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Halten Sie wichtige E-Mails aus dem Spam-Ordner fern

Wie Sie wichtige E-Mails vor dem Spam Ordner bewahren

Ein Spam Ordner, in dem wichtige Nachrichten landen, ist ein Zeichen von Geschäftsschädigung.

Denn selbst wenn die Absender die besten Sendepraktiken anwenden, besteht immer die Möglichkeit, dass Nachrichten versehentlich in die Spam order weitergeleitet werden. Und Sie könnten dann ohne Ihre wichtigen Nachrichten dastehen.

Dies geschieht, weil die Algorithmen nicht perfekt sind. Deshalb ist es ratsam, Ihr Spam-Fach regelmäßig zu überprüfen, damit keine wichtigen Nachrichten verloren gehen. Sie sollten dieses Feld immer auf verlorene Nachrichten überprüfen.

Allerdings ist diese manuelle Methode der Überprüfung des Spam-Postfachs auf wertvolle Nachrichten ebenfalls fehlerhaft. Es gibt jedoch Möglichkeiten, Ihren Spam-Filter so zu konfigurieren, dass er durchsetzungsfähiger ist.

Das werden wir als nächstes sehen!

Konfigurieren des Anti-Spam-Filters

Alle Internetanbieter verfügen über einen Einstellungsbereich, in dem Sie spezielle Regeln für die Weiterleitung wichtiger E-Mails festlegen können, damit diese nicht im Spam-Ordner landen.

Sie können die Regeln so anpassen, dass der Filter bei bestimmten Wörtern in der Betreffzeile oder bei bestimmten Domänen aktiv wird. Sie haben auch die Möglichkeit, relevante Nachrichten zu identifizieren, die fälschlicherweise als Spam klassifiziert wurden.

Der Filter arbeitet nach den von Ihnen festgelegten Regeln. Im Folgenden finden Sie eine kurze Anleitung zur Verbesserung der Einstellungen der gängigsten Anbieter.

  • Google Mail: Wenn Sie eine Nachricht öffnen, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite und wählen Sie “Nachrichten wie diese filtern”. Suchen Sie das Feld “Von” und geben Sie die Domäne ein. Auf diese Weise erstellen Sie eine Regel, um alle E-Mails zu filtern, die von der Domain gesendet werden, die Sie in den Posteingang eingegeben haben.
  • Outlook: Wenn Sie die Registerkarte “Home” öffnen, klicken Sie auf “Regeln”. Outlook zeigt die vorgeschlagenen Regeln auf der Grundlage der letzten Nachricht an, aber Sie können auch andere Regeln definieren, indem Sie auf “Regeln und Warnungen verwalten” klicken.
  • Apple Mail: Wenn Sie die Registerkarte “Mail” öffnen, klicken Sie auf “Einstellungen und Regeln”, um Wörter in der Betreffzeile und andere Filterkriterien hinzuzufügen.

Bisher haben wir gesehen, wie eine relevante E-Mail in der Spam Ordner dem Nutzer schaden kann, aber was bedeutet das für email marketing?

Wenn Sie E-Mail als Kommunikationskanal nutzen, sollten Sie sich die nächsten Tipps nicht entgehen lassen!

Wie Nachrichten im Spam-Postfach Profis schaden

Jeder E-Mail-Anbieter hat seine eigenen Regeln, um relevante E-Mails von Spam zu unterscheiden.

Wenn man an einen kostenlosen E-Mail-Anbieter denkt (z. B. Gmail), wird er den Nutzern zwar kostenlos angeboten, aber er ist alles andere als kostenlos. Denn damit er funktioniert, muss er eine sehr teure Struktur unterhalten: ein Rechenzentrum mit zahlreichen Servern, Energiekosten, Teams, Verbindungsleitungen usw.

Aus diesem Grund wird eine vom Empfänger nicht autorisierte Nachricht (bei der es sich um eine Werbung, einen Phishing-Versuch oder die Verbreitung von Fake News handeln könnte), die im Spam-Ordner landet, für den Anbieter zu einem Kostenfaktor ohne Gegenleistung, da sie kaum gelesen wird und ohnehin gespeichert werden muss, was zu erhöhten Rechenzentrumskosten führt – und der Anbieter braucht ein Publikum und Relevanz.

Die Kriterien zur Identifizierung irrelevanter oder schädlicher Nachrichten werden immer strenger und sind, wie bereits erwähnt, von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich.

Grundsätzlich gibt es 6 Kriterien, die zu beachten sind:

  • Layout: alle Aspekte Ihrer E-Mail, wie z. B. die Betreffzeile, die Texte, die Art der Bilder, die Verteilung des Inhalts, die Hyperlinks. Lassen Sie uns alle Aspekte bewerten.
  • Versandvolumen: Versenden Sie keine großen Mengen an E-Mails, vor allem, wenn Sie dies in der Vergangenheit nicht getan haben. Der Anbieter kennt Ihre durchschnittliche Anzahl von Versendungen und erwartet, dass die Schwankungen bei den Versendungen nicht sehr groß sind.
  • Bounces: Lassen Sie nicht zu, dass mehr als 3 % der E-Mails auf Ihrer Mailingliste ungültig sind, da Sie sonst vollständig blockiert werden könnten und die bereits zugestellten E-Mails in den Spam-Ordner wandern.
  • Spamfallen: keine Spamfallen in Ihrer Mailingliste, auf keinen Fall.
  • Authentifizierungen: Überprüfen Sie, ob Ihre E-Mails mit den richtigen Authentifizierungen versendet werden (SPF, DKIM, DMARC).
  • Beschwerden: Sie haben keine Spam-Beschwerden von Benutzern, die auf die Schaltfläche “Dies ist Spam” in Ihren Webmails klicken.

Lassen Sie uns in der Praxis einige direktere Tipps geben

Vermeiden Sie bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Kampagnen:

  • Großbuchstaben in der Betreffzeile: SCHREIBEN SIE NICHT WIE DIESE.
  • Erwähnung von Geld in der Betreffzeile: “Geld”, “$” usw.
  • Vermeiden Sie 100 % bildbasierte Inhalte. Verteilen Sie Text und Bilder in einem Verhältnis von 60% zu 40%.
  • Verwenden Sie helle, komprimierte Bilder (es gibt entsprechende Websites).
  • Kopieren Sie niemals Layouts von anderen Unternehmen.
  • Vermeiden Sie Absenderadressen wie “noreply”; verwenden Sie niemals nicht existierende Absender und verwenden Sie niemals kostenlose E-Mails als Absender (z. B. Gmail).

Beachten Sie, dass ungültige E-Mails auch für Provider ein Problem darstellen

Eine andere Art von E-Mails, die von den ISPs gehasst wird: ungültige E-Mails (oder bounces). Hier ist der Bösewicht nicht die Speicherung, sondern die Zeit, die der Provider für Verbindungen und Protokolle aufwendet, um Nachrichten zu bearbeiten, die nie zugestellt werden, was zu Schwierigkeiten und Engpässen in seinen Prozessen führt.

Aus diesem Grund gehen ISPs sehr aggressiv mit ungültigen E-Mails um, blockieren den Absender und setzen ihn auf eine schwarze Liste. Dazu sind nur 3 % der ungültigen E-Mails nötig. Mit anderen Worten: Sie werden von diesem Anbieter als Spammer eingestuft.

Um Probleme mit ungültigen E-Mails und Spamfallen (neben anderen Arten von schädlichen E-Mails) zu vermeiden, empfehlen wir daher, E-Mails vor dem Versand zu überprüfen.

Wie die E-Mail-Validierung verhindern kann, dass eine Nachricht im Spam-Postfach landet

Die E-Mail-Validierung ist ein Dienst, der auf die Bereinigung von E-Mail-Listen spezialisiert ist.

Dabei werden schädliche E-Mails und Bounces identifiziert, die von der Prüfstelle ausgeschlossen werden.

Dadurch haben email marketing-Unternehmen die Möglichkeit, die Zustellbarkeit ihrer Kampagnen zu erhöhen.

Listen ohne Bounces werden von den Providern nicht geblockt und haben daher eine bessere Chance, die Posteingänge der Empfänger zu erreichen.

Das Gegenteil passiert mit Basen, die nicht durch den E-Mail-Validator gehen. Das Ergebnis ist, dass die Listen eine Menge Spam enthalten, was dem Ruf des Absenders bei den E-Mail-Anbietern schadet.

FAQ

Warum erhalten wir wichtige Nachrichten im Spam-Ordner?

Der Algorithmus der Anti-Spam-Filter ist nicht perfekt, daher ist es notwendig, die Spam Ordner regelmäßig zu überprüfen, damit keine wichtigen Nachrichten verloren gehen. Filter, die nicht manuell konfiguriert sind, senden auch die falschen Nachrichten in die Spam Ordner.

Wie kann ich den Spam-Filter manuell konfigurieren, um wichtige Nachrichten in den Posteingang zu leiten?

Durch Einfügen von Regeln, die bestimmte Wörter in der Betreffzeile enthalten, oder durch die Anweisung, dass Nachrichten, die von bestimmten Domänen gesendet wurden, empfangen werden sollen, neben anderen Regeln, die vom Benutzer festgelegt werden.

Was wird vom E-Mail-Anbieter als Spam eingestuft?

Jeder Anbieter hat seine eigenen Kriterien für die Klassifizierung von Spam, aber im Allgemeinen sind schädliche E-Mails diejenigen, die nicht den besten Praktiken des Marktes in Bezug auf Layout, Sendevolumen, Authentifizierung, bounces, Beschwerden und Spamfallen entspreche

Was ist ein Bounce?

Ein Bounce ist eine E-Mail mit einem Fehler, die aus vorübergehenden oder dauerhaften Gründen nicht zugestellt werden kann. Vorübergehende Gründe (auch Soft Bounces genannt) sind ein volles Postfach, ein Serverausfall und andere reversible Gründe.
Hard bounces hingegen sind schwerwiegendere Fehler, die eine dauerhafte Zustellung der E-Mail verhindern. Der Grund dafür ist, dass diese E-Mail-Adressen nicht wirklich existieren.

Wie hilft die E-Mail-Validierung dabei, Nachrichten in den Posteingang zu leiten?

Bereinigte Verteilerlisten sind frei von Hard Bounces (ungültigen E-Mail-Adressen) und anderen Arten von schädlichen E-Mails. Auf diese Weise können die Provider den Empfang von Nachrichten freundlicher gestalten.