La rimozione delle e-mail duplicate dalle liste, sia per la verifica che per l’utilizzo nelle campagne, è importante perché aiuta a migliorare la reputazione, la deliverability, le metriche chiave, i risultati di conversione e il ROI dell’e-mail marketing, oltre a evitare reclami per spam e costi inutili.
Le liste di email sono la materia prima delle azioni di email marketing e richiedono quindi molta cura per mantenerne la qualità, al fine di avere un impatto positivo sul ROI e portare risultati concreti alle aziende.
Pertanto, tra le altre iniziative da intraprendere, la rimozione delle e-mail duplicate è una di queste.
Indice dei contenuti
Cosa sono le e-mail duplicate?
Le e-mail duplicate sono indirizzi e-mail che compaiono più di una volta in un elenco di contatti. Si noti che non si dice “due volte”, ma più di una volta. E sì, ci sono liste di e-mail con record che compaiono decine di volte.
Anche se all’inizio questo potrebbe non sembrare un problema, e potrebbe persino essere innocuo, il fatto è che le e-mail duplicate possono causare problemi alle campagne di email marketing, alla vostra reputazione e ai vostri risultati.
Cause comuni di duplicazione delle e-mail
I record di posta elettronica possono essere duplicati negli elenchi di contatti per una serie di motivi, ad esempio:
- Errore umano: quando si inseriscono i dati manualmente, i sistemi o i fogli di calcolo potrebbero non disporre di meccanismi di controllo per evitare duplicazioni.
- Importazione di elenchi da fonti diverse senza filtro: Quando si caricano e importano mailing list da fonti diverse, è importante tenere conto di alcuni campi chiave per evitare la duplicazione dei dati. L’indirizzo e-mail, essendo univoco, è uno dei campi da considerare a questo scopo.
- Mancata integrazione delle piattaforme CRM e Marketing: Un altro metodo che può fallire è l’integrazione tra le piattaforme. Quando si inseriscono o si trasferiscono i dati, i record possono essere duplicati. Le registrazioni ripetute dalle landing page sono uno degli esempi più comuni.
Come si vede, gli errori non sono intenzionali. Si verificano a causa di piccoli errori o di negligenza durante la programmazione.
Conseguenze della mancata rimozione di email duplicate
Le mailing list che non hanno un trattamento adeguato e la rimozione delle e-mail duplicate causano molti problemi all’azienda e alle sue azioni di email marketing:
Problemi con l’e-mail marketing
Tra i problemi che le liste con email duplicate possono causare ci sono:
- Percezione negativa del destinatario: ricevendo più messaggi identici, i destinatari possono avere un’impressione negativa della vostra azienda, di mancanza di organizzazione e di cura. Alla fine, questa impressione può diventare un fastidio.
- Aumento dei reclami per spam: Poiché la ricezione di più messaggi identici può irritare i destinatari, questi possono attivare meccanismi di reclamo per spam, danneggiando la vostra reputazione. Inoltre, i provider di posta elettronica riconoscono questi invii multipli identici e possono applicare un filtro anti-spam, bloccando i vostri messaggi.
- Problemi con le metriche di deliverability e openness: Quando si subiscono blocchi e reclami per spam, la reputazione del mittente diminuisce. Di conseguenza, gli ISP iniziano a consegnare un maggior numero di messaggi alla cartella spam, con un conseguente problema di deliverability. Poiché vengono visualizzati meno messaggi nella casella di posta, anche le interazioni di apertura dei destinatari si riducono, danneggiando i risultati di coinvolgimento e conversione.
- Aumento dei costi: L’invio di e-mail duplicate genera costi aggiuntivi sulle piattaforme di email marketing, soprattutto sugli strumenti pay-per-volume.
Vantaggi della rimozione delle e-mail duplicate
Come ci si può aspettare, i vantaggi apportati dalla rimozione delle e-mail duplicate risolvono tutte le difficoltà che si potrebbero incontrare se questo processo venisse ignorato.
- Campagne più efficienti: Con elenchi di contatti più organizzati, metriche come la deliverability, il tasso di apertura, il CTR (Click-through rate) e le conversioni tendono a essere molto migliori.
- Risparmio sui costi: senza email duplicate, le dimensioni dei database archiviati nei servizi di email marketing e CRM si riducono, con conseguenti risparmi.
- Una relazione migliore: evitando di inviare e-mail non necessarie, si evitano anche possibili attriti e logoramenti del rapporto con i destinatari, contribuendo a promuovere un’immagine di organizzazione.
- Protezione della reputazione del mittente: La rimozione delle e-mail duplicate impedisce l’invio di più messaggi identici, evitando reclami per spam e blocchi anti-spam da parte dei provider di posta elettronica.
- Migliore conformità alle normative: Mantenendo una mailing list pulita e priva di record duplicati, si otterrà una maggiore conformità alle leggi sulla protezione dei dati.
Metodi e strumenti per l’identificazione e la rimozione di email duplicate
È possibile utilizzare uno o più metodi, manuali o automatici, per rimuovere le e-mail duplicate dagli elenchi di contatti e-mail. L’importante è eliminare i record duplicati.
Ovviamente, optare per soluzioni automatizzate non solo vi farà risparmiare tempo e fatica, ma sarà anche molto più affidabile.
Le basi: rimuovere i record duplicati in MS Excel
Partendo dalle basi, se non avete ancora una piattaforma di email marketing o un CRM e i vostri contatti sono tutti raccolti in un foglio Excel, nessun problema: potete rimuovere i record duplicati con pochi clic. Date un’occhiata:
In Microsoft Excel, selezionare le colonne di dati, fare clic sulla scheda “Dati” e quindi sull’opzione “Rimuovi duplicati”. Nella finestra che appare, selezionare la colonna con i dati duplicati e fare clic su “OK”. Il risultato verrà visualizzato senza i record duplicati. È semplicissimo.
Sistemi specializzati
È possibile utilizzare piattaforme che dispongono già di soluzioni per eliminare o prevenire i dati duplicati. Di solito si tratta di sistemi CRM o di e-mail marketing.
Queste piattaforme dispongono di funzionalità di organizzazione dei dati che eliminano i dati duplicati o li aggregano in un unico record.
Tuttavia, consigliamo anche strumenti di verifica automatica delle e-mail come SafetyMails. Quando caricate le vostre mailing list per la verifica, non solo rimuove le e-mail non valide, le spamtrap, le e-mail temporanee e altro ancora, ma rimuove anche i record di e-mail duplicate. Il tutto automaticamente.
Le migliori pratiche per evitare email duplicate
Ogni giorno, cercate di adottare alcune misure per evitare la duplicazione dei dati, in particolare quelli relativi alle e-mail.
- Standardizzazione della raccolta dati: assicurarsi che le landing page, i moduli e i sistemi di registrazione siano preparati a gestire i dati duplicati. Anche la standardizzazione della raccolta è importante, perché evita che dati simili vengano inseriti in modi diversi o con errori, ma relativi allo stesso record. Definite anche i dati che non possono essere ripetuti, come l’e-mail. Quando viene creato un record duplicato, è necessario elaborarlo e utilizzarlo per alimentare i record esistenti.
- Attenzione alla sincronizzazione dei dati: Quando si ottengono dati da diverse fonti, è necessario definire quali dati non possono essere duplicati e anche cosa devono fare i sistemi o i database quando si verificano eventi di questo tipo: ignorare, cancellare o unire.
- Audit e pulizia periodica degli elenchi: È importante pianificare routine periodiche di pulizia e verifica delle e-mail per rimuovere le e-mail non valide e dannose, nonché i record duplicati.
Conclusione
La rimozione delle e-mail duplicate dai vostri elenchi di contatti è importante per ottimizzare le vostre campagne di e-mail marketing, proteggere la vostra reputazione di mittente ed evitare costi inutili.
La presenza di duplicati non solo influisce negativamente sulla deliverability e sulle metriche di conversione, ma può anche portare a reclami per spam, danneggiando la reputazione del mittente a lungo termine.
L’adozione di strumenti specializzati e di buone pratiche di raccolta e verifica dei dati consente alla vostra mailing list di rimanere efficiente e accurata. L’implementazione di queste routine di verifica porterà risultati diretti per il ROI delle vostre campagne.
FAQ
Duplicate emails are email addresses that appear more than once in a contact list. Although they may seem harmless, they can distort email campaign metrics, increase operating costs and result in a bad experience for the recipient, who may end up complaining about spam. This damages your reputation and directly affects the deliverability of your messages.
Duplicate emails often arise from human error, such as manually entering data without duplicate control, or from the inadequate integration of different CRM and marketing systems, which do not properly synchronize data. Importing lists from different sources without proper filtering is also a recurring cause of duplicate records.
Keeping duplicate emails can result in multiple negative consequences, including increased costs, as many email platforms charge for sending volume. In addition, duplication damages the sender’s reputation, as sending identical messages to the same recipient can result in spam reports and blocks from email providers, as well as damaging open and conversion rates.
Duplicate emails can be removed manually using tools such as Microsoft Excel or by using specialized email marketing and CRM platforms that have automated features to detect and eliminate duplicates. Email verification tools such as SafetyMails also offer an automated solution that identifies and removes duplicates, making the process fast and reliable.
To avoid duplicate emails, standardize data collection on forms and landing pages, ensuring that the email field is unique. Also, be careful when synchronizing databases from different sources and carry out periodic audits of mailing lists to ensure that they are always clean, up-to-date and free of duplicates.