Remover e-mails duplicados de listas, seja para verificação ou para utilização em campanhas, é importante porque colabora com a melhoria da reputação do e-mail marketing, entregabilidade, suas principais métricas, resultados de conversão e ROI, assim como evita reclamações de spam e custos desnecessários.
As listas de e-mails são matéria-prima das ações de e-mail marketing e, por isso, demandam uma série de cuidados para a manutenção de sua qualidade, de modo a impactar positivamente o ROI, trazendo resultados concretos para as empresas.
Dessa forma, entre outras iniciativas que devem ser tomadas, a remoção de e-mails duplicados é uma delas.
Tabela de conteúdos
O que são e-mails duplicados?
E-mails duplicados são endereços de e-mail que aparecem mais de uma vez em uma lista de contatos. Veja que não falamos “duas vezes”, mas mais de uma vez. E, sim, há listas de e-mails com registros que aparecem dezenas de vezes.
Embora isso possa não parecer um problema a princípio, e até inofensivo, o fato é que e-mails duplicados podem causar problemas para campanhas de e-mail marketing, sua reputação e seus resultados.
Causas comuns de duplicação de e-mails
Os registros de e-mail podem ser duplicados em listas de contatos por razões diversas, como por exemplo:
- Erros humanos: ao inserir dados manualmente, sistemas ou planilhas podem não ter mecanismos de controle que evitem registros feitos em duplicidade.
- Importação de listas de diferentes fontes sem filtragem: ao realizar o upload e importação de listas de e-mails de diferentes fontes, é importante que alguns campos-chave sejam considerados para evitar duplicidade de dados. Como o endereço de e-mail é único, trata-se de um dos campos para esta finalidade.
- Falhas na integração de plataformas de CRM e Marketing: outro método que pode apresentar falhas é a integração entre plataformas. Eventualmente, ao inserir ou transferir dados, os registros podem ser duplicados. Cadastros repetidos vindos de landing pages é um dos exemplos mais comuns.
Como você pode ver, erros não são intencionais. Eles ocorrem devido a pequenas falhas ou negligências durante a programação.
Consequências de não remover e-mails duplicados
Listas de e-mails que não possuem o devido tratamento e remoção de e-mails duplicados causam diversos problemas para a empresa e para as suas ações de e-mail marketing:
Problemas para o e-mail marketing
Dentre os problemas que listas com e-mails duplicados podem trazer, estão:
- Percepção negativa do destinatário: ao receber múltiplas mensagens idênticas, os destinatários podem ficar com uma impressão negativa do seu negócio, de falta de organização e cuidado. Eventualmente, essa impressão pode se tornar um aborrecimento.
- Aumento das reclamações de spam: como o recebimento de várias mensagens idênticas pode irritar os destinatários, eles podem acionar os mecanismos de reclamação de spam, prejudicando a sua reputação. Além disso, os provedores de emails reconhecem esses envios múltiplos idênticos e podem aplicar filtragem antispam, bloqueando as suas mensagens.
- Problemas nas métricas de entregabilidade e abertura: à medida que você sofre com bloqueios e reclamações de spam, a reputação de remetente cai. Assim, os provedores começam a entregar mais mensagens na pasta de spam, o que é um problema de entregabilidade. Como menos mensagens são exibidas no inbox, ficam também reduzidas as interações de abertura dos destinatários, prejudicando o engajamento e os resultados de conversão.
- Custos aumentados: Enviar e-mails duplicados gera custos adicionais em plataformas de email marketing, especialmente em ferramentas pagas por volume.
Benefícios de remover e-mails duplicados
Como era de se esperar, os benefícios trazidos pela remoção de e-mails duplicados resolvem todas as dificuldades que poderiam ser encontradas, caso esse processo fosse ignorado.
Veja:
- Campanhas mais eficientes: com listas de contatos mais organizadas, métricas como a entregabilidade, taxa de abertura, CTR (Click-through rate) e conversões tendem a ser muito melhores.
- Economia de custos: sem e-mails duplicados, o tamanho dos bancos de dados armazenados em serviços de e-mail marketing e CRM é reduzido, podendo gerar economia.
- Melhor relacionamento: ao evitar o envio de e-mails desnecessários, também são evitados eventuais atritos e desgastes de relacionamento com os destinatários, ajudando a promover uma imagem de organização.
- Proteção da reputação do remetente: a remoção de e-mails duplicados evita o envio de múltiplas mensagens idênticas, evitando reclamações de spam e bloqueios antispam dos provedores de e-mails.
- Melhor conformidade com regulamentações: mantendo uma lista de e-mails limpa e livre de registros duplicados, há uma melhor conformidade relacionada às leis de proteção de dados.
Métodos e ferramentas para identificar e remover e-mails duplicados
Você pode fazer uso de um ou mais métodos, manuais ou automáticos, para a remoção de e-mails duplicados na suas listas de contatos de e-mail. O importante é ficar livre de registros duplicados.
Obviamente, optar por soluções automatizadas irá, além de economizar o seu tempo e esforço, ser muito mais confiável.
O básico: removendo registros duplicados no MS Excel
Começando pelo básico, se você ainda não possui uma plataforma de e-mail marketing ou um CRM e os seus contatos estão todos reunidos em uma planilha Excel, não há problemas: é possível remover os registros duplicados com apenas alguns cliques. Veja:
No seu Microsoft Excel, selecione as colunas de dados, clique na Aba “Dados” e, em seguida, na opção “Remover Duplicatas”. Na janela que será exibida, selecione a coluna que possui dados duplicados e clique em “OK”. O resultado será exibido em seguida, já sem os registros duplicados. Simples assim.
Sistemas especializados
Você pode fazer uso de plataformas que já possuem soluções de remoção ou prevenção contra dados duplicados. Normalmente são sistemas de CRM ou E-mail marketing.
Essas plataformas possuem funcionalidades de organizar dados que irão deletar dados duplicados ou irão agregar dados em um único registro.
Porém, também recomendamos ferramentas automatizadas de verificação de e-mails, como a SafetyMails. Ao fazer upload das suas listas de e-mails para verificação, além de remover e-mails inválidos, spamtraps, e-mails temporários, entre outros, ela também remove registros duplicados de e-mail. Tudo automaticamente.
Boas práticas para evitar a duplicação de e-mails
No dia-a-dia, procure adotar algumas medidas para evitar dados duplicados, principalmente os de e-mail.
- Padronização na coleta de dados: cuide para que landing pages, formulários e sistemas de cadastro estejam preparados para lidar com dados duplicados. Padronizar a coleta é importante também, porque evita dados semelhantes digitados de maneiras diferentes ou com erros, mas relacionados ao mesmo registro. Defina também os dados que não podem ser repetidos, como o e-mail. Quando um cadastro for feito em duplicidade, que ele seja tratado e utilizado para nutrir os registros já existentes.
- Cuidados ao sincronizar dados: Quando dados são obtidos de diversas origens, é preciso definir quais são os dados que não podem ser duplicados e também o que os sistemas ou bancos de dados precisam fazer quando houverem ocorrências dessa natureza: ignorar, apagar ou reunir.
- Auditorias e limpeza periódica de listas: É importante planejar rotinas periódicas de limpeza e verificação de e-mails, buscando remover e-mails inválidos, prejudiciais e também registros duplicados.
Conclusão
Remover e-mails duplicados de suas listas de contatos é importante para otimizar suas campanhas de e-mail marketing, proteger sua reputação como remetente e evitar custos desnecessários.
A presença de duplicações não apenas impacta negativamente suas métricas de entregabilidade e conversão, mas também pode levar a reclamações de spam, prejudicando a reputação do remetente a longo prazo.
A adoção de ferramentas especializadas, boas práticas de coleta e auditoria de dados, permite que a sua lista de e-mails permaneça eficiente e precisa. Implementar essas rotinas de verificação trará resultados diretos para o ROI de suas campanhas.
FAQ
E-mails duplicados são endereços de e-mail que aparecem mais de uma vez em uma lista de contatos. Embora pareçam inofensivos, podem distorcer métricas de campanhas de e-mail, aumentar custos operacionais e resultar em uma má experiência para o destinatário, que pode acabar reclamando de spam. Isso prejudica sua reputação e afeta diretamente a entregabilidade das suas mensagens.
Os e-mails duplicados geralmente surgem de erros humanos, como a inserção manual de dados sem controle de duplicidade, ou pela integração inadequada de diferentes sistemas de CRM e marketing, que não sincronizam adequadamente os dados. A importação de listas de fontes diferentes, sem a devida filtragem, também é uma causa recorrente de registros duplicados.
Manter e-mails duplicados pode resultar em múltiplas consequências negativas, incluindo aumento de custos, já que muitas plataformas de e-mail cobram por volume de envio. Além disso, a duplicação prejudica a reputação do remetente, pois o envio de mensagens idênticas para o mesmo destinatário pode resultar em denúncias de spam e bloqueios de provedores de email, além de prejudicar a taxa de abertura e conversão.
E-mails duplicados podem ser removidos manualmente através de ferramentas como o Microsoft Excel ou usando plataformas especializadas de e-mail marketing e CRM que possuem funcionalidades automatizadas para detectar e eliminar duplicatas. Ferramentas de verificação de e-mails, como a SafetyMails, também oferecem uma solução automatizada que identifica e remove duplicações, tornando o processo rápido e confiável.
Para evitar a duplicação de e-mails, padronize a coleta de dados em formulários e landing pages, garantindo que o campo de e-mail seja único. Além disso, tenha cuidado ao sincronizar bancos de dados de diferentes fontes e realize auditorias periódicas nas listas de e-mails para garantir que elas estejam sempre limpas, atualizadas e sem duplicatas.