Você com certeza já precisou fazer uma verificação rápida de email, seja para abordar corretamente um prospect a fim de realizar novas parcerias comerciais, seja para confirmar alguns emails para uma campanha de email marketing.
O fato é que emails inválidos nunca iniciaram uma relação ou converteram uma venda. Isto é, ter a segurança de estar enviando mensagens para endereços válidos de email é essencial para este canal digital.
Neste post, iremos abordar a verificação rápida de email e suas várias maneiras de ajudar você no seu dia a dia, seja com apenas um endereço de email ou com um bocado deles.
Tabela de conteúdos
Verificação rápida de email
Como o próprio nome diz, a intenção é buscar informações sobre a validade de um ou mais endereços de email de forma rápida.
Existem diversas formas de realizar esse procedimento, assim como existem diversos níveis de verificação, desde os mais superficiais até aqueles mais complexos.
Por fim, o objetivo é sempre o mesmo: confirmar rapidamente a possibilidade de enviar com sucesso uma mensagem de email para um endereço.
Como funciona a verificação rápida de emails
Embora seja muito veloz e confiável, a validação de um endereço de email é um processo complexo de muitas etapas. Vamos entender as quatro etapas mais importantes.
Verificações de sintaxe
A verificação de sintaxe de email irá fazer uma rápida leitura do endereço de email como está digitado, analisando se é formado pelas três partes básicas (local-part ou usuário, sinal de @ e domínio).
Essa validação também irá checar se a construção desse endereço de email não possui caracteres que o invalidem, como ponto-e-vírgula, sinal de @ duplicado, espaços em branco ou outros caracteres não permitidos.
Essa pode ser considerada a validação mais simples de todas, também conhecida como crítica de email, que pode ser aplicada facilmente em formulários de cadastro.
Análises de domínios
Se a verificação de sintaxe tiver sucesso, é hora de saber se o domínio informado no endereço de email é programado e capaz de receber mensagens de email.
Como dissemos no nosso post que fala sobre o formato correto de um endereço de email, o domínio deve ter a capacidade de processar, receber, enviar e armazenar mensagens de email, possuir configurações de DNS (Domain Name System), assim como o MX (Mail Exchange) devidamente configurado.
Verificações de usuário
Finalmente, após as validações de sintaxe e verificação de domínio, é hora de realizar testes para confirmar a existência do usuário (local-part) no domínio indicado.
Para isso, os algoritmos de verificação trabalham com diversas etapas de confirmação, a fim de dizer se um usuário está cadastrado e é capaz de receber mensagens de email. Em outras palavras, confirmar se o email existe.
Verificações de segurança
Porém, apenas confirmar a existência de um endereço de email não é suficiente para que você possa enviar mensagens para ele. Isso porque existem endereços de email que, embora válidos, devem ser evitados a fim de que não se tornem problemas futuramente.
Por exemplo, existem endereços de email válidos que são spamtraps (ou honeypots) e, por essa razão, são extremamente prejudiciais para a reputação do email marketing. Esses emails não possuem usuários reais (pessoas) e servem apenas para capturar spammers.
Existem ainda emails corporativos que devem ser evitados, como os role-based (vendas@, contato@, entre outros). Isso porque esses emails podem ser apenas um serviço de lista de distribuição, sem relação direta com um único usuário, o que pode causar também problemas de reputação por causa de reclamações de spam (complaints). Por isso, só envie mensagens para emails role-based se tiver certeza de que existe um usuário conhecido que esteja esperando por mensagens suas.
Um terceiro tipo de email a ser evitado são os junk email: endereços de email com caracteres de usuário gerados randomicamente ou com palavras e termos que devem ser evitados, como palavrões.
Ferramentas de verificação rápida de email podem ser úteis para fazer todo esse processo de análise, assim como oferecer alertas contra esses tipos prejudiciais de endereços.
Tipos de verificação rápida de email disponíveis
Engana-se quem pensa que um serviço desse tipo é simplesmente um método de consulta unitário e manual de endereços de emails. Existem mais formas de fazer consultas. Vamos conhecê-las.
Consulta individual de emails
O primeiro e mais comum tipo desse serviço. Aqui sim, o processo é manual e pode ser unitário ou limitado em quantidade.
Para utilizá-lo, basta digitar o endereço de email pretendido e clicar na opção de processamento. O resultado normalmente é apresentado diretamente na tela, como no exemplo a seguir.
Existe também a possibilidade de realizar uma consulta de mais de um endereço de email, através da função copy-paste do seu teclado.
Consulta de listas de emails
Um processo de verificação de emails, não tão rápido e simples quanto o primeiro, mas ainda assim bastante eficaz, é a consulta de listas de emails, que faz uma análise mais profunda dos endereços de email.
Este tipo de funcionalidade é oferecida para quem precisa validar rapidamente um grande volume de emails. Em alguns casos até mesmo milhões deles de uma só vez.
O fato é que o conceito de velocidade pode também significar resolver uma enorme quantidade de dados de forma automatizada, facilitando a vida dos profissionais de bancos de dados, CRM e marketing. E é isso que o que ficou convencionado chamar de “bulk verification” faz.
O usuário do serviço faz upload de um arquivo contendo os endereços de email que deseja verificar e a SafetyMails faz esse serviço, entregando um relatório completo ao final da análise.
Consulta de emails em tempo real
Se estamos falando em ganhar tempo e escala, que tal deixar que nossos contatos façam eles mesmos a validação dos seus endereços de email de forma rápida?
No modelo de consulta individual em tempo real, um código de API é instalado em formulários de cadastro, por exemplo. A partir daí, o visitante, ao acessar o website e digitar o seu endereço de email, tem o seu email verificado em tempo real. Se for necessária alguma correção, ele é alertado diretamente na tela, como no exemplo abaixo.
Esse procedimento de consulta de emails em tempo real pode ser utilizado de diversas maneiras além do formulário de cadastro passivo. Ele também pode ser utilizado de forma ativa em terminais de lojas físicas, por exemplo, garantindo que o atendimento a novos clientes permita um pós-venda com maior sucesso e relacionamento.
Verificação rápida de email gratuita
Se você está com pressa e uma demanda pequena de checagem de endereço de email, por que não fazer isso gratuitamente?
A SafetyMails oferece no seu website uma ferramenta de verificação de emails gratuita. Basta acessar o endereço do site, digitar o endereço de email e clicar em “Verificar”. O resultado aparece gratuitamente na tela em menos de um segundo e você pode seguir com o seu trabalho.
Quais são os benefícios reais da verificação rápida de emails
Obviamente, o primeiro benefício é o fato de poder enviar mensagens para endereços de email que estarão aptos a receber as suas mensagens, aumentando as suas chances de sucesso.
Mas, além disso, existem outros benefícios.
Redução de bounce rates
Pense em uma campanha de email marketing de vendas, por exemplo. Uma lista enorme de emails para prospecção, ou novo lançamento, enviada para centenas, talvez milhares, de endereços de email.
De repente, você busca os relatórios de desempenho do seu email marketing na sua plataforma de envios e descobre uma infinidade de mensagens não entregues devido a hard bounces (emails inválidos). E também uma série de emails não entregues por problemas relacionados a isso (soft bounces). Desastroso, não?
A remoção antecipada de hard bounces irá colaborar para que mais mensagens sejam entregues com sucesso. Se esse processo for feito antecipadamente, durante o cadastro desses emails, melhor ainda: haverá o máximo aproveitamento do seu custo por lead (CPL) e taxas ainda maiores de sucesso.
Proteção contra fraudes
A verificação de email em tempo real ajuda a impedir que contas sejam registradas utilizando endereços de email descartáveis (ou burner email), que podem ser utilizados para atividades fraudulentas no seu website, além do prejuízo de que ao serem descartados, esses endereços de email se tornam hard bounces, prejudicando a sua reputação de enviador.
Melhoria da entregabilidade
Provedores de serviços de emails possuem regras bastante severas quando o assunto são os emails inválidos (ou hard bounces). Taxas de apenas 3% já podem levar a bloqueios de mensagens e inclusão do remente (endereço IP e domínio) em listas de bloqueios, levando a queda de reputação.
Além disso, a remoção de eventuais endereços de email prejudiciais (como temporários ou spamtraps) permitirá que a sua reputação de enviador fique protegida.
Por isso, a verificação de emails pode ajudar a reduzir essas taxas de bounces, sendo muito positivo para o inbox placement das suas mensagens de email.
Onde usar a verificação rápida de email
Além do seu dia-a-dia, existem diversas aplicações práticas que podem dar um ganho de produtividade e aproveitamento aos dados gerados todos os dias.
- Formulários de cadastro: uma API de verificação em tempo real pode contribuir para uma geração de leads muito mais eficaz, evitando erros comuns de digitação, assim como a utilização de endereços de email prejudiciais;
- Apps: os mesmos benefícios atingidos em formulários de cadastro podem ser obtidos em aplicativos e serviços SaaS, em aberturas de contas de teste (trial) por exemplo.
- Pontos de venda: muitos profissionais podem cometer pequenos erros ao realizar o cadastro de novos clientes em pontos de vendas. Por isso, incluir verificação rápida de emails em tempo real nos terminais de trabalho desses profissionais fornece uma camada extra de confiabilidade na qualidade dos registros inseridos nos sistemas, levando a serviços de pós-venda mais eficazes em termos de estabelecimento de contato.
Conclusão
A verificação rápida de emails é uma ferramenta útil para qualquer estratégia de marketing digital ou vendas por email. Ela garante que as mensagens enviadas alcancem destinatários reais, otimizando esforços e tempo.
Evitar emails inválidos, spamtraps e endereços corporativos de alto risco ajuda a proteger a reputação de quem envia e a aumentar as taxas de entrega e conversão.
Por isso, implementar esses métodos em diferentes pontos de contato, como formulários de cadastro, aplicativos e pontos de venda, pode melhorar significativamente a qualidade dos dados e a eficácia das campanhas.
Em resumo, esse tipo de ferramenta colabora com as suas relações comerciais e maximiza o retorno sobre investimento em marketing.
FAQ
A verificação rápida de emails auxilia na identificação e remoção de endereços inválidos antes do envio de campanhas. Isso reduz a incidência de hard bounces e, consequentemente, soft bounces. Com menos bounces, a taxa de entrega melhora significativamente, otimizando o desempenho das campanhas.
Enviar emails para endereços corporativos role-based, como vendas@ ou contato@, pode ser arriscado porque esses endereços são geralmente destinados a listas de distribuição. Eles não têm um único destinatário e podem resultar em reclamações de spam, prejudicando a reputação do remetente.
Ela pode impedir que endereços de email descartáveis sejam utilizados para criar contas com objetivos fraudulentos em seu sistema. Ao validar os endereços no momento do cadastro, é possível estimular que os emails fornecidos sejam válidos e pertencentes a usuários reais, evitando atividades fraudulentas e protegendo a integridade dos dados.
Integrar uma API de consulta de emails em formulários de cadastro oferece benefícios como a correção de erros de digitação em tempo real e a eliminação de endereços de email prejudiciais. Isso resulta em uma base de dados mais limpa e eficiente, facilitando campanhas de email marketing mais eficazes e melhorando a taxa de conversão de leads.
A verificação rápida de emails contribui para a melhoria da entregabilidade ao assegurar que os emails enviados sejam direcionados a endereços válidos e ativos. Ao evitar o envio para endereços inválidos, temporários ou spamtraps, a reputação do remetente é protegida, evitando bloqueios de provedores de serviços de email e melhorando a posição das mensagens na caixa de entrada dos destinatários.