Come evitare che le e-mail importanti finiscano nella cartella spam

Una cartella spam che riceve messaggi importanti è un segno di danno per l’azienda.

Infatti, anche se i mittenti adottano le migliori pratiche di invio, c’è sempre la possibilità che i messaggi vengano inoltrati per errore nella cartella spam. E voi potreste rimanere senza i vostri messaggi importanti.

Questo accade perché gli algoritmi non sono perfetti. Per questo motivo è bene controllare regolarmente la casella di spam per evitare di perdere messaggi importanti. È necessario controllare sempre la casella per verificare che non vi siano messaggi persi.

Tuttavia, anche il metodo manuale di controllare la casella di spam alla ricerca di messaggi importanti è difettoso. Esistono però dei modi per configurare il filtro antispam in modo da renderlo più assertivo.

Questo è ciò che vedremo nel prossimo paragrafo!

Configurazione del filtro anti-spam

Tutti gli ISP hanno una sezione di impostazioni in cui è possibile aggiungere regole specifiche per l’inoltro di e-mail importanti in modo che non finiscano nella cartella dello spam.

È possibile personalizzare le regole in modo che il filtro sia attivo per determinate parole nell’oggetto o per domini specifici. È inoltre possibile identificare i messaggi rilevanti che sono stati classificati erroneamente come spam.

Il filtro funziona in base alle regole impostate. Di seguito è riportata una breve guida per migliorare le impostazioni dei provider più diffusi.

• Gmail: quando si apre un messaggio, fare clic sui tre punti a destra e scegliere “filtra i messaggi come questo”. Trovate il campo “Da” e digitate il dominio. In questo modo, si crea una regola per filtrare tutte le e-mail inviate dal dominio digitato nella casella di posta.
• Outlook: quando si apre la scheda “Home”, fare clic su “Regole”. Outlook visualizzerà le regole suggerite in base al messaggio più recente, ma è possibile definire altre regole facendo clic su “Gestisci regole e avvisi”.
• Apple Mail: quando si apre la scheda “Posta”, fare clic su “Preferenze e regole” per aggiungere le parole dell’oggetto e altri criteri di filtraggio.

Finora abbiamo visto come un’email rilevante nella cartella spam possa danneggiare l’utente, ma cosa significa questo per gli email marketing?

Se utilizzate le e-mail come canale di comunicazione, restate sintonizzati per i prossimi consigli!

Come i messaggi nella casella di posta elettronica indesiderata danneggiano i professionisti

Ogni provider di posta elettronica ha le sue regole specifiche per separare le e-mail rilevanti dallo spam.

Quando si pensa a un provider di posta elettronica gratuito (Gmail, per esempio), in realtà viene offerto gratuitamente agli utenti, ma è tutt’altro che gratuito. Questo perché, per funzionare, deve sostenere una struttura molto costosa: un centro dati con numerosi server, costi energetici, team, bande di connessione, ecc.

Per questo motivo, un messaggio non autorizzato dal destinatario (che può essere una pubblicità, un tentativo di phishing o la diffusione di fake news), che finisce nella cartella spam, diventa un costo senza ritorno per il provider, in quanto difficilmente verrà letto e dovrà comunque essere archiviato, generando un aumento dei costi del datacenter – e il provider ha bisogno di un pubblico e di rilevanza.

I criteri per identificare i messaggi irrilevanti o dannosi stanno diventando sempre più rigidi e, come già detto, variano da provider a provider.

I criteri da rispettare sono essenzialmente 6:

• Layout: tutti gli aspetti della vostra e-mail, come l’oggetto, i testi, i tipi di immagini, la distribuzione dei contenuti, i collegamenti ipertestuali. Valutiamo tutti gli aspetti.
• Volume di invio: non inviate grandi volumi di email, soprattutto se non avete una storia di questo tipo. Il provider conosce il vostro numero medio di invii e si aspetta che le variazioni negli invii non siano grandi.
• Bounce: non permettete che più del 3% delle e-mail della vostra mailing list non sia valido, perché potreste essere bloccati completamente e le e-mail già consegnate saranno inviate alla cartella spam.
• Trappole per spam: niente trappole per spam nella vostra mailing list, non se ne parla.
• Autenticazioni: verificate che le vostre e-mail siano inviate con le autenticazioni corrette configurate (SPF, DKIM, DMARC).
• Reclami: evitate i reclami per spam da parte degli utenti che cliccano sul pulsante “questo è spam” nelle vostre webmail.

In pratica, diamo qualche consiglio più diretto

Quando realizzate le vostre campagne e-mail, evitate:

• Maiuscole nell’oggetto: NON SCRIVERE COSÌ.
• Menzionare il denaro nell’oggetto: “money”, “$” ecc.
• Evitare il 100% di contenuti basati su immagini. Distribuite testo e immagini in un rapporto 60% / 40%.
• Utilizzate immagini leggere e compresse (esistono siti web appositi).
• Non copiate mai i layout di altre aziende.
• Evitare indirizzi di mittenti come “noreply”; non utilizzare mai mittenti inesistenti e non utilizzare mai email gratuite come mittenti (Gmail, ad esempio).

Come le email non valide sono un problema anche per i provider

Un altro tipo di e-mail odiato dagli ISP: le e-mail non valide (o bounce). In questo caso, il cattivo non è l’archiviazione, ma il tempo speso dal provider in connessioni e protocolli per gestire messaggi che non verranno mai consegnati, creando difficoltà e colli di bottiglia nei loro processi.

Per questo motivo gli ISP tendono a essere molto aggressivi con le e-mail non valide, bloccando il mittente e inserendolo in una blacklist. Basta il 3% delle e-mail non valide per farlo. In altre parole, il provider vi classifica come spammer.

Pertanto, per evitare problemi di e-mail non valide e spamtrap (tra gli altri tipi di e-mail dannose), si consiglia di controllare le e-mail prima di inviarle.

Come la convalida delle e-mail può evitare che un messaggio finisca nella cartella spam

La convalida delle e-mail è un servizio specializzato nella pulizia delle liste di e-mail.

Il processo avviene identificando le e-mail dannose e i bounce, che vengono esclusi dal verificatore.

In questo modo l’email marketing ha la possibilità di aumentare i tassi di deliverability delle proprie campagne.

Le liste senza bounce non sono bloccate dai provider e quindi hanno maggiori possibilità di raggiungere le caselle di posta dei destinatari.

L’opposto accade con le basi che non passano attraverso il validatore di email. Di conseguenza, le liste contengono molto spam, danneggiando la reputazione del mittente presso i provider di posta elettronica.

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