nécessaire d’envoyer un e-mail et résout également les autres difficultés, en permettant d’alerter le visiteur sur les erreurs commises (ce qui permet de tirer le meilleur parti des leads) et en évitant l’enregistrement d’e-mails temporaires et de pièges à spam.
• Plus de formulaires papier: pour les environnements hors ligne, privilégier les totems d’enregistrement, les tablettes ou encore les codes QR pour accéder à des pages d’atterrissage optimisées pour les smartphones. Ces formulaires, associés à des méthodologies de vérification, seront beaucoup plus efficaces.

Capture responsable et consentement explicite

Une autre bonne pratique à adopter est la conformité aux lois sur la protection des données et de la vie privée (telles que LGPD, GDPR et CCPA). Et la collecte responsable des données et l’obtention d’un consentement explicite sont deux points fondamentaux qui ne peuvent être ignorés ou négligés aujourd’hui.

Quelques questions à se poser :

• Transparence dans l’utilisation des données: le visiteur doit savoir clairement ce qui sera fait des données collectées.
• Consentement explicite: le visiteur doit donner son consentement libre, spontané et non ambigu à la collecte des données.
• Besoin de données: les données collectées ne doivent être que celles qui sont nécessaires à l’activité.
• Qualité des données: il est nécessaire de s’assurer que les données collectées sont exactes, claires et à jour et qu’elles correspondent à la nécessité et à la finalité de leur traitement.

Si vous n’êtes pas encore en conformité, il est donc temps de mettre les mains dans le cambouis, de prendre contact avec votre responsable de la protection des données et de la vie privée et d’adopter toutes les mesures de conformité nécessaires (en plus de celles que nous avons déjà mentionnées ici).

Nettoyage fréquent de la liste de diffusion

Une autre bonne pratique pour garder vos listes d’emails propres et vérifiées est de les nettoyer fréquemment, afin de supprimer tous les enregistrements d’emails qui pourraient causer un problème ou un dommage quelconque.

Établir un calendrier de nettoyage

Il est important de définir une récurrence dans les pratiques de nettoyage et de vérification des courriels et autres données de votre base de données.

Parmi les pratiques, vous pouvez :

• Déclencher des algorithmes pour analyser la syntaxe des enregistrements de la base de données, en normalisant les données.
• Supprimer les doublons
• Supprimer les emails devenus invalides
• Supprimer les utilisateurs inactifs

Pour définir les calendriers de nettoyage, vous pouvez adopter des stratégies axées sur des périodes fixes, des segments de listes et également sur la saisonnalité.

• Périodes fixes: une vérification générale des dossiers et des courriers électroniques tous les 4 à 6 mois.
• Lister les segments: des vérifications de routine des segments de l’email de l’entreprise (qui ont les taux de rotation les plus élevés).
• Sazonalidades: vérifier les segments d’e-mail pour répondre à des périodes spécifiques, telles que la fête des mères, le vendredi noir, Noël, etc.

Détecter les emails inactifs

Puisque nous parlons d’emails inactifs, assurez-vous que ces enregistrements sont supprimés de vos listes.

Les emails inactifs manquent d’engagement, ne convertissent pas les ventes, augmentent les coûts de votre plateforme et pourraient devenir des hard bounces ou des spamtraps à l’avenir.

Ces emails peuvent être facilement détectés par votre CRM et votre plateforme de marketing par email.

Outils pour maintenir la liste d’emails propre

Il est évident que vous ne pourrez pas mener à bien autant d’activités, de manières différentes et sur autant de fronts de travail différents. Pour ce faire, utilisez la technologie et les outils disponibles sur le marché dont les fonctionnalités vous permettent d’analyser, de vérifier et de nettoyer les listes dont vous disposez.

Outils de vérification des emails

Recourir aux services d’un outil spécialisé dans la vérification des emails est la première et la plus importante étape pour maintenir vos listes d’emails propres et vérifiées.

Le service d’une plateforme de vérification vous permettra de vous occuper du nettoyage des listes d’emails que vous possédez déjà, que nous appelons listes héritées, et vous permettra également de collecter des emails de la meilleure qualité possible grâce à la vérification en temps réel sur les formulaires d’inscription.

Il est essentiel de supprimer tous les emails invalides et nuisibles avant de mener des campagnes d’email marketing afin de protéger la réputation et les IP de l’expéditeur.

Profitez-en pour découvrir les services de SafetyMails, qui dispose d’un excellent algorithme de vérification des emails et de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Analyse des emails après chaque campagne

À la fin de chacune de vos campagnes d’email marketing, votre outil de CRM et d’email marketing est en mesure de fournir des rapports sur le statut des adresses email utilisées dans cette action.

Supprimez ou désactivez les adresses électroniques qui ont été marquées comme étant des hard bounces ou inactives.

Avantages d’une liste de diffusion propre

Les actions proposées dans cet article sont destinées à apporter à votre entreprise divers avantages en termes de qualité, de réputation et de résultats.

Amélioration des taux de délivrabilité

Les listes de diffusion vérifiées ont des enregistrements de qualité, sans hard bounces et autres emails nuisibles à la réputation de l’expéditeur, tels que les spamtraps.

Les campagnes d’envoi qui utilisent des listes vérifiées et bien segmentées améliorent la réputation et sont donc mieux accueillies par les fournisseurs d’emails.

De cette manière, les FAI bloqueront moins de messages et l’expéditeur aura un taux de placement dans la boîte de réception plus élevé (messages livrés dans la boîte de réception) et un taux de livraison dans le dossier spam plus faible.

Amélioration des taux de conversion

Une meilleure distribution des emails, avec plus de messages apparaissant dans la boîte de réception, augmente les chances d’engagement du destinataire. Cet engagement augmente également les chances de conversion.

Bien sûr, à condition que les listes soient propres, bien segmentées et que les offres soient correctement ciblées.

Réduction des plaintes pour spam

La suppression des emails en double et des utilisateurs inactifs permet de réduire les plaintes pour spam et d’améliorer la réputation de l’expéditeur.

Un meilleur retour sur investissement des campagnes d’emailing

Le ROI de l’email marketing prend en compte les investissements nécessaires à la réalisation de la campagne et le bénéfice obtenu par l’action.

Avec des listes vérifiées, le coût par lead sera réduit, car il n’y aura pas d’emails invalides. Des économies seront également réalisées sur le CRM et plateforme de marketing par email, car moins d’enregistrements invalides et dupliqués feront partie de la base de données et avec des campagnes d’email avec une meilleure réputation, délivrabilité et taux de conversion, il y aura un profit plus élevé.

Conclusion

Le maintien d’une liste d’emails propre et vérifiée est essentiel à la réussite des campagnes de marketing par email, en réduisant les coûts d’exploitation, en évitant les blocages et en améliorant la délivrabilité et les taux de conversion.

L’adoption de bonnes pratiques de collecte des emails, telles que le nettoyage périodique, et l’utilisation d’outils spécialisés sont essentielles pour atteindre ces résultats.

La qualité des contacts a un impact direct sur la réputation de l’expéditeur, l’engagement des destinataires et, en fin de compte, le retour sur investissement des campagnes. La mise en œuvre de ces pratiques est un investissement qui vous permettra d’améliorer l’efficacité de vos actions de marketing et de vente.

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