Como apagar email enviado, se você já clicou no botão de enviar? Às vezes, enviamos mensagens sem revisar e por isso, as pessoas acabam recebendo aquilo que gostaríamos de ter cancelado.
Você pode apagar email enviado, desde que não demore muito tempo para realizar o cancelamento.
Isso acontece porque o processo entre a saída do email do remetente e a chegada no destinatário gera uma comunicação entre os servidores de origem e de destino.
A mensagem pode ser cancelada enquanto estiver sendo processada pelos servidores, mas o mesmo não ocorre com o email já estabilizado no provedor (Gmail, Yahoo, Outlook, etc.).
Em outras palavras, quando os servidores finalizam o processo de comunicação entre eles, você já não consegue mais apagar email enviado.
Tabela de conteúdos
Como ocorre a comunicação entre os servidores de origem e de destino de um email:
- O SMTP do remetente — Simple Mail Transfer Protocol — emite os protocolos de saída do email, contendo todas as informações referentes à mensagem.
- O SMTP do destinatário recebe os protocolos do remetente e emite os protocolos de entrada da mensagem, fazendo a checagem das autenticações de segurança.
- Só após a passagem pelos servidores, o email chega aos provedores e é direcionado para a caixa de entrada ou caixa de spam.
O cancelamento de um email pode ser realizado enquanto a mensagem estiver entre o primeiro e o segundo elementos.
Vale destacar a importância do item 3 para os profissionais de email marketing. Nesta etapa, o email vai para o inbox ou para a caixa de spam.
Daí, a importância de uma lista de e-mails válidos, que colabora para altas taxas de entregabilidade na caixa de entrada, e não na caixa de spam.
A validação de emails é a solução ideal para quem trabalha com emails em massa, pois todos os contatos de risco e bounces são retirados das listas, o que aumenta consideravelmente a capacidade de entrega.
Assista ao vídeo abaixo e aproveite as dicas de como construir uma lista de emails válidos!
Como cancelar envio de email no Gmail
Se você enviar um email pelo Gmail e decidir cancelar, basta acessar a pasta “enviados” e abrir a mensagem.
Clique nos 3 pontos localizados no canto superior direito. Em seguida, clique em “desfazer”. Pronto! O envio do email está cancelado.
Porém, vale lembrar que o tempo para executar essa ação é curto, pois a mensagem fica disponível para cancelamento somente durante o tempo em que estiver sendo processada pelos servidores, conforme vimos no início do artigo.
Mas o Gmail oferece um recurso muito importante para os usuários que desejam saber como apagar email enviado: você pode configurar o tempo disponível para o cancelamento de uma mensagem.
Para isso, clique nas configurações do email (ícone de engrenagem localizado no canto superior direito da tela). Em seguida, clique em “ver todas as configurações”.
Na opção “Cancelar Envio”, selecione o período de cancelamento e salve as alterações.
Como apagar email enviado pelo Outlook
Você só tem como apagar email enviado pelo Outlook se o destinatário não tiver aberto a mensagem. Infelizmente, esse provedor apresenta essa limitação.
Para fazer o cancelamento, abra o email que você enviou. Em seguida, clique na aba “Mensagem”, na parte superior direita.
Na barra de ferramentas, encontre a aba “Ações” e clique em “Relembrar Mensagem” (o Outlook pede para rever a mensagem antes de cancelar. Por isso, é exigido que o usuário encontre a opção “Ações” na barra de ferramentas).
Clique em “Apagar Mensagem”. O Outlook ainda fornece a opção de substituir o email por uma nova mensagem.
Dados importantes sobre o cancelamento pelo Outlook
Somente usuários com conta válida no Exchange podem acessar a função de cancelamento de emails no Outlook.
Usuários de mobile não têm acesso ao cancelamento de mensagens. Você só conseguirá apagar email enviado pelo Outlook se estiver no desktop.
Como apagar email enviado do Yahoo
O Yahoo não oferece opção de cancelamento de mensagens. O que pode ser feito é redigir a mensagem e salvá-la como rascunho, evitando assim, o disparo por engano.
Vale destacar que o Yahoo armazena as mensagens como rascunho automaticamente, facilitando assim a revisão do usuário antes do envio.
Melhores práticas para não ter que cancelar o envio de um email
O ideal é revisar a mensagem antes de enviar, mas nem sempre isso é possível. Por isso, preste atenção aos seguintes detalhes:
Botão de “Responder a todos”
Fique atento ao botão de “Responder a todos”, visto que pode haver destinatários em cópia oculta que talvez você queira excluir do grupo que receberá a mensagem.
Anexos
Geralmente, os emails com anexos são enviados para as caixas de spam por motivos de segurança. Isso acontece porque uma das práticas mais visadas de golpes via email envolve a inserção de arquivos fora do corpo da mensagem.
Tente evitar os anexos, mas se não for possível, insira o arquivo antes de redigir a mensagem, para que o email não seja enviado sem o arquivo anexado.
Endereço do destinatário por último
Um esbarrão no teclado pode provocar o envio do um email antes de você terminá-lo. Para evitar isso, deixe a função de inserir o endereço do destinatário por último.
Conclusão
Enviar um email por engano pode causar confusões e mal entendidos, ainda mais no ambiente corporativo. O mais adequado é não precisar apagar email enviado.
Evite esse problema fazendo mais de uma revisão, inclusive no nome dos destinatários (se for o caso do envio para um grupo de pessoas).
FAQ
O Simple Mail Transfer Protocol é a forma de comunicação dos emails, ou seja, para enviar e receber emails, é preciso cumprir os protocolos SMTP, que dão as diretrizes de entrada e saída de todas as mensagens.
O cancelamento dos emails pode ocorrer durante a comunicação entre os servidores, visto que a mensagem ainda não entrou nos provedores. Esse tempo de conexão entre os servidores permite a interrupção do processo de envio.