Quali sono i 9 errori più comuni nella verifica delle e-mail e come evitarli?

Tra gli errori più comuni nel controllo delle e-mail vi sono: non utilizzare strumenti professionali per il controllo delle e-mail, ignorare le e-mail aziendali valide, non rimuovere le e-mail temporanee e le spamtrap, ignorare i cambiamenti recenti dei provider di e-mail, non controllare le e-mail in tutti i punti di contatto, tra gli altri.

La verifica delle e-mail è una fase di elaborazione dei dati necessaria per le aziende che hanno bisogno di ottenere risultati migliori dalle loro campagne di marketing via e-mail e anche per le aziende che hanno bisogno di un’assistenza tecnica ottimizzare i costi di lead generation.

Che cos’è la verifica dell’e-mail?

La verifica delle e-mail è un processo che valuta la validità degli indirizzi di posta elettronica, eliminando quelli non validi o pericolosi, come le spamtrap, le e-mail usa e getta e altri soggetti a filtraggio euristico. Questa pratica migliora la qualità delle campagne di email marketing, aumenta la deliverability e protegge la reputazione del mittente, in aggiunta a requisiti legali in materia di privacy.

Per eseguire al meglio la verifica della posta elettronica, è necessario affidarsi a una buona piattaforma, che dispone di un algoritmo intelligente ed efficiente e rispetta le leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy.

Inoltre, il cliente deve adottare alcune buone pratiche nel suo lavoro quotidiano per rendere più efficiente l’intero processo.

Ecco perché abbiamo elencato i 9 errori più comuni nel controllare le e-mail e vi abbiamo dato alcuni consigli su come evitarli.

Errore 1: non utilizzare la verifica delle email come parte di una strategia di ottimizzazione dell’email marketing

La verifica delle e-mail non dovrebbe essere trattata come un’azione isolata per ripulire le liste di e-mail, senza essere integrata in una strategia di marketing più ampia, poiché le applicazioni della verifica delle e-mail e i suoi vantaggi sono applicabili in ogni momento del ciclo di vita delle e-mail, dalla raccolta alla manutenzione e allo smaltimento delle informazioni.

Consequences: Non utilizzare la verifica delle e-mail come parte della vostra strategia di email marketing può portare a opportunità perse, lead sprecati, cali nei tassi di deliverability, conversioni e ROI delle campagne.

Come non commettere errori: La verifica delle e-mail deve essere allineata alle strategie di lead capture, verificando gli indirizzi inseriti nei moduli di registrazione e facendo parte di tutti i processi di importazione di nuove liste da altre fonti di dati. Dovrebbe anche avere un ciclo di controlli periodici, soprattutto per gli indirizzi e-mail provenienti da domini aziendali.

Errore 2: utilizzare strumenti di verifica di bassa qualità

Una semplice ricerca online di uno strumento per la verifica delle e-mail porterà a una pletora di risultati, con innumerevoli siti web che si presentano come “il miglior strumento”, la soluzione per la verifica delle e-mail e tutta una serie di altre caratteristiche che non aggiungono assolutamente alcun valore.

Fidatevi di qualsiasi servizio online che presumibilmente controlla le e-mail, può mettere a rischio la vostra attività in molti modi.

Conseguenze: Affidarsi a qualsiasi strumento di verifica delle email può portare a liste con verifiche imprecise, lasciando email non valide, spamtrap e email temporanee nelle vostre liste, danneggiando la vostra reputazione, le vostre campagne di email marketing e portando a blocchi. Inoltre, si possono generare violazioni della protezione dei dati.

Come non commettere errori: cercare strumenti di verifica affidabili, con buoni livelli di accuratezza nei risultati, supporto disponibile, certificazioni, politiche di privacy e protezione dei dati, con informazioni fiscali affidabili e referenze da parte di altre aziende, ecc. Scoprirete che il numero di servizi veramente affidabili si ridurrà notevolmente.

Errore 3: non effettuare controlli regolari

Quando non si controllano le e-mail o le si controllano solo sporadicamente, senza un programma di sanificazione regolare, si diventa più inclini a problemi legati a aumento dei rimbalzi, come le difficoltà con i provider di posta elettronica, la riduzione della reputazione di IP e domini, tra gli altri.

Un elenco di e-mail che non viene sottoposta a controlli ricorrenti è soggetta, ad esempio, alla disattivazione degli indirizzi e-mail e alla loro cancellazione. Questo può accadere per vari motivi:

• Licenziamenti, nel caso di e-mail aziendali
• Domini inattivi, come quando un’azienda cessa di esistere
• Disattivazioni, come nel caso delle e-mail temporanee o degli alias
• Altre disattivazioni, come nel caso delle e-mail abbandonate

Nel caso delle e-mail aziendali, un dato interessante: il turnover professionale medio nel 2023 è stato del 41% (Award.co – https://www.award.co/blog/employee-turnover-rates). Circa il 38% delle persone lascia il proprio lavoro entro il primo anno di impiego e, di queste, il 40% lo fa entro i primi 90 giorni (Hubstaff – https://hubstaff.com/blog/employee-turnover-statistics/). Immaginate ora l’impatto di questi spostamenti sulle vostre mailing list e avrete un ottimo motivo per ripensare alla regolarità dei controlli delle vostre mailing list.

Controllare regolarmente le e-mail è essenziale. Stabilite un programma regolare per i controlli e discutete la frequenza ideale per i diversi tipi di elenchi o di nuovi inserimenti di e-mail.

Come non commettere errori:

Ad esempio, potete stabilire che le vostre liste di contatti vengano controllate e sanificate ogni 4 mesi o differenziare i periodi in base al tipo e al profilo di ogni lista o di ogni cluster di e-mail, dando priorità ai contatti professionali. Potete anche stabilire che tutti i vostri touchpoint di registrazione (moduli online, totem, terminali, ecc.) vengano convalidati e verificati in tempo reale, cioè quotidianamente, 24 ore al giorno, 7 giorni su 7.

Pertanto, per evitare questo errore, è necessario implementare un programma regolare di controlli e verifiche. attivare un servizio di controllo della posta elettronica in tempo reale.

Errore 4: affidarsi a controlli manuali

Forse potreste effettuare un controllo manuale su un elenco di, ad esempio, 100 indirizzi e-mail recenti e conosciuti. E con 1.000 contatti? E con 100.000 contatti? Vedete? Il problema è che, oltre a essere laboriosi, questi controlli manuali sono soggetti a errori e ovviamente non hanno successo scala man mano che l’elenco dei contatti cresce.

Consequences: Credere che il controllo manuale delle liste di e-mail possa portare risultati positivi è un grave errore, a causa della sua inefficienza e degli inevitabili errori umani che possono finire per compromettere la campagna in ogni modo, sia da un punto di vista pratico che strategico.

Come non commettere errori: promuovere l’automazione dei processi interni di elaborazione dei dati e adottare strumenti professionali di verifica delle e-mail.

Errore 5: non rimuovere i record di posta elettronica duplicati

Duplicato record di posta elettronica, cioè quelli che compaiono più di una volta nella stessa lista di contatti, rappresentano una svista in termini di organizzazione dell’azienda e dei suoi sistemi di CRM e di e-mail marketing e un rischio in termini di reputazione e di relazioni con i clienti, che potrebbero ricevere più messaggi ripetuti.

Sia a causa di un errore umano nel caso di registrazioni manuali, sia a causa di guasti del sistema quando si importano liste da fonti diverse, le registrazioni di e-mail duplicate non può essere tollerato e deve essere rimosso da tutti gli elenchi.

Conseguenze: Trascurare di rimuovere le e-mail duplicate può comportare una serie di ostacoli e problemi, come una percezione negativa da parte del destinatario (che può trasformarsi in reclami per spam), un calo della reputazione presso gli ISP, il blocco, una riduzione dei tassi di consegna e di apertura e, infine, una riduzione del ROI.

Come non commettere errori:

rimuovere immediatamente qualsiasi record duplicato, utilizzando tutti i metodi disponibili. I sistemi CRM e di e-mail marketing dispongono di funzioni di questo tipo. Fate in modo che i moduli di registrazione siano in grado di coltivare i contatti esistenti invece di duplicare i record. Approfittate del fatto che gli strumenti di verifica delle e-mail promuovono anche la rimozione degli indirizzi e-mail duplicati.

Errore 6: ignorare le e-mail temporanee o monouso

Le e-mail temporanee (chiamate anche e-mail usa e getta o e-mail bruciate) sono quegli indirizzi e-mail che esistono per un periodo di tempo solo per poche ore o giorni, diventando non più valido dopo questo periodo, in other words, hard bounces.

Pertanto, permettere che le registrazioni vengano effettuate utilizzando e-mail temporanee comporterà problemi in futuro. Inoltre, tali indirizzi possono essere utilizzati per convalidare moduli double opt-in, aggirando i meccanismi di convalida tradizionali e possono persino essere utilizzati per le frodi.

Conseguenze: L’accettazione di e-mail temporanee aumenterà inevitabilmente il tasso di rimbalzo, con un impatto negativo sulla reputazione del mittente. Inoltre, renderà impossibile il coinvolgimento dei destinatari di queste e-mail usa e getta.

Come non commettere errori: utilizzare uno strumento di verifica delle e-mail, in quanto sarà in grado di identificare la maggior parte degli indirizzi di questo tipo che vogliono registrarsi. Installate la verifica delle e-mail in tempo reale sui vostri moduli di registrazione e impedite che vengano effettuate nuove registrazioni con questi indirizzi.

Errore 7: credere che le email sintatticamente corrette siano valide

Molti professionisti del marketing e della tecnologia, alla domanda su come gestire le e-mail non valide nei loro processi di registrazione, rispondono categoricamente che le controllano già. Il problema è che, in realtà, la maggior parte di loro si occupa solo di uno dei possibili problemi: gli errori di sintassi. In altre parole convalidare se un indirizzo e-mail è sintatticamente corretto, se non ha caratteri che lo rendono non valido.

Questa cura è necessaria, ma insufficiente, perché l’effettiva esistenza dell’indirizzo e-mail non è verificata. Affidarsi esclusivamente alla convalida della sintassi dei messaggi di posta elettronica può portare a una falso senso di sicurezza che alla fine porterà alla registrazione di email non valide (hard bounce), email temporanee e persinoche alla fine porterà alla registrazione di email non valide (hard bounce), email temporanee e persino spamtraps.

Conseguenze: Gli indirizzi e-mail validi nel formato (sintassi) ma inesistenti causano rimbalzi che, a loro volta, comportano il blocco da parte dei provider di posta elettronica. Inoltre, si tratta di uno spreco di opportunità commerciali, di budget e di un inutile aumento dei costi di lead generation.

Come non commettere errori:

La verifica della reale esistenza di un indirizzo e-mail comporta molti più passaggi della semplice convalida del formato. Il doppio opt-in è un modo per evitare errori, in quanto invia link di conferma e previene le registrazioni non valide. Tuttavia, non previene le e-mail temporanee né evita che i contatti vadano sprecati. Inoltre, è importante che vengano confermate altre informazioni, come i test del server, le configurazioni del dominio e così via. Per questo motivo esistono strumenti di verifica delle e-mail, specializzati in questo tipo di analisi e in grado di apportare benefici come sfruttare al meglio le registrazioni dei visitatori, evitando frodi e sprechi.

Errore 8: non implementare le misure anti-spamtrap

Le spamtrap sono indirizzi e-mail il cui scopo è identificare gli spammer e le loro pratiche. Per saperne di più sulle trappole per spam, consigliamo leggere il manuale di SafetyMails.

Tra le pratiche più comuni che portano le spamtrap a far parte delle mailing list vi sono l’acquisto di liste e la raccolta impropria di indirizzi e-mail su Internet. Ma trascurare la gestione delle liste di posta elettronica può anche portare a spamtraps tipo riciclato, che sono indirizzi e-mail abbandonati che vengono convertiti in spamtrap dai provider di posta elettronica.

Conseguenze: La presenza di trappole per spam nelle liste di contatti e nel marketing via e-mail causerà inevitabilmente il blocco del vostro dominio e degli IP di invio e la loro registrazione nelle blacklist. Gli effetti delle sanzioni dei provider di posta elettronica per chi invia messaggi alle spamtrap sono di solito più gravi rispetto ad altri tipi di comportamento.

Come non commettere errori:

Innanzitutto, non acquistate mailing list. Non solo sono costituite da contatti che non sono necessariamente interessati al vostro prodotto o servizio, ma possono anche condurre a trappole per spam e violare le leggi sulla protezione dei dati. Abbandonate quindi qualsiasi pratica di raccolta automatica e impropria di dati e-mail su Internet. Utilizzate quindi servizi professionali di verifica delle e-mail, che sono in grado di identificare la maggior parte delle trappole per spam in un elenco di contatti. Infine, rimuovete le e-mail che non hanno avuto alcun coinvolgimento con i vostri messaggi negli ultimi 4-6 mesi.

Errore 9: non tenere conto delle leggi sulla protezione dei dati personali

Come abbiamo detto in precedenza, ci sono molti siti web che promettono servizi di verifica delle e-mail. Ma in molti di essi, oltre alla scarsa qualità dei servizi, manca la conformità a leggi come LGPD, GDPR e CCPA, che possono compromettere la sicurezza dei vostri dati e la reputazione della vostra azienda.

Anche la raccolta indiscriminata di dati su Internet, tramite software, costituisce una violazione delle leggi sulla protezione dei dati, poiché i destinatari non hanno dato il consenso all’utilizzo dei loro dati personali per la raccolta, l’elaborazione e la conservazione.

Conseguenze: Le violazioni di leggi come GDPR, LGPD, CCPA, tra le altre, possono portare a pesanti multe, oltre che a gravi danni alla reputazione dell’azienda, poiché i casi di fuga di dati sono spesso pubblicizzati. Ciò si ripercuoterà anche sulle relazioni dell’azienda con i suoi partner e clienti e potrebbe portare a una perdita di credibilità e di contratti.

Come non commettere errori:

seguite sempre le migliori pratiche in materia di privacy e protezione dei dati, non acquistate mailing list e cercate di instaurare rapporti solo con fornitori di servizi (soprattutto quelli con cui condividerete dati personali) che siano pienamente conformi alle leggi sulla protezione dei dati. Chiedete le politiche sulla privacy e sulla protezione dei dati e verificate se i Paesi in cui hanno sede queste aziende hanno già una legislazione di questo tipo.

CHECKLIST – Come evitare errori nella verifica delle e-mail?

1. Non controllate le e-mail manualmente
2. Ricerca di strumenti professionali per la verifica delle e-mail
3. Esigete da questi strumenti la conformità alle leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy.
4. Programmare controlli regolari sulle mailing list
5. Non acquistate mailing list
6. Rimuovere le e-mail duplicate
7. Rimuovete le e-mail non valide, temporanee e le trappole per spam.
8. Impedire la registrazione di e-mail temporanee
9. Installare un’API per la verifica delle e-mail in tempo reale

Conclusione

Controllo delle e-mail garantisce l’efficienza delle campagne di e-mail marketing e protegge la reputazione del mittente.

Per farlo, evitate gli errori più comuni, come il mancato utilizzo di strumenti di qualità, l’ignoranza dei controlli periodici e l’inosservanza delle leggi sulla protezione dei dati. Questo può salvare la vostra azienda da perdite finanziarie, blocco dei provider e danni alla reputazione.

Seguite le best practice, automatizzate i processi e mantenete la conformità legale per garantire la qualità delle vostre mailing list e ottimizzare i risultati delle vostre campagne.

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