Como saber se o email foi entregue

Como saber se o email foi entregue ao destinatário? Essa informação é indispensável, tanto para quem envia uma mensagem pessoal, como também para os profissionais que trabalham com campanhas de comunicação via emails.

E há também aqueles que enviam propostas comerciais, comunicações urgentes, dentre outros documentos corporativos. Em outras palavras, saber se o email foi entregue é essencial para o funcionamento de qualquer comunicação.

Nesse sentido, emails não entregues podem resultar em informações perdidas, desperdício de investimentos em campanhas e causar atrasos em projetos de empresas.

Nos parágrafos seguintes, vamos explorar as diferentes maneiras de verificar se um email foi entregue, abordando desde métodos básicos até as ferramentas mais avançadas.

Como saber se o email foi entregue: o método básico

Solicitar a confirmação de leitura ao destinatário é uma das formas mais utilizadas de como saber se o email foi entregue.

Essa funcionalidade está disponível em provedores como o Outlook, Apple Mail e outros, porém, não em todos. Portanto, antes de aplicar esse método, verifique se o seu provedor de email oferece esse serviço.

A confirmação de leitura funciona da seguinte forma: você envia um email e, ao abri-lo, o destinatário recebe uma comunicação perguntando se deseja confirmar que o email foi lido. Ou seja, se o destinatário concordar, o remetente recebe uma notificação.

Como configurar a confirmação de leitura nos provedores

Cada provedor de emails tem a sua própria configuração. Listamos abaixo alguns dos provedores mais utilizados.

Conforme falamos anteriormente, nem todos os provedores oferecem a opção de confirmação de leitura, e o Gmail é um deles.

Contudo, você pode, por exemplo, instalar uma extensão do Mailsuite no seu navegador Chrome para saber se a seu mansagem enviada via Gmail foi entregue. Disponibilizamos um parágrafo inteiro sobre este assunto no decorrer deste artigo.

Por ora, veja como configurar a confirmação de leitura no Outlook, Thunderbird e Apple Mail.

Confirmação de leitura no Outlook

• Abra o Outlook.
• Clique em “Novo Email” para iniciar uma nova mensagem.
• Clique na guia “Opções”.
• Marque a caixa “Solicitar confirmação de leitura”, na seção “Rastreamento”.
• Escreva e envie seu email.

Como saber se o email foi entregue pelo Thunderbird

• Abra o Thunderbird.
• Clique em “Escrever” para iniciar uma nova mensagem.
• Clique na guia “Opções”, localizada na barra de menu.
• Selecione “Solicitar confirmação de leitura”.
• Escreva e envie seu email.

Configurando o Apple Mail para a confirmação de leitura

• Abra o Apple Mail.
• No terminal, copie e cole o comando abaixo para habilitar as confirmações de leitura:

defaults write com.apple.mail UserHeaders ‘{“Disposition-Notification-To” = “[email protected]”;}’

• Substitua “[email protected]” pelo seu endereço de email.

• Reinicie o Apple Mail.

• Escreva e envie seu email normalmente.

Como saber se o email foi entregue pelas ferramentas de rastreamento de emails

Existem ferramentas de rastreamento de emails que disponibilizam métodos para verificar a entrega dos emails.

Veja a seguir algumas das mais conhecidas:

Mailsuite

Trata-se de um rastreador de emails que permite ao remetente saber se o email foi entregue e lido.

Para utilizá-lo, acesse o site mailsuite.com, adicione o rastreador como uma extensão do Chrome ou baixe o aplicativo.

• Para adicionar como extensão, clique no botão “Adicionar ao Chrome”. Confirme a instalação clicando em “Adicionar extensão”.

• Para instalar o aplicativo, clique no botão “Install on Gmail”.

Como esse método também está disponibilizado para o Outlook, você tem a opção de clicar no botão “Install on Outlook”.

Importante

Após a instalação, o Mailsuite pedirá permissão para acessar sua conta de emails. Assim sendo, faça login com a conta que você deseja usar.

O Mailsuite guiará você através de um sistema de configuração. Siga todas as instruções até concluir o processo.

Quando o procedimento estiver finalizado, toda vez que você enviar um email, o Mailsuite adicionará o rastreador automaticamente.

Dessa forma, você verá os ícones de status ao lado dos emails enviados (um check cinza para enviado, dois checks verdes para lido).

Yesware

Esse rastreador funciona para o Gmaill e Outlook, oferecendo notificações em tempo real de quando o destinatário abre um email.

A ferramenta está disponível como extensão do Chrome e também permite programar o envio de emails para momentos específicos.

Para utilizá-la, acesse yesware.com e siga as instruções de abertura de conta. A ferramenta oferece ainda um painel que revela o desempenho semanal dos emails enviados. Dessa forma, é possível visualizar mais detalhes de quantos e quais emails foram abertos.

Mixmax

É uma ferramenta boa para quem envia emails corporativos. Por isso, combina rastreamento de emails com funcionalidades de agendamento. Pode ser instalada como uma extensão do Chrome.

Para utilizá-la, entre no site mixmax.com, entre na aba “Produtos” e selecione “Rastrear atividade de emails“.

Ferramentas de email marketing

Ferramentas de email marketing como Mailchimp, Hubspot, entre outras, também oferecem rastreamento de emails, porém, os dados são mais completos, pois trata-se de plataformas utilizadas por profissionais.

Entre as informações oferecidas pelas plataformas está relatório de bounces. Esse documento apresenta em detalhes todas as falhas de entrega.

Bounce: quando o email não é entregue

Bounces são emails que não conseguem ser entregues no destinatário e voltam para o remetente. Basicamente, existem 2 motivos para haver falhas de entrega. Veja quais são a seguir.

Os soft bounces são problemas momentâneos que, ao serem resolvidos, fazem com que o email consiga retomar seu caminho de entrega.

São exemplos de soft bounce a caixa cheia do destinatário, servidor do destinatário com conexão instável, problemas de configuração, dentre outros.

Já os hard bounces são falhas de entrega permanentes. Em outras palavras, significa que o email não existe, ou foi desativado, ou ainda, que foi digitado com erro (por isso é inexistente), dentre uma série de outros motivos capazes de invalidar definitivamente um endereço de email.

Já que estamos falando sobre soft bounces e hard bounces, acesse o artigo que preparamos sobre este assunto e saiba mais detalhes.

E como os profissionais fazem para saber quantos bounces têm nas suas listas de emails? Com a finalidade de revelar todas as falhas na entrega dos emails, o relatório de bounces é uma importante ferramenta para os remetentes que desejam alcançar boas taxas de entregabilidade.

Como saber se o email foi entregue: analisando as informações dos relatórios de email marketing

Os relatórios de bounces fornecidos pelas ferramentas de email marketing são essenciais para saber se o email foi entregue.

A SafetyMails trabalha integrada às maiores plataformas de email marketing do mercado. O serviço de verificação de emails da SafetyMails retira os bounces das listas, tornando-as limpas para você melhorar a qualidade dos contatos e aumentar a entregabilidade das campanhas.

Com as informações dos relatórios de bounces, você pode tomar ações corretivas para otimizar suas campanhas. Dessa forma, os remetentes trabalham para que suas mensagens cheguem ao maior número possível de destinatários.

Veja quais informações você provavelmente vai encontrar em um relatório de bounces:

• Taxa de rejeição: essa informação fica em primeiro lugar na maioria dos relatórios. Trata-se do percentual de emails que não foram entregues em relação ao total de emails enviados.

• A identificação dos endereços de email que retornaram como bounces e a sua classificação (soft ou hard).

• Quais foram os motivos do bounce (o que causou a falha na entrega).

• Data e hora em que o bounce ocorreu.

• E o histórico de bounces, que é o registro de tentativas de entrega anteriores para os mesmos endereços de email (isso é muito útil para identificar padrões).

Boas práticas de entregabilidade

Para que os emails sejam entregues de maneira eficiente, é importante adotar algumas práticas recomendadas de entregabilidade.

Uma lista de contatos limpa é essencial. Certifique-se de remover endereços de email inválidos ou inativos regularmente. Isso é feito através de um serviço de verificação de emails. Os resultados acabam diminuindo a taxa de bounces e melhoram a reputação dos remetentes.

Configurar autenticações de segurança exigidas pelos provedores (SPF, DKIM e DMARC) ajuda a prevenir que seus emails não sejam marcados como spam. Essas autenticações validam que as mensagens estão sendo enviadas de fontes verdadeiras.

E por fim, enviar conteúdo relevante e de qualidade aumenta a probabilidade de abertura e resposta dos emails. Assim, evite o uso de palavras que possam lembrar spam, ou que sugiram muita urgência na linha de assunto. Além disso, personalize as mensagens para criar conexão com os destinatários.

Atenção à taxa de abertura

A taxa de abertura é uma métrica importante para acompanhar o desempenho das campanhas. Contudo, elementos técnicos que visam aumentar a privacidade dos dados estão mudando esse parâmetro.

Como você viu no início do artigo, as confirmações de leitura solicitam autorização do usuário para o rastreamento. Dessa forma, as taxas de abertura podem sofrer alterações.

Outra coisa que também interfere nas taxas de abertura é o sistema de segurança da Apple (Apple MPP), que oculta a abertura dos emails. O resultado são dados imprecisos.

Além disso, há também a possibilidade de configuração da conta para não abrir imagens. Assim, não há como registrar as aberturas.

E por fim, há filtros antispam que removem pixels de rastreamento antes da mensagem chegar ao destinatário.

Todos esses elementos podem mascarar as taxas de abertura, causando equívocos. E sabendo disso, é recomendável que os profissionais acompanhem o desempenho de suas campanhas pela taxa de cliques, que não sofre alterações.

É através dela que se pode mensurar o nível de engajamento. Em resumo, para chegar à conversão, o lead precisa passar pelo engajamento.

Conclusão

A solicitação de confirmação de leitura e o uso de ferramentas avançadas de monitoramento de email são maneiras diferentes de saber se as suas mensagens estão chegando ao destino.

Adotar uma das formas de verificação (confirmação de leitura para emails pessoais ou ferramentas de monitoramento de emails para profissionais), além da adoção de práticas recomendadas de entregabilidade pode melhorar significativamente suas chances de sucesso.

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