Caixa de spam email recebendo mensagens importantes é sinal de prejuízo nos negócios.
Isso acontece porque, mesmo que os remetentes adotem as melhores práticas de envio, sempre existe a possibilidade de encaminharem mensagens para a caixa de spam por engano. E você pode ficar sem suas mensagens importantes.
Isso acontece porque os algoritmos não são perfeitos. Por isso, é prudente que haja verificação periódica da caixa de spam email, a fim de evitar a perda de alguma mensagem importante. Você deve sempre checar esta caixa em busca de mensagens perdidas.
Porém, esse método manual para verificar se há mensagens de valor na caixa de spam também é falho. Mas existem formas de configurar o filtro antispam para ser mais assertivo.
É o que veremos a seguir!
Tabela de conteúdos
Configurando o filtro antispam
Todos os provedores têm uma seção de configurações, e é lá que você pode adicionar regras específicas de encaminhamento de emails importantes, para que eles não acabem na caixa de spam.
Você pode personalizar as regras para que o filtro fique ativo para determinadas palavras no assunto do email, ou ainda, para domínios específicos. Você ainda tem a opção de identificar mensagens relevantes que foram classificadas erroneamente como spam.
O filtro funciona de acordo com as regras que você determinar. Listamos abaixo, um pequeno guia para você melhorar as configurações dos provedores mais conhecidos.
- Gmail: ao abrir uma mensagem, clique nos três pontos à direita, opte por “filtrar mensagens como esta”. Encontre o campo “De” e digite o domínio. Assim, você está criando uma regra para filtrar para a caixa de entrada todos os emails enviados pelo domínio que você digitou.
- Outlook: ao abrir a aba “Início”, clique em “Regras”. O Outlook vai exibir sugestões de regras baseadas na mensagem mais recente, mas você pode definir outras normas clicando em “Gerenciar regras e alertas”.
- Apple mail: ao abrir a aba “Correio”, clique em “Preferências e regras” para adicionar palavras da linha de assunto e outros critérios de filtragem.
Até agora, vimos como um email relevante na caixa de spam pode prejudicar o usuário, mas o que isso representa para os profissionais de email marketing?
Se você utiliza o email como canal de comunicação, fique atento às próximas dicas!
Como mensagens na caixa de spam email prejudicam os profissionais
Cada provedor de email tem suas regras específicas para separar os emails relevantes dos spams.
Quando se pensa em provedor de email gratuito (Gmail, por exemplo), na verdade, ele é oferecido gratuitamente aos usuários, mas está longe de ser grátis. Isso porque, para que ele atue, é preciso sustentar uma caríssima estrututa: datacenter com inúmeros servidores, custos de energia, equipes, bandas de conexão, etc.
Por isso, uma mensagem não autorizada pelo destinatário (que pode ser uma propaganda, uma tentativa de phishing ou a disseminação de uma fake news), que acaba sendo direcionada para a caixa de email spam, torna-se um custo sem retorno para o provedor, pois dificilmente será lida e terá que ser armazenada mesmo assim, gerando aumento de custos de datacenter – e o provedor precisa de audiência e relevância.
Os critérios para identificar mensagens irrelevantes ou prejudiciais estão cada vez mais rígidos e, conforme dito anteriormente, variam de provedor para provedor.
Existem, basicamente, 6 critérios a ser observados:
- Layout: todos os aspectos do seu email, como linha de assunto, textos, tipos de imagens, distribuição do conteúdo, hyperlinks. Vamos avaliar todos os aspectos.
- Volume de envio: não faça grandes volumes de envio de emails, especialmente se você não tem esse histórico. O provedor conhece a sua média de envios e espera que as variações de envio não sejam grandes.
- Bounces: não permita que mais de 3% dos emails em sua lista de envio sejam inválidos, pois você poderá ser totalmente bloqueado e os emails já entregues serão destinados à caixa de spam.
- Spamtraps: não possua spamtraps na sua lista de emails, de jeito nenhum.
- Autenticações: verifique se os seus emails estão sendo enviados com as devidas autenticações configuradas corretamente (SPF, DKIM, DMARC)
- Complaints: não tenha reclamações spam de usuários clicando no botão “isto é spam” dos seus webmais.
Na prática, vamos dar algumas dicas mais diretas
Ao fazer suas campanhas de email, evite:
- Caixa alta na linha de assunto: NÃO ESCREVA ASSIM.
- Menção a dinheiro na linha de assunto: “dinheiro”, “$” etc.
- Evite conteúdos feitos 100% em imagem. Distribuia textos e imagens em uma proporção 60% / 40%.
- Utilize imagens leves e comprimidas (existem sites pra esse fim).
- Jamais copie layouts de outras empresas.
- Evite endereços de remetente como “noreply”; jamais utilize remetentes inexistentes e nunca use emails gratuitos como remetente (Gmail, por exemplo).
Note como emails inválidos também são um problema para os provedores
Outro tipo de email detestado pelos provedores: emails inválidos (ou bounces). Aqui, o vilão não é o armazenamento, mas o tempo gasto pelo provedor em conexões e protocolos para lidar com mensagens que jamais serão entregues, criando dificuldades e gargalos nos seus processos.
Por isso, os provedores costumam ser bastante agressivos com emails inválidos, bloqueando o remetente e colocando-o em uma blacklist. Basta apenas 3% de emails inválidos para isso. Ou seja, você é classificado como um spammer para aquele provedor.
Entenda o impacto REAL dos emails inválidos nos resultados do seu email marketing assistindo ao nosso webinar!
Por isso, para evitar problemas com emails inválidos e spamtraps (entre outros tipos de emails prejudiciais), recomendamos a verificação de emails antes do envio.
Como a validação de emails pode evitar que uma mensagem vá para a caixa de spam email
A validação de emails é um serviço especializado na higienização de listas de emails.
O processo ocorre através da identificação de emails prejudiciais e bounces, que são excluídos pelo verificador.
Assim, profissionais que trabalham com marketing por email tem a chance de aumentar as taxas de entregabilidade das campanhas.
Listas sem bounces não sofrem bloqueios dos provedores e, por consequência, conseguem ter maiores chances de chegar até a caixa de entrada dos destinatários.
O contrário acontece com bases que não passam pelo validador de emails. Dessa forma, as listas comportam inúmeros spams, prejudicando a reputação do remetente junto aos provedores de email.
FAQ
O algoritmo dos filtros antispam não é perfeito, e por isso, é necessário checar a caixa de spam regularmente, a fim de evitar a perda de mensagens importantes. Os filtros que não são configurados manualmente também levam mensagens erradas para a caixa de spam.
Inserindo regras que contêm determinadas palavras na linha de assunto, ou ordenar que sejam recebidas mensagens enviadas por domínios específicos, entre outras normas a serem ditadas pelo usuário.
Cada provedor tem um critério de classificação de spam, porém, em linhas gerais, são considerados emails prejudiciais as mensagens que não seguem as melhores práticas do mercado relacionadas a layout, volume de envio, autenticações, bounces, complaints e spamtraps.
Bounce é um email com erro que não pode ser entregue por motivos temporários ou permanentes. Os motivos temporários (também chamados de soft bounces) são caixa cheia, servidor fora do ar, entre outras razões reversíveis.
Já os hard bounces são os erros mais graves que impedem a entrega do email de forma permanente. Isso porque esses endereços de email realmetne não existem.
Listas de emails higienizadas não possuem hard bounces (endereços de emails inválidos) e outros tipos de emails prejudiciais. Dessa maneira, os provedores podem ser mais amigáveis com o recebimento das mensagens.