O envio de fatura por email é comum hoje em dia, e qualquer empresa pode utilizar esse serviço: financeiras, seguradoras, empresas de telefonia, companhias de geração de energia (através das quais pagamos nossas contas de luz), dentre muitas outras.
Para receber a fatura por email, o usuário deve autorizar o envio. Essa permissão (que chamamos de opt-in no mercado de email marketing) é o que possibilita a criação de uma lista de emails limpa.
Emails inválidos e bounces geram listas poluídas e são bloqueadas pelos provedores. A SafetyMails mantém suas listas limpas e assim, seus emails são entregues no inbox do público-alvo, e não na caixa de spam.
A cobrança digital, através da fatura por email, contribui com a preservação do meio ambiente e gera economia para as empresas, que não precisam investir em papel e correios. Além disso, a praticidade do serviço facilita o cliente a fazer o pagamento de forma muito mais rápida e funcional; basta ter acesso a um computador ou smartphone.
Em resumo, a fatura por email gera eficiência tanto para o cliente quanto para as empresas. Ambos ganham com praticidade, economia de tempo (e de dinheiro, no caso das empresas).
A seguir, vamos abordar as melhores práticas para a emissão de faturas eletrônicas através de um processo qualificado, que pode colaborar com o sistema de envios da sua empresa.
Tabela de conteúdos
Automação é fundamental
A automação oferece diversas vantagens para o envio de fatura por email, como criação e emissão dos emails de maneira rápida e precisa, segmentação de clientes e acompanhamento das faturas enviadas e recebidas.
O serviço geralmente inclui funcionalidades como estrutura de templates prontos e editáveis, integração com sistemas de pagamento e notificações automáticas para clientes.
Além disso, a automação também facilita auditorias e consultas futuras, visto que o serviço permite o armazenamento de dados.
Por todos esses motivos, o acompanhamento de uma plataforma de automação de email marketing torna-se fundamental para o envio de faturas eletrônicas.
Fatura por email e segurança online
A segurança dos emails é imprescindível para o cliente e também para os destinatários.
Antes de mais nada, uma fatura por email deve partir de emails corporativos. Utilizar um endereço profissional gera credibilidade e profissionalismo, tanto na identificação do destinatário, quanto na própria assinatura do email.
Até mesmo os profissionais liberais que emitem faturas podem configurar um email profissional. Trata-se de um atividade simples, que pode ser feita através de serviços de hospedagem ou de provedores de email específicos.
Autenticações de segurança
Outra vantagem de usar emails corporativos é que eles devem conter autenticações de segurança que garantam que a mensagem não é um email falso, ou seja, que o email foi enviado pela empresa dona do domínio de fato, e não por alguém tentando se passar por ela.
É importante destacar que os remetentes precisam configurar as autenticações exigidas pelos provedores: SPF, DKIM e DMARC em seus domínios, para que seus emails profissionais sejam enviados com segurança.
Já a assinatura digital é a autenticação eletrônica que o usuário visualiza. Seu objetivo é prevenir golpes e assegurar ao destinatário que a fatura é legítima, oferecendo uma camada extra de proteção e credibilidade ao email.
Essas medidas protetivas servem para garantir a idoneidade do remetente junto aos provedores e também aos destinatários. A assinatura eletrônica é opcional, mas o SPF, DKIM e DMARC são exigências dos provedores. Emails em massa que não contêm essas autenticações de segurança são bloqueados e enviados para a caixa de spam.
O envio em PDF e a segurança da fatura por email
O PDF é uma boa recomendação para o envio de fatura por email porque é compatível com a maioria dos dispositivos e sistemas operacionais, além de permitir a inclusão de uma assinatura digital e ser fácil de imprimir, se o cliente quiser.
Porém, emails com arquivos anexados podem sofrer bloqueios. Além disso, existem inúmeros casos de cibercrimes em que os hackers adulteram arquivos PDF, fazendo com que o cliente acredite que a fatura que está recebendo é legítima.
Como mitigar a ação dos criminosos? Não envie anexo, mas sim um link no email para o PDF da fatura. Mas se ainda assim, você preferir anexar o arquivo, insira uma senha de proteção.
Tanto a fatura anexada ou quanto a fatura vinda pelo link no email devem ser protegidas por senha, para manter a privacidade.
Fatura por email e a experiência do cliente
Adicionar uma mensagem personalizada na fatura pode melhorar a experiência do cliente.
Por exemplo: você pode agradecer pela opção do cliente em comprar com você ou pelo pagamento pontual. Atitudes como essa demonstram atenção e cuidado, criando uma relação mais próxima com o usuário.
Verifique os dados antes de enviar a fatura por email
Com o objetivo de evitar erros ou mal-entendidos com os clientes, verifique os dados da fatura e também se há ausência de alguma informação importante.
Veja o exemplo de checklist que preparamos:
- Observar se os dados do cliente e da transação estão completos.
- Verificar se os valores e cálculos estão corretos.
- Confirmar se as condições de pagamento estão em concordância com os padrões da empresa.
- Checar se as informações de contato com a empresa estão inseridas.
- Verificar se o arquivo em PDF (que é onde a fatura se encontra, de fato), está correto.
- Averiguar se as autenticações de segurança exigidas pelos provedores (SPF, DKIM e DMARC) estão configuradas para o seu domínio.
Importante
O exemplo de check list que demos é genérico. Cada empresa tem o seu próprio sistema de faturamento, que dita a hierarquia dos dados mais importantes.
Como cada negócio e único, convém seguir o modelo que mais se encaixa nas necessidades da sua empresa.
Acompanhe o recebimento da fatura por email
Após o envio dos emails, é importante fazer um acompanhamento para saber se o cliente realmente recebeu a fatura. Falhas no percurso podem ocorrer e impedir a mensagem de chegar até o seu destino.
Isso pode ser feito através das ferramentas de automação (conforme citamos anteriormente), que analisam as métricas de envio de emails.
Utilizar essas ferramentas ajuda a saber se a fatura chegou até o destinatário, se os emails foram abertos, entre outras informações que ajudam a monitorar a eficácia do envio.
Conclusão
Enviar fatura por email é uma prática que pode trazer inúmeros benefícios para a gestão financeira de uma empresa.
Adotar um sistema automatizado, priorizar a segurança, fazer uso de um email profissional e verificar os dados antes do envio são passos essenciais para garantir um processo eficiente e profissional.
Seguindo essas boas práticas, sua empresa poderá reduzir erros, melhorar a relação com os clientes e otimizar a gestão dos recebíveis.
FAQ
Para enviar faturas com segurança, é preciso configurar as autenticações exigidas pelos provedores dos destinatários: SPF, DKIM e DMARC ao domínio do remetente. Há também a assinatura digital, que, apesar de ser opcional, concede uma camada extra de proteção aos emails e PDFs.
De maneira geral, deve-se observar se todos os dados estão completos; se os valores estão corretos; se as condições de pagamento estão em concordância com os métodos da empresa; se as informações de contato com a empresa foram inseridas e se o PDF está correto. A segurança também deve ser verificada, pois se as autenticações SPF, DKIM e DMARC não estiverem devidamente configuradas, o remetente sofre bloqueio dos provedores.