Il est important de supprimer emails en double, que ce soit à des fins de vérification ou d’utilisation dans les campagnes, car cela permet d’améliorer la réputation du marketing par email, la délivrabilité, les indicateurs clés, les résultats de conversion et le retour sur investissement, ainsi que d’éviter les plaintes pour spam et les coûts inutiles.
Les listes d’emails sont la matière première des actions d’email marketing et nécessitent donc beaucoup de soin pour maintenir leur qualité, afin d’avoir un impact positif sur le ROI et d’apporter des résultats concrets aux entreprises.
Ainsi, parmi d’autres initiatives à prendre, la suppression des emails en double en fait partie.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un email en double ?
Les doublons sont des adresses email qui apparaissent plus d’une fois dans une liste de contacts. Notez que nous ne disons pas « deux fois », mais plus d’une fois. Et oui, il existe des listes d’emails dont les enregistrements apparaissent des dizaines de fois.
Bien que cela ne semble pas être un problème à première vue, et que cela puisse même être inoffensif, le fait est que les emails dupliqués peuvent causer des problèmes pour les campagnes d’email marketing, votre réputation et vos résultats.
Causes courantes de duplication des emails
Les enregistrements d’email peuvent être dupliqués dans les listes de contacts pour diverses raisons, par exemple :
- Erreur humaine: lors de la saisie manuelle des données, les systèmes ou les feuilles de calcul peuvent ne pas être dotés de mécanismes de contrôle permettant d’éviter les doubles saisies.
- Importation de listes à partir de différentes sources sans filtrage: Lors du téléchargement et de l’importation de listes de diffusion provenant de différentes sources, il est important que certains champs clés soient pris en compte afin d’éviter les doublons. L’adresse électronique étant unique, c’est l’un des champs à prendre en compte.
- Absence d’intégration des plateformes de gestion de la relation client et de marketing: L’intégration entre les plateformes est une autre méthode susceptible d’échouer. Lors de la saisie ou du transfert de données, il arrive que des enregistrements soient dupliqués. Les enregistrements répétés à partir de pages d’atterrissage sont l’un des exemples les plus courants.
Comme vous pouvez le constater, les erreurs ne sont pas intentionnelles. Elles sont dues à des fautes mineures ou à des négligences lors de la programmation.
Conséquences de la non suppression des emails en double
Les listes de diffusion qui ne bénéficient pas d’un traitement approprié et de la suppression des courriels en double causent beaucoup de problèmes à l’entreprise et à ses actions d’email marketing :
Problèmes liés au marketing par email
Les listes contenant des emails en double peuvent notamment poser des problèmes :
- Perception négative du destinataire: en recevant plusieurs messages identiques, les destinataires peuvent avoir une impression négative de votre entreprise, d’un manque d’organisation et de soin. Cette impression peut finir par devenir gênante.
- Augmentation des plaintes pour spam: La réception de plusieurs messages identiques peut irriter les destinataires et déclencher des mécanismes de plainte pour spam, ce qui nuit à votre réputation. De plus, les fournisseurs d’email reconnaissent ces envois multiples et identiques et peuvent appliquer un filtrage anti-spam, bloquant ainsi vos messages.
- Problèmes liés aux mesures de délivrabilité et d’ouverture: Au fur et à mesure que vous subissez des blocages de spam et des plaintes, votre réputation d’expéditeur diminue. En conséquence, les FAI commencent à envoyer davantage de messages dans le dossier spam, ce qui constitue un problème de délivrabilité. Comme moins de messages sont affichés dans la boîte de réception, les interactions d’ouverture des destinataires sont également réduites, ce qui nuit aux résultats en matière d’engagement et de conversion.
- Augmentation des coûts: L’envoi d’emails en double génère des coûts supplémentaires sur les plateformes d’email marketing, notamment sur les outils de paiement au volume.
Avantages de la suppression des emails en double
Comme vous pouvez vous en douter, les avantages apportés par la suppression des emails en double résolvent toutes les difficultés qui pourraient être rencontrées si ce processus était ignoré.
- Des campagnes plus efficaces: Avec des listes de contacts mieux organisées, les mesures telles que la délivrabilité, le taux d’ouverture, le CTR (taux de clics) et les conversions ont tendance à être bien meilleures.
- Réduction des coûts: en l’absence d’emails en double, la taille des bases de données stockées dans les services d’email marketing et de CRM est réduite, ce qui peut permettre de réaliser des économies.
- Meilleure relation: en évitant d’envoyer des emails inutiles, vous évitez également d’éventuelles frictions et l’usure de vos relations avec les destinataires, ce qui contribue à promouvoir une image d’organisation.
- Protection de la réputation de l’expéditeur: la suppression des emails en double empêche l’envoi de plusieurs emails identiques, évitant ainsi les plaintes pour spam et les blocages anti-spam des fournisseurs d’email.
- Meilleure conformité avec les réglementations: le maintien d’une liste de diffusion propre, sans doublons, permet de mieux respecter les lois sur la protection des données.
Méthodes et outils pour identifier et supprimer les emails en double
Vous pouvez utiliser une ou plusieurs méthodes, manuelles ou automatiques, pour supprimer les courriels en double de vos listes de contacts email. L’important est de se débarrasser des enregistrements en double.
Il est évident qu’opter pour des solutions automatisées vous permettra non seulement d’économiser du temps et des efforts, mais aussi d’être beaucoup plus fiable.
Principes de base : suppression des enregistrements en double dans MS Excel
En commençant par les bases, si vous n’avez pas encore de plateforme d’email marketing ou de CRM et que vos contacts sont tous rassemblés dans une feuille de calcul Excel, pas de problème : vous pouvez supprimer les enregistrements en double en quelques clics. Jetez un coup d’œil :
Dans votre Microsoft Excel, sélectionnez les colonnes de données, cliquez sur l’onglet « Données », puis sur l’option « Supprimer les doublons ». Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la colonne qui contient des données en double et cliquez sur « OK ». Le résultat s’affichera alors sans les enregistrements en double. C’est aussi simple que cela.
Systèmes spécialisés
Vous pouvez utiliser des plateformes qui disposent déjà de solutions pour supprimer ou empêcher les données dupliquées. Il s’agit généralement de systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou de marketing par courrier électronique.
Ces plateformes disposent de fonctionnalités d’organisation des données qui permettent de supprimer les données en double ou de regrouper les données en un seul enregistrement.
Toutefois, nous recommandons également l’automatisation des outils de vérification des courriels tels que SafetyMails. Lorsque vous téléchargez vos listes de diffusion pour vérification, il supprime non seulement les emails non valides, les spamtraps, les emails temporaires et autres, mais aussi les enregistrements d’emails en double. Tout cela automatiquement.
Meilleures pratiques pour éviter les emails en double
Au quotidien, essayez d’adopter quelques mesures pour éviter les données en double, notamment celles des emails.
- Normalisation de la collecte des données: s’assurer que les pages de renvoi, les formulaires et les systèmes d’enregistrement sont prêts à traiter les données en double. La normalisation de la collecte est également importante, car elle permet d’éviter que des données similaires soient saisies de différentes manières ou avec des erreurs, mais se rapportent au même enregistrement. Définissez également les données qui ne peuvent être répétées, comme le courrier électronique. Lorsqu’un enregistrement en double est effectué, il faut le traiter et l’utiliser pour alimenter les enregistrements existants.
- Attention à la synchronisation des données: Lorsque les données proviennent de différentes sources, il est nécessaire de définir quelles sont les données qui ne peuvent pas être dupliquées et ce que les systèmes ou les bases de données doivent faire lorsqu’il y a des occurrences de cette nature : ignorer, supprimer ou fusionner.
- Audits et nettoyage périodique des listes: Il est important de prévoir des routines périodiques de nettoyage et de vérification des emails afin de supprimer les emails invalides et nuisibles, ainsi que les enregistrements en double.
Conclusion
La suppression des e-mails en double de vos listes de contacts est importante pour optimiser vos campagnes d’email marketing, protéger votre réputation en tant qu’expéditeur et éviter les coûts inutiles.
La présence de doublons n’a pas seulement un impact négatif sur vos indicateurs de délivrabilité et de conversion, mais peut également entraîner des plaintes pour spam, ce qui nuit à la réputation de l’expéditeur à long terme.
L’adoption d’outils spécialisés, de bonnes pratiques de collecte de données et d’audit permet à votre liste de diffusion de rester efficace et précise. La mise en œuvre de ces routines de vérification apportera des résultats directs pour le retour sur investissement de vos campagnes.
FAQ
Les doublons sont des adresses email qui apparaissent plusieurs fois dans une liste de contacts. Bien qu’ils puissent sembler inoffensifs, ils peuvent fausser les mesures des campagnes d’emailing, augmenter les coûts d’exploitation et entraîner une mauvaise expérience pour le destinataire, qui peut finir par se plaindre de spam. Cela nuit à votre réputation et affecte directement la délivrabilité de vos messages.
Les emails en double proviennent souvent d’une erreur humaine, comme la saisie manuelle de données sans contrôle des doublons, ou de l’intégration inadéquate de différents systèmes de CRM et de marketing, qui ne synchronisent pas correctement les données. L’importation de listes à partir de différentes sources sans filtrage approprié est également une cause récurrente d’enregistrements en double.
La conservation d’emails en double peut avoir de multiples conséquences négatives, notamment une augmentation des coûts, car de nombreuses plateformes d’email facturent le volume d’envoi. En outre, la duplication nuit à la réputation de l’expéditeur, car l’envoi de messages identiques au même destinataire peut donner lieu à des rapports de spam et à des blocages de la part des fournisseurs d’email, ainsi qu’à une détérioration des taux d’ouverture et de conversion.
Les emails en double peuvent être supprimés manuellement à l’aide d’outils tels que Microsoft Excel ou en utilisant des plateformes spécialisées de marketing par email et de CRM qui disposent de fonctions automatisées pour détecter et éliminer les doublons. Les outils de vérification des emails tels que SafetyMails offrent également une solution automatisée qui identifie et supprime les doublons, ce qui rend le processus rapide et fiable.
Pour éviter les emails en double, standardisez la collecte des données sur les formulaires et les pages de renvoi, en veillant à ce que le champ de l’email soit unique. Faites également attention lorsque vous synchronisez des bases de données provenant de différentes sources et procédez à des audits périodiques des listes de diffusion pour vous assurer qu’elles sont toujours propres, à jour et exemptes de doublons.