Email com domínio próprio: o que é e como criar

O email com domínio próprio é um instrumento de associação com a marca e colabora com a presença digital das empresas.

A criação de um domínio exclusivo para o email vale não somente para que o usuário reconheça o remetente, como também contribui com a segurança online. Os provedores exigem autenticações específicas que somente um email com domínio próprio pode adquirir.

Essas medidas de segurança são obrigatórias para a comunicação profissional das empresas, que têm no email marketing uma ferramenta de conexão com o consumidor.

E por falar nisso, como está a saúde das suas listas de emails? A SafetyMails é o serviço de verificação de emails que colabora com os resultados do seu email marketing!

Em resumo, estratégias de comunicação que envolvem identidade de marca englobam a criação de um domínio exclusivo. Este é um investimento necessário que acaba gerando oportunidades para fortalecer o relacionamento com prospect e também com o público-alvo que já conhece a empresa.

Neste artigo, vamos ver como criar um email com domínio próprio e todas as vantagens que ele pode oferecer para otimizar a comunicação da sua empresa.

Como criar um email com domínio próprio

Ter um email com domínio próprio significa registrar o nome da empresa em um serviço de emails.

Você pode contratar somente o serviço de emails e não desenvolver um site? Pode, mas sua credibilidade deixa de alcançar muitos pontos, visto que as pessoas não poderão acessar informações sobre a sua empresa.

Em relação à construção e manutenção da identidade corporativa, o recomendado é ter um site e um email trabalhando juntos para conquistar a confiança do público-alvo.

O primeiro passo para registrar o seu domínio é escolher um nome que represente bem a sua empresa. Portanto, o domínio deve ser fácil de lembrar, curto e refletir a natureza do negócio.

O registro pode ser feito através de uma plataforma de hospedagem, que pode desenvolver seu site + serviços de email ou somente os seus emails, se essa for a sua escolha.

Você também pode utilizar o Registro.br; principal site de registro de domínios “.br” no Brasil.

A diferença entre registrar seu domínio em uma plataforma de hospedagem de sites e no Registro.br é que a plataforma disponibiliza a construção do seu site e gera os serviços de emails. Já a segunda opção disponibiliza apenas o registro de domínio.

Algumas sugestões são:

• GoDaddy: um dos maiores e mais conhecidos registradores de domínios globalmente.
• Bluehost: conhecido por seus serviços de hospedagem e registro de domínios.
• HostGator: oferece registro de domínios junto com serviços de hospedagem.
• Namecheap: popular por sua interface amigável e preços competitivos.
• Domain.com: especializado em registro de domínios e serviços de hospedagem.
• Google Domains: oferece uma experiência de registro simplificada e integração com outros serviços do Google.

Importante

Ao escolher o seu provedor de hospedagem, considere fatores como capacidade de armazenamento, segurança e suporte técnico, com a finalidade de atender as expectativas da sua empresa da melhor forma.

A primeira configuração do email com domínio próprio

Para que seu email funcione com o domínio próprio, será necessário configurar o DNS (Domain Name System).

Essa etapa envolve adicionar registros MX (Mail Exchange) ao seu domínio. Os registros MX são responsáveis por direcionar o tráfego de emails para os servidores do seu provedor de email.

Normalmente, o provedor escolhido fornece as instruções necessárias para configurar corretamente esses registros.

Criação das contas de email

Com o DNS configurado, você poderá criar as contas de email com domínio próprio.

Acesse o painel de controle do seu provedor de email e siga as instruções para criar novos endereços.

Você precisará definir um nome de usuário (por exemplo, [email protected]) e uma senha.

É recomendável criar contas para diferentes departamentos ou funções (como [email protected], [email protected] etc.). Como resultado, você terá uma comunicação mais organizada e de fácil acesso.

Testando o email com domínio próprio

Antes de começar a usar seus novos emails, faça testes para garantir que tudo está funcionando de fato.

Envie e receba emails de diferentes contas para verificar a configuração. Também é importante testar em diferentes dispositivos (computadores, smartphones, tablets) para garantir que a comunicação está fluindo sem problemas.

Dessa forma, você garante a responsividade com todos os dispositivos.

Mantendo a segurança do seu email com domínio próprio

Mantenha seus sistemas de email seguros e atualizados utilizando senhas fortes. Habilite a autenticação de dois fatores (2FA) sempre que possível e mantenha um backup regular de suas mensagens importantes.

Se for possível, treine sua equipe para reconhecer e evitar tentativas de phishing e outras ameaças cibernéticas.

Personalização

Crie sua assinatura de email adicionando seu nome, cargo, logomarca da empresa, informações de contato e textos legais.

Lembre-se que o espaço da assinatura pode ser utilizado para incluir ações promocionais. Acesse o nosso artigo exclusivo que contém mais detalhes sobre esse assunto!

Porque empresas registram email com domínio próprio pelo Gmail

Ao contrário do Gmail gratuito, que é criado para contas pessoais, o serviço de emails corporativos do Google é pago e fornece as mesmas funcionalidades de personalização que outras plataformas de hospedagem de emails profissionais.

Ao criar uma conta corporativa pelo email do Google, o que aparece é o seu domínio próprio, e não o Gmail.

Algumas empresas optam pelos serviços do Gmail por causa da alta capacidade de armazenamento e também pela facilidade de integração com os serviços do Google, que já fazem parte do cotidiano da maioria das organizações.

Seguindo a linha de pensamento que apresentamos anteriormente, o recomendado é que você tenha o seu site e agregue os serviços de email a ele. Isso pode ser feito utilizando a mesma plataforma que hospeda o seu site ou não.

No caso das empresas que optam por criar seus emails corporativos pelo Google, o serviço de emails é feito fora da plataforma que hospeda o site, porém, mantendo o mesmo domínio. Assim, sua empresa transmite mais credibilidade para o público-alvo e fornecedores.

Como criar seus emails corporativos pelo Gmail

• Com o seu domínio próprio, acesse o site do Google Workspace para fazer a sua assinatura.

• Selecione o plano que melhor se adapta às necessidades da sua empresa. Eles variam em termos de armazenamento, ferramentas adicionais e suporte. Observe todos os detalhes para não errar na escolha do plano.

• Após escolher e assinar o plano do Google Workspace, siga as instruções para configurar a sua conta. Durante esse processo, você precisará fornecer informações básicas sobre sua empresa e o seu domínio.

• O próximo passo é configurar os registros MX (Mail Exchange) para direcionar os emails para os servidores do Google.

• No painel de controle do seu registrador de domínio, localize as configurações DNS e adicione os registros MX fornecidos pelo Google Workspace.

• Esses registros incluem informações específicas que garantem que todos os emails enviados para o seu domínio sejam direcionados para as caixas de entrada do Google.

Criando emails para a equipe

• Ao finalizar as etapas anteriores, você já pode começar a criar contas de email para o seu domínio. No painel de administração do Google Workspace, vá para a seção “Usuários” e clique em “Adicionar usuário”.

• Nesse sentido, crie novos endereços de email para diferentes membros da equipe ou funções dentro da empresa. Defina nomes de usuário e senhas para cada conta criada.

• Os usuários podem acessar suas contas de email personalizadas diretamente através do Gmail. Basta fazer login em mail.google.com usando o novo endereço de email e a senha fornecida.

• Aproveite as ferramentas de personalização do Google Workspace para ajustar as configurações de sua conta de email.

• Adicione assinaturas de email personalizadas, configure respostas automáticas e filtros para organizar as mensagens. Também é possível ativar a verificação em duas etapas para aumentar a segurança das contas de email.

• Mantenha sua conta do Google Workspace atualizada e utilize os recursos de segurança disponíveis para proteger seus dados.

• O Google oferece suporte técnico no momento em que for preciso, além de uma ampla base de conhecimento para ajudá-lo a resolver qualquer problema que possa surgir.

• Revise suas configurações de segurança regularmente.

Conclusão

Um email com domínio próprio pode se tornar uma ferramenta valiosa para criar e manter a identidade da sua marca.

Portanto, investir nisso é um passo estratégico para empresas que desejam aumentar sua credibilidade no mercado. Um email com domínio próprio cria oportunidades de interação que podem aproximar o público-alvo da marca.

Seguindo os passos deste artigo, você conseguirá criar um email corporativo que levará profissionalismo à sua empresa, e também contribuirá para uma comunicação mais rápida e eficiente com os consumidores, fornecedores e parceiros.

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