Cosa significa quando un’email viene respinta?

Cosa significa quando un’email viene respinta? La vita quotidiana di chi lavora con le campagne di email marketing è piena di sfide e si accompagna a innumerevoli termini che si riferiscono a tutti gli aspetti più importanti di questa attività.

Tassi di consegna, oggetto e preheader, CTR, CTA, posizionamento nella casella di posta e blacklist sono solo alcuni di questi termini.

Ma tra i termini più temuti dai digital marketer c’è il bounce delle email, ovvero quando un messaggio di posta elettronica non viene consegnato con successo al provider (ESP).

Per questo motivo, capire cosa significa quando un’email viene respinta è essenziale per qualsiasi strategia di marketing digitale. In questo articolo scoprirai il concetto di email rimbalzate, i loro tipi e come possono influire sulle tue campagne di email marketing.

Cosa significa che un’email è stata respinta?

Per farla breve: un’e-mail è considerata respinta quando non può essere consegnata al destinatario per qualsiasi motivo e ritorna al mittente.

Quando l’email viene inviata direttamente dal mittente tramite una webmail (da Yahoo!Mail, Gmail, Outlook.com, tra gli altri) o un software di posta elettronica (MS Outlook, Thunderbird, ad esempio), il messaggio può rimbalzare con un messaggio di consegna negativo, come “non c’è nessun utente con questo nome”.

I messaggi di conferma o di rifiuto sono solo una piccola parte del grande universo dei possibili messaggi SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Questo protocollo comunica tramite codici tra i server di invio e di ricezione. Per facilitare la comprensione agli utenti, questi codici sono accompagnati da messaggi di testo.

Eventuali fallimenti nelle procedure di consegna di un messaggio di posta elettronica sono previsti da un tipo di codice SMTP che spiega i problemi per consentire di attenuarli. Ad esempio, possiamo citare i fallimenti di comunicazione, i timeout, l’instabilità del server, i problemi di configurazione e molti altri.

In questo articolo ci concentreremo sui messaggi SMTP denominati soft bounce e hard bounce. Da qui, approfondiremo la nostra comprensione di “cosa significa quando un’e-mail viene respinta?”.

Cosa significa quando un’email viene respinta? Rimbalzo morbido e Rimbalzo duro

I motivi per cui un indirizzo e-mail può rimbalzare sono molto diversi, in quanto ci sono decine di ragioni che possono interferire con la capacità di consegna e ricezione tra i server e-mail (sia da parte del servizio di invio che da parte del servizio che riceve e archivia il messaggio).

Tuttavia, due ragioni sono più comuni e possono essere caratterizzate con maggiore facilità: i rimbalzi duri e i rimbalzi morbidi.

Rimbalzo morbido

Quando un’email viene rimbalzata a causa di problemi considerati temporanei, si parla di soft bounce.

In altre parole, abbiamo un soft bounce quando il problema di consegna può essere risolto in modo da poter effettuare nuovi tentativi di consegna allo stesso indirizzo e-mail in futuro.

Pertanto, i motivi di un rimbalzo morbido possono essere i seguenti:

• casella di posta piena
• problemi di connessione
• blocchi dovuti a blacklist
• blocchi dovuti a reclami per spam
• blocchi dovuti a contenuti o eccessi (in generale)
• errori o assenza di determinate configurazioni o autenticazioni

Poi, una volta risolti i problemi individuati, queste e-mail possono essere consegnate in genere nei tentativi futuri, poiché si tratta di motivi che possono essere corretti.

Esempi di messaggi soft bounce

Tecnicamente, i soft bounce sono messaggi come:

• Mailbox Full: 450 4.2.2 [email protected]: La casella di posta del destinatario è piena
• Server occupato: 421 4.3.2 Il server del destinatario è occupato. Riprova più tardi.
• La dimensione del messaggio supera: 452 4.3.1 [email protected]: La dimensione del messaggio supera la dimensione massima fissata del messaggio
• Errore del DNS: 450 4.1.2 [email protected]: Errore DNS. Riprova più tardi.
• Casella postale temporaneamente non disponibile: 451 4.2.1 [email protected]: Mailbox temporaneamente non disponibile. Riprova più tardi.
• Quota giornaliera superata: 451 4.7.1 Quota di invio giornaliera superata. Riprova domani.
• Bloccato dal filtro antispam: 451 4.7.0 Messaggio bloccato a causa di un contenuto simile allo spam. Controlla il tuo messaggio e riprova.
• IP nella lista nera: 451 4.7.1 [email protected]: Indirizzo del destinatario rifiutato: Il tuo indirizzo IP è nella lista nera.
• Contenuto filtrato: 451 4.3.0 Messaggio temporaneamente rifiutato dal filtro dei contenuti. Modifica il tuo messaggio e riprova.
• Punteggio di spam troppo alto: 451 4.7.1 Messaggio rifiutato a causa di un elevato punteggio di spam. Ti invitiamo a rivedere il contenuto del tuo messaggio.
• Dominio destinatario nella lista nera: 451 4.7.1 [email protected]: Dominio destinatario nella lista nera. Contatta il destinatario con altri mezzi.

Rimbalzo duro

Quando un’e-mail non viene consegnata per motivi che sono considerati di natura permanente e immutabile, si parla di hard bounce.

In altre parole: abbiamo un soft bounce quando un indirizzo e-mail non sarà mai in grado di ricevere messaggi, né ora né in futuro.

In questo modo, le email che sono considerate hard bounce:

• Non valido (sintassi non corretta)
• Non esiste (l’account e-mail non esiste)
• I domini non sono in grado di ricevere le e-mail (non è stato impostato un MX)

Quindi attenzione: poiché i problemi di hard bounce non possono essere risolti, non dovresti tentare di inviare nuovamente messaggi a questi indirizzi, perché ciò potrebbe avere un impatto negativo sul tuo email marketing.

Esempi di messaggi di rimbalzo

Tecnicamente, i rimbalzi difficili sono messaggi come:

• Utente sconosciuto: 550 5.1.1 [email protected]: Indirizzo del destinatario rifiutato: Utente sconosciuto nella tabella delle caselle postali virtuali.
• Mailbox Not Found: 550 5.1.1 [email protected]: L’indirizzo del destinatario non esiste.
• Dominio non trovato: 550 5.1.2 [email protected]: Nome host o dominio non trovato. Errore del servizio nomi per il dominio domain.com: Host non trovato
• Fallimento permanente: 550 5.1.1 L’account e-mail che hai cercato di raggiungere non esiste. Controlla che l’indirizzo e-mail del destinatario non contenga errori di battitura o spazi inutili.
• Mailbox disabilitata: 550 5.2.1 [email protected]: Indirizzo del destinatario rifiutato: La casella di posta è stata disabilitata
• Indirizzo rifiutato: 550 5.1.1 [email protected]: Indirizzo del destinatario rifiutato: Indirizzo non trovato
• Account disabilitato: 550 5.2.1 [email protected]: Casella postale disabilitata per questo destinatario
• Indirizzo e-mail non valido: 550 5.1.3 [email protected]: Indirizzo e-mail non valido

Impatto delle email respinte sui tassi di consegna

Un’alta frequenza di rimbalzo non è solo un problema pratico, con messaggi che semplicemente non sono stati consegnati. Al contrario.

Le email rimbalzate, oltre a danneggiare la tua reputazione di mittente e a influenzare negativamente i tuoi tassi di consegna, possono causare ulteriori danni ai tuoi risultati di vendita, con un forte effetto a cascata.

I provider di servizi di posta elettronica monitorano costantemente questi tassi e possono attivare meccanismi di blocco e altri tipi di punizioni, fino a considerarti uno spammer.

Cosa succede quando un’email viene rimbalzata?

Partiamo dall’inizio: cosa significa quando un’email viene respinta? Può essere visto come un sintomo di un problema o come il risultato di un problema. Spieghiamo meglio:

Il rimbalzo morbido può rappresentare un sintomo di problemi. Ad esempio, se il soft bounce avviene a causa di errori di configurazione o addirittura di timeout della connessione. Questo è un sintomo di negligenza per quanto riguarda la qualità tecnica dell’invio delle email, che verrà segnalato dai provider.

Tuttavia, quando il soft bounce avviene a causa di un blocco dovuto al numero eccessivo di messaggi inviati o perché il dominio di invio è già presente in una blacklist, allora è possibile affermare che questo soft bounce è una conseguenza o un risultato di problemi precedenti non risolti, come ad esempio invii di spam, alti tassi di reclamo, aumenti del volume giornaliero di invii, tra gli altri.

Quindi, possiamo dire che il soft bounce segnala dei problemi che devono essere corretti prima dei prossimi invii, altrimenti sempre più messaggi verranno bloccati e verranno intraprese altre azioni anti-spam (come le segnalazioni alle blacklist).

In secondo luogo: se le e-mail valide non vengono più consegnate a causa di problemi tecnici o comportamentali, un numero minore di destinatari sarà in grado di contattarti.

Terzo: i messaggi consegnati possono essere assegnati alla cartella spam invece che alla posta in arrivo.

Riepilogo dei problemi causati dai rimbalzi morbidi:

Ecco un elenco di alcuni dei problemi causati dai rimbalzi morbidi:

• Blocco
• Azioni sanzionatorie (invio di informazioni a liste nere)
• I messaggi non bloccati possono essere inviati alla cartella spam (bassa deliverability).
• Riduzione dei tassi di lettura, di clic e di conversione

Cosa succede quando un’email viene respinta?

Nel caso di rimbalzi difficili, i problemi sono più seri. Stai inviando campagne e-mail a indirizzi che non esistono (per vari motivi).

Quindi, quando un ISP rimbalza le email, avvia un conteggio che tiene conto del rapporto tra email valide e non valide nella tua campagna. Quando questo rapporto si avvicina al 3%, il provider di servizi e-mail (ESP) adotterà misure più severe.

In primo luogo, bloccheranno la tua campagna per un numero eccessivo di rimbalzi. In altre parole: i messaggi di hard bounce innescano un processo di soft bounce.

In altre parole, le tue email valide smettono di essere consegnate a causa di email non valide.
La seconda misura consiste nell’abbassare il tuo punteggio di reputazione (senderscore) e, in caso di recidiva, nel segnalare il tuo dominio e gli indirizzi IP alle blacklist.

Nei casi più gravi, il provider di posta elettronica potrebbe semplicemente smettere di consegnare le e-mail invece di bloccarle, il che sarebbe disastroso.

Riepilogo dei problemi causati dai rimbalzi difficili:

Questo è un elenco di alcuni dei problemi causati dai rimbalzi difficili:

• Blocco
• Azioni sanzionatorie (invio di informazioni a liste nere)
• I messaggi non bloccati possono essere inviati alla cartella spam (bassa deliverability).
• Interruzione della ricezione dei messaggi
• Drastica riduzione dei tassi di lettura, dei click e delle conversioni

Come ridurre la frequenza di rimbalzo

Come ridurre i rimbalzi morbidi

Per ridurre i soft bounce, è necessario identificare i messaggi di ritorno per sapere quali problemi devono essere risolti.

Quindi intraprendi le azioni necessarie. Ad esempio:

• Problemi di eccesso: se stai inviando troppe email, riduci la tua mailing list giornaliera. Se l’email è troppo pesante, modifica il codice html per rendere il messaggio più leggero.
• Indirizzi IP o domini nella lista nera: fai in modo che il record venga rimosso da tutte le liste nere in cui è presente. Puoi farlo su https://blacklistalert.org/
• Blocchi dei contenuti: esamina il contenuto dell’e-mail alla ricerca di parole inappropriate, collegamenti ipertestuali abbreviati o che puntano a siti dannosi, ecc.
• Blocchi tecnici: verifica le impostazioni SPF, DKIM e DMARC, sperimenta l’invio di campagne in orari diversi, ecc.

Come ridurre i rimbalzi difficili

Per ridurre o addirittura porre fine agli hard bounce, è possibile farlo PRIMA dell’invio di campagne di email marketing, evitando inutili penalizzazioni.

Quindi, adotta le seguenti misure:

• Presta attenzione ai punti di raccolta delle email: i moduli sulle landing page, sui punti vendita, tra gli altri, dovrebbero avere una critica alla sintassi delle email, così come una protezione Captcha.
• Conferma l’email: l’utilizzo di tecniche di double opt-in aiuta a prevenire la registrazione di email non valide, anche in casi involontari come i refusi.
• Utilizza una piattaforma di verifica delle email: le piattaforme di verifica possono rimuovere le email non valide (tra le altre cose) dalle mailing list, oltre a eseguire la verifica delle email in tempo reale sui moduli di registrazione.
• Rimuovere le email non impegnate: questi indirizzi email possono essere disattivati dopo un periodo di inattività.

SafetyMails offre un servizio di verifica delle email, rimuovendo le email non valide, le trappole dello spam, le email usa e getta/temporanee e altri tipi di email dannose per l’email marketing. Dispone inoltre di un’API per la verifica in tempo reale dei moduli.

Conclusione

Ora sai cosa significa quando un’e-mail viene respinta. Capire e gestire le email rimbalzate è fondamentale per il successo delle tue campagne di email marketing.

Seguendo le pratiche che ti consigliamo, puoi ridurre al minimo il numero di bounce e garantire una migliore consegna dei tuoi messaggi.

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