Come mantenere la vostra lista di e-mail pulita, perfetta e verificata

Per mantenere la vostra lista e-mail pulita e verificata, dovete mantenere i dati sempre corretti, aggiornati e privi di errori. Cercate di adottare metodi,
buone pratiche e strumenti specializzati come la convalida delle raccolte, la pulizia periodica della lista e la pulizia periodica della lista e strumenti di verifica delle e-mail.

Ier ottenere le massime performance relazionali e di vendita in un mercato estremamente competitivo e fortemente dipendente dalla comunicazione online, non è accettabile commettere errori nelle fasi chiave, come ad esempio permettere l’inserimento di dati errati nel registro.

Gli sforzi congiunti dei team IT, CRM e Marketing per mantenere sane le liste di e-mail contribuiscono al successo delle campagne di e-mail marketing e di altre azioni dei team marketing e vendite. È essenziale prevenire ed eliminare le e-mail non valide, le spamtrap e le e-mail usa e getta, con l’obiettivo di migliorare la deliverability e la reputazione del dominio aziendale, oltre a incrementare i risultati commerciali.

In questo articolo esamineremo i passaggi, le best practice e le implicazioni del mantenimento di una mailing list verificata, aggiornata ed efficiente.

Che cosa significa mantenere pulita una lista di e-mail?

Mantenere una mailing list pulita significa essere in grado di prevenire e rimuovere i record che presentano aspetti di scarsa qualità. In altre parole, una mailing list pulita non ha indirizzi non validi, duplicati, temporanei, spamtrap o abbandonati.

Perché è importante mantenere una mailing list pulita?

Mantenere pulite le liste di e-mail è importante perché le campagne di e-mail marketing dipendono da un alto livello di qualità dei record presenti in queste liste, non solo per la capacità di recapitare i messaggi ai destinatari corretti, ma anche perché altri aspetti dipendono da questi attributi positivi.

I principali problemi delle mailing list non verificate

Quando le mailing list vengono trascurate e non sono sottoposti a un processo di verifica e rimozione dei record non validi o dannosi, questo può portare a una serie di problemi che hanno un impatto diretto sui risultati delle campagne e delle azioni di email marketing.

I principali problemi generati da mailing list non verificate sono: alta frequenza di bounce, problemi di reputazione e blocchi, inutili costi operativi.

Problema 1: alta frequenza di bounce

Le mailing list non verificate sono soggette a un alto tasso di email non valide, note come hard bounce.

Gli hard bounce si verificano quando un indirizzo e-mail non è in grado di ricevere messaggi di posta elettronica in modo permanente perché non è valido, non esiste o non esiste più.

Te implicazioni dei bounce vanno ben oltre l’impossibilità di consegnare i messaggi a questi destinatari, il che è già abbastanza grave. L’esistenza di hard bounce può anche portare all’impossibilità di consegnare messaggi a destinatari con e-mail valide.

Questo perché i provider di e-mail (ESP) monitorano la qualità delle liste di e-mail che utilizzano per ogni nuova campagna di e-mail marketing. Quando questo volume supera un limite di tolleranza (di solito meno del 3% del numero totale di e-mail inviate a un determinato provider), la campagna può essere interrotta, il che significa che anche i messaggi inviati a e-mail valide saranno bloccati.

Problema 2: problemi di reputazione e blocchi

Altri problemi comuni legati a mailing list di scarsa qualità sono il peggioramento della reputazione del mittente e il conseguente blocco di messaggi e campagne.

Quando i provider di posta elettronica identificano comportamenti o caratteristiche riprovevoli, avviano sanzioni contro i mittenti, a partire dal provider stesso, ma anche segnalando questi mittenti ad altri provider attraverso liste di blocco.

In questo modo, ad esempio, avere mailing list con molti hard bounce può portare a blocchi, come abbiamo detto prima.

Inoltre, le spamtrap di qualsiasi tipo (incontaminate, riciclate o tipografiche) possono portare all’inserimento dei domini e degli IP del mittente in liste di blocco.

Gli indirizzi e-mail temporanei possono anche rappresentare un pericolo in termini di caduta della reputazione e dei blocchi, poiché questi indirizzi diventano presto e-mail non valide, aumentando i tassi di rimbalzo.

Problema 3: costi operativi inutili

Le liste con email non verificate aumentano i costi operativi esistenti e ostacolano l’efficienza delle campagne.

Questo avviene in diversi modi: durante la raccolta delle e-mail, la gestione dei contatti e l’invio di campagne e-mail.

• Raccolta di e-mail:le aziende devono investire parte del loro budget nella generazione di nuove opportunità di business (lead). Il rapporto tra l’importo investito e il numero di lead validi generati è chiamato costo per lead (CPL). Quando non ci si preoccupa della qualità dei dati generati e della loro corretta verifica, si verifica un numero maggiore di e-mail non valide, aumentando il CPL.
• Gestione dei contatti: una volta identificati i problemi (hard bounce, spamtrap, email temporanee, blocchi, ecc.), sarà necessario adottare misure per risolvere ciascuno di essi in modo urgente, rimuovendo questi record e cercando di riqualificare i lead danneggiati e recuperare la reputazione danneggiata.
• Campagne di invio: le tariffe applicate agli strumenti di CRM e di e-mail marketing oggi si basano, nella maggior parte dei casi, sul numero di record memorizzati. Gli elenchi di e-mail gonfiati con record non validi non fanno altro che aumentare inutilmente i costi.

Inoltre, le campagne e-mail inviate a liste con questi problemi saranno comunque meno efficaci, con tassi di conversione inferiori e quindi un minore ritorno sull’investimento.

Come mantenere la vostra mailing list pulita e aggiornata

Per mantenere la vostra lista e-mail pulita e aggiornata, è importante seguire alcune linee guida semplici ma estremamente utili:

• Adottare buone pratiche nella raccolta delle e-mail
• Promuovere la pulizia frequente delle liste
• Utilizzare le tecnologie disponibili a questo scopo

Buone pratiche per la raccolta di e-mail

Il momento della raccolta delle e-mail è forse il più importante dell’intero ciclo di validazione e verifica delle e-mail. Questo perché le azioni intraprese o trascurate in questa fase avranno un’eco in tutto il resto della catena di lead generation. Pertanto, assicuratevi di implementare le tecniche e le strategie considerate migliori in questa fase.

Durante la raccolta delle e-mail, possiamo consigliare:

Implementazione di moduli di registrazione con verifica in tempo reale

Secondo una ricerca di SafetyMails (2023), quasi il 24% dei visitatori dei siti web commette piccoli errori di battitura che invalidano i loro indirizzi e-mail, sia per un errore di sintassi (come la dimenticanza del segno @) sia perché un cambio di lettere ha invalidato l’indirizzo e-mail. In altre parole, circa 1/4 dei visitatori commette qualche errore al momento della registrazione.

È quindi necessario assicurarsi che ogni visitatore generi un lead e-mail valido. Per farlo, potete affidarvi a:

• Doppio opt-in (buono): un’e-mail di conferma viene inviata al destinatario con un collegamento ipertestuale di attivazione. Con questo metodo, sono garantiti solo i messaggi di posta elettronica validi presenti negli elenchi dei contatti. Tuttavia, questo metodo presenta alcuni problemi:
  • Problema 1: Qualsiasi e-mail digitata con errori accidentali sarà ignorata e quindi saranno lead persi, sprecando opportunità di business.
  • Problema 2: Le e-mail temporanee saranno registrate e convalidate con questo metodo, ma diventeranno non valide ⎼ e un problema ⎼ in futuro.
• Verifica dell’e-mail in tempo reale (eccellente):Questo metodo presenta i vantaggi del doppio opt-in senza la necessità di inviare un’e-mail e risolve anche le altre difficoltà, potendo avvisare il visitatore degli errori commessi (sfruttando al massimo i lead) e impedendo la registrazione di e-mail temporanee e spamtrap.
• Niente più moduli cartacei: per gli ambienti offline, privilegiare totem di registrazione, tablet o anche codici QR per accedere a landing page ottimizzate per gli smartphone. Questi moduli, combinati con metodologie di verifica, funzioneranno in modo molto più efficace.

Acquisizione responsabile e consenso espresso

Un’altra buona pratica da adottare è la conformità alle leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy (come LGPD, GDPR e CCPA). La raccolta responsabile dei dati e l’ottenimento del consenso esplicito sono due punti fondamentali che oggi non possono essere ignorati o trascurati.

Alcune domande di cui dovete essere consapevoli:

• Trasparenza nell’uso dei dati: deve essere chiaro al visitatore cosa verrà fatto con i dati raccolti.
• Consenso espresso: il visitatore deve dare il proprio consenso libero, spontaneo e inequivocabile alla raccolta dei dati.
• Necessità di dati: i dati raccolti devono essere solo quelli necessari per l’attività.
• Qualité des données: è necessario garantire che i dati raccolti siano accurati, chiari e aggiornati e che siano conformi alla necessità e allo scopo del loro trattamento.

Quindi, se non siete ancora in regola, è il momento di sporcarvi le mani, di contattare il vostro responsabile della protezione dei dati e della privacy e di adottare tutte le misure di conformità necessarie (oltre a quelle che abbiamo già menzionato qui).

Pulizia frequente della mailing list

Un’altra buona pratica per mantenere le liste di e-mail pulite e verificate è quella di pulirle frequentemente, al fine di rimuovere qualsiasi record di e-mail che potrebbe causare qualche tipo di problema o danno.

Impostare un programma di pulizia

È importante definire una ricorrenza nelle pratiche di pulizia e controllo delle e-mail e degli altri dati presenti nel database.

Tra le pratiche, è possibile:

• Algoritmi di trigger per analizzare la sintassi dei record del database, standardizzando i dati.
• Rimuovere i record duplicati
• Rimuovere le e-mail non più valide
• Rimuovere gli utenti inattivi

Per definire i programmi di pulizia, si possono adottare strategie incentrate su periodi di tempo fissi, segmenti di liste e anche stagionalità.

• Periodi di tempo fissi: un controllo generale dei registri e delle e-mail ogni 4-6 mesi.
• Segmenti dell’elenco: controlli di routine dei segmenti di posta elettronica aziendali (che presentano i tassi di rotazione più elevati).
• Stagionalità: controllare i segmenti di e-mail per soddisfare periodi specifici, come la festa della mamma, il Black Friday, il Natale, ecc.

Rilevare le e-mail inattive

Già che siamo in tema di e-mail inattive, assicuratevi che questi record siano rimossi dalle vostre liste.

Le e-mail inattive mancano di coinvolgimento, non convertono le vendite, aumentano i costi della piattaforma e in futuro potrebbero diventare rimbalzi o trappole per lo spam.

Queste e-mail possono essere facilmente rilevate dalla vostra piattaforma CRM e di Email Marketing.

Strumenti per mantenere pulita la lista e-mail

Ovviamente, non sarete in grado di svolgere così tante attività, in così tanti modi diversi e su così tanti fronti di lavoro. Per fare questo, utilizzate la tecnologia e gli strumenti presenti sul mercato con funzionalità che vi permettano di analizzare, controllare e ripulire le liste che avete.

Strumenti di verifica delle e-mail

Assumere i servizi di uno strumento specializzato nella verifica delle e-mail è il primo e più importante passo per mantenere le vostre liste di e-mail pulite e verificate.

Il servizio di una piattaforma di verifica vi consentirà di occuparvi della pulizia delle liste di email che già possedete, che chiamiamo liste legacy, e vi permetterà anche di raccogliere le email della più alta qualità possibile attraverso la verifica in tempo reale sui moduli di registrazione.

La rimozione di tutte le e-mail non valide e dannose prima di effettuare campagne di email marketing è essenziale per proteggere la reputazione e gli IP del mittente.

Cogliete l’occasione per scoprire il servizi di SafetyMails, che dispone di un eccellente algoritmo di verifica delle e-mail e di tutte le funzionalità necessarie.

Analisi delle e-mail dopo ogni campagna

Al termine di ogni campagna di email marketing, lo strumento CRM e di email marketing è in grado di fornire report sullo stato degli indirizzi email utilizzati per l’azione.

Rimuovere o disattivare gli indirizzi e-mail contrassegnati come bounce o inattivi.

I vantaggi di mantenere pulita la vostra mailing list

Le azioni suggerite in questo articolo sono destinate a portare alla vostra azienda diversi vantaggi in termini di qualità, reputazione e risultati.

Migliori tassi di deliverability

Le mailing list verificate hanno record di qualità, senza hard bounce e altre e-mail dannose per la reputazione del mittente, come le spamtrap.

L’invio di campagne che fanno uso di liste verificate e ben segmentate migliora la reputazione ed è quindi meglio accolto dai provider di e-mail.

In questo modo, gli ISP bloccheranno meno e il mittente avrà tassi di posizionamento nella posta in arrivo (messaggi che vengono consegnati alla posta in arrivo) più elevati e tassi di consegna nella cartella spam più bassi.

Miglioramento dei tassi di conversione

Una migliore consegna delle e-mail, con un maggior numero di messaggi che appaiono nella casella di posta, aumenta le possibilità di coinvolgimento dei destinatari. Questo coinvolgimento aumenta anche le possibilità di maggiori conversioni.

Naturalmente, a condizione che le liste siano pulite, ben segmentate e le offerte siano adeguatamente mirate.

Riduzione dei reclami per spam

La rimozione delle e-mail duplicate e degli utenti inattivi contribuisce a ridurre i reclami per spam e a migliorare la reputazione del mittente.

Maggiore ROI sulle campagne e-mail

Il ROI dell’email marketing tiene conto degli investimenti necessari per realizzare la campagna e del profitto ottenuto dall’azione.

Con liste verificate, il costo per lead sarà ridotto, perché non ci saranno e-mail non valide. Si otterrà inoltre un risparmio sul CRM e piattaforma di email marketing, in quanto il database conterrà meno record non validi e duplicati e le campagne email avranno una migliore reputazione, deliverability e tasso di conversione, con un maggiore profitto.

Conclusione

Mantenere una lista e-mail pulita e verificata è essenziale per il successo delle campagne di e-mail marketing, riducendo i costi operativi, evitando blocchi e migliorando la deliverability e i tassi di conversione.

L’adozione di buone pratiche di raccolta delle e-mail, come la pulizia periodica, e l’utilizzo di strumenti specializzati sono fondamentali per ottenere questi risultati.

La qualità dei contatti ha un impatto diretto sulla reputazione del mittente, sul coinvolgimento dei destinatari e, in ultima analisi, sul ROI delle campagne. Implementare queste pratiche è un investimento per migliorare l’efficienza e l’efficacia delle vostre azioni di marketing e di vendita.

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