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Como deixar mensagens importantes fora da caixa de spam email

Caixa de spam email recebendo mensagens importantes é sinal de prejuízo nos negócios.

Por mais que os filtros antispam estejam configurados, sempre há a possibilidade de encaminhamento errado de emails.

Isso acontece porque os algoritmos não são perfeitos. Por isso, é prudente que haja verificação periódica da caixa de spam email, a fim de evitar a perda de alguma mensagem importante. Afinal, quem nunca deu uma olhadinha lá?

Porém, esse sistema de confirmar “no olho” se há mensagens de valor na caixa de spam também é falho. Mas existem formas de habilitar o filtro antispam para ser mais assertivo.

É o que veremos a seguir!

Configurando o filtro antispam

Todos os provedores têm uma seção de configurações, e é lá que você pode adicionar regras específicas de encaminhamento de emails importantes, para que eles não acabem na caixa de spam.

Você pode personalizar as regras para que o filtro fique ativo para determinadas palavras no assunto do email, ou ainda, para domínios específicos. Há ainda a opção de identificar mensagens relevantes que foram etiquetadas erroneamente como spam.

O filtro funciona de acordo com as regras que você determinar. Listamos abaixo, um pequeno guia para você acertar as configurações dos provedores mais conhecidos.

  • Gmail: ao abrir uma mensagem, clique nos três pontos à direita, opte por “filtrar mensagens como esta”. Encontre o “De” e digite o domínio. Assim, você está criando uma regra para filtrar para a caixa de entrada todos os emails enviados pelo domínio que você digitou.
  • Outlook: ao abrir a aba “Início”, clique em “Regras”. O Outlook vai exibir sugestões de regras baseadas na mensagem mais recente, mas você pode definir outras normas clicando em “Gerenciar regras e alertas”.
  • Apple mail: ao abrir a aba “Correio”, clique em “Preferências e regras” para adicionar palavras da linha de assunto e outros critérios de filtragem.

Até agora, vimos como um email relevante na caixa de spam pode prejudicar o usuário, mas o que isso representa para os profissionais de email marketing?

Se você utiliza o email como canal de comunicação, fique atento às próximas dicas!

Como mensagens na caixa de spam email prejudicam os profissionais

Cada provedor de email tem suas regras específicas para separar os emails relevantes dos spams.

Quando se pensa em provedor de email gratuito (Gmail, por exemplo), na verdade, ele não é gratuito porque, para que ele atue, é preciso um item fundamental: banda larga.

E utilização de banda larga gera custos. Por isso, uma mensagem não autorizada pelo destinatário (que pode ser uma propaganda, uma tentativa de phishing ou a disseminação de uma fake news), consome banda larga, ou seja, dinheiro do provedor.

Para evitar custos com mensagens irrelevantes para o usuário, os provedores criaram filtros especializados em detectar spams. E ainda assim, esse tipo de email consome banda, pois precisa ser despachado para uma pasta específica.

Os critérios para identificar mensagens irrelevantes ou prejudiciais estão cada vez mais rígidos e, conforme dito anteriormente, variam de provedor para provedor.

Veja a seguir alguns motivos gerais que levam emails comuns a serem considerados spams:

  • Palavras exageradas na linha de assunto: “dinheiro”, “grátis” etc.
  • Complaints (quando o usuário clica no botão “isto é spam”, mesmo que o email não seja).
  • Conteúdos com muitas imagens e pouco texto, ou vice-versa (a configuração ideal são textos consumindo 60% do corpo do email para 40% de imagens).
  • Emails contendo imagens pesadas (o limite são 500kb para todo o email).
  • Dimensões acima de 600 pixels de largura.
  • Endereço falso ou inexistente.

Este último item é o mais frequente e explica o que e spam email para a maioria dos profissionais de email marketing.

Endereços falsos ou inexistentes são emails inválidos que se configuram em bounces, ou seja, emails com erro que os filtros antispam identificam rapidamente.

Listas de email marketing que apresentam bounces sofrem bloqueio, e o IP do remetente é classificado como spammer.

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Como evitar que uma mensagem vá para a caixa de spam email

A validação de emails é um serviço especializado na higienização de listas de emails.

O processo ocorre através da identificação de emails prejudiciais e bounces, que são excluídos pelo verificador.

Assim, profissionais que trabalham com marketing por email tem a chance de aumentar as taxas de entregabilidade das campanhas.

Listas sem bounces não sofrem bloqueios dos provedores e, por consequência, conseguem chegar até a caixa de entrada dos destinatários.

O contrário acontece com bases que não passam pelo validador de emails. Dessa forma, as listas comportam inúmeros spams, prejudicando a reputação do remetente junto aos provedores de email.

FAQ

Por que recebemos mensagens importantes na caixa de spam?

O algoritmo dos filtros antispam não é perfeito, e por isso, é necessário que se cheque a caixa de spam regularmente, a fim de se evitar a perda de mensagens importantes. Os filtros que não são configurados manualmente também levam mensagens erradas para a caixa de spam.

Como configurar manualmente o filtro antispam para direcionar as mensagens importantes para a caixa de entrada?

Inserindo regras que contêm determinadas palavras na linha de assunto, ou ordenar que sejam recebidas mensagens enviadas por domínios específicos, entre outras normas a serem ditadas pelo usuário.

O que é considerado spam pelo provedor de email?

Cada provedor tem um critério de classificação de spam, porém, em linhas gerais, são considerados emails prejudiciais as mensagens que contém imagens pesadas, ou que excedam o limite de largura de 600 pixels.

Conteúdos que fogem ao padrão de 60% de textos para 40% de imagens, linhas de assunto contendo palavras exageradas e emails inválidos (principalmente) também são classificados como spams.

O que é bounce?

Bounce é um email com erro que não pode ser entregue por motivos temporários ou permanentes. Os motivos temporários (também chamados de soft bounces) são caixa cheia, servidor fora do ar, entre outras razões momentâneas.

Já os hard bounces são os erros mais graves que impedem a entrega do email de forma permanente. Daí a denominação “hard”, pois são endereços inválidos que se configuram em spams.

Como a validação de emails colabora com o direcionamento das mensagens para a caixa de entrada?

Listas de emails higienizadas não possuem bounces. Com isso, os provedores não têm motivos para bloquear as mensagens, direcionando-as para a caixa de entrada dos destinatários.