Follow up email: essa é uma estratégia utilizada para reforçar a lembrança de um contato importante e assim, estimular a conexão com o prospect, lead ou cliente.
Um processo de negociação costuma ser lento. Dificilmente a compra é realizada logo no primeiro contato: há a insegurança do lead, comparação entre concorrentes ou falta de convencimento sobre a real necessidade do produto ou serviço.
Por isso, quando alguém realiza um follow up, na verdade, está realizando um acompanhamento, que é capaz de ativar a memória do lead, manter e amadurecer o relacionamento e avaliar se ele está pronto para seguir no processo de negociação.
Esses emails também têm o objetivo de manter o contato com novos clientes, através de comunicações pós-eventos ou depois das vendas, para garantir a satisfação do cliente, solicitar feedbacks e, por fim, fidelizá-lo.
Podem ser utilizados ainda para reengajar um cliente que não respondeu ao primeiro email, dentre outras situações em que haja necessidade de fortalecer um vínculo que acabou de ser criado.
A seguir, confira o conceito de follow up email e os benefícios dessa prática para a sua comunicação de marketing.
Table of contents
Follow up email e o relacionamento com os prospects
O follow up email captura a atenção dos prospects e pode converter seu interesse em ação. Veja alguns exemplos de comunicação utilizados nos emails enviados para este público:
- Agradecimento pelo interesse: enviar um email agradecendo pelo interesse demonstrado é um gesto inicial que já cria uma primeira impressão positiva.
- Agradecimento pós-reunião: email enviado após a realização de uma reunião, agradecendo pelo tempo e documentando os principais pontos acordados.
- Convite para engajamento: convidar o prospect para participar de um webinar ou se inscrever em uma newsletter incentiva uma interação mais profunda e personalizada.
- Vencimento / Atraso: alertando sobre algum prazo que esteja a vencer ou que já tenha vencido.
- Sem resposta: buscando posicionamento após uma ou mais mensagens sem reposta.
Como obter o primeiro contato dos prospects?
O marketing de conteúdo é uma estratégia muito utilizada pelo Inbound para criar relacionamento com quem ainda não conhece a marca.
Para isso, são criados materiais como ebooks, webinars, pesquisas e outros materiais ricos, que atraem a atenção do público que se interessa pelos temas. Para terem acesso a esse materiais, os visitantes realizam pequenos cadastros em formulários, incluindo os seus endereços de email.
Porém, é muito comum que as pessoas cometam erros de digitação nos emails ou ainda, que utilizem propositalmente emails temporários (aqueles que expiram em apenas em algumas horas).
Dessa maneira, os profissionais de marketing que vão utilizar as listas geradas pelos formulários não conseguem se comunicar com as pessoas que se cadastraram, pois a lista estará repleta de emails inválidos (hard bounces).
A API de verificação em tempo real da SafetyMails se integra a landing pages, sites, formulários e qualquer outro serviço de coleta de dados, impedindo a entrada de emails ruins nas listas.
Ao identificar emails com erros de digitação, temporários e outros tipos de emails inválidos, a API sugere à pessoa que cadastre um email válido para poder prosseguir com o acesso ao material.
Envie seu follow up email a partir de um remetente corporativo
Um follow up email, assim como qualquer outra mensagem profissional, precisa sair de um email corporativo, que tem como principal característica um domínio exclusivo.
A começar pela credibilidade que eles transmitem, os emails profissionais são necessários para que o público reconheça o remetente, que por sua vez, terá a assinatura padronizada da empresa.
Imagine um follow up de vendas enviado a partir de um [[email protected]], ou [[email protected]]. Isso não seria nada profissional, não é mesmo?
Follow up email e interações com o lead
Emails de follow up para leads têm o objetivo de mantê-los engajados, de fato. A técnica aplicada a esse público é similar às campanhas de gotejamento.
Os follow-up emails são utilizados com o intuito de relembrar os leads sobre momentos da negociação ou de um negócio realizado, reforçando o interesse deles no produto ou serviço.
Cada follow up email deve incentivar o lead a dar passos em direção ao fechamento de negócios com a marca/ empresa.
Follow up email e interações com o cliente
Manter o relacionamento antes, durante e após a venda é essencial para estabelecer autoridade, garantir a satisfação e fidelizar o cliente. Por isso, até mesmo um email de agradecimento após a compra é um gesto simples, mas eficaz.
Outra forma de comunicação de follow up email para esse público é oferecer suporte contínuo, disponibilizando manuais de usuário, tutoriais ou acesso a uma equipe de suporte. Isso ajuda a melhorar a experiência do cliente.
Nesse sentido, outra abordagem interessante é a de solicitar feedback sobre o produto ou serviço adquirido, pois é valioso para melhorias contínuas e também para construir a reputação da marca.
Como estruturar um follow up email
Um follow up bem estruturado deve ser claro, conciso, personalizado e oferecer valor ao destinatário.
Em primeiro lugar, a linha de assunto deve ser envolvente o suficiente para incentivar a abertura do email. E personalizá-la com o nome do destinatário e o tema de seu interesse pode aumentar as taxas de abertura.
Você também pode fazer uso dos emojis para destacar a sua mensagem em meio à caixa de entrada. Saiba mais sobre esse assunto neste artigo.
Na parte interna do email, estabeleça um tom cordial e demonstre que o email é relevante para o destinatário.
Seja breve na introdução. Relembre o destinatário sobre a interação que ele teve com a sua marca/ empresa.
O corpo do email deve ser conciso, claro e focado no objetivo do follow up. Por exemplo: você pode agradecer pela oportunidade que teve ao conversar com o destinatário e fornecer algum recurso adicional que interesse a ele.
Não se esqueça de personalizar o tanto quanto for possível. Lembrando que personalizar não se restringe somente a chamar o lead/ cliente pelo nome.
A utilização de informações comportamentais específicas sobre o público já é um tipo de personalização, o que torna o email mais relevante para o destinatário.
Faça uma pergunta clara que demande uma resposta para indicar o próximo passo desejado. Por exemplo, se o follow up é referente ao agendamento de uma nova reunião técnica: “Podemos deixar essa reunião agendada já para a próxima quarta-feira, às 14 horas?“.
Finalize o email agradecendo e reafirmando a sua disponibilidade para futuras interações.
Importante
- Revise o email: faça uma checagem geral, a fim de evitar problemas de renderização e até mesmo bloqueios nos provedores dos destinatários.
- Oportunidade de envio (data/hora): envie o follow up email em dias e horários que sejam convenientes para o destinatário.
Conclusão
O follow up email é uma ferramenta poderosa no conjunto de estratégias de comunicação de marketing. Ele não apenas auxilia na reativação e manutenção do relacionamento com prospects e clientes, mas também contribui de maneira fundamental para a construção de uma marca sólida e confiável.
Ao garantir que as mensagens sejam enviadas a partir de um domínio corporativo, a empresa não só reforça sua credibilidade como também melhora a eficácia da comunicação. Lembre-se disso.
Em suma, um follow up bem estruturado e oportuno pode ser o diferencial que leva uma negociação ao fechamento ou um cliente à fidelização.
FAQ
O follow up email é essencial em um processo de negociação porque mantém o contato ativo e reforça a memória do lead sobre a importância do produto ou serviço oferecido. Ele ajuda a superar a insegurança inicial do lead, permite comparações positivas com concorrentes e facilita a percepção da necessidade do produto ou serviço, amadurecendo o relacionamento e preparando o lead para a tomada de decisão.
Os follow up emails contribuem para a fidelização de clientes ao manter um relacionamento contínuo após a venda. Através de comunicações pós-evento, agradecimentos, solicitações de feedback e suporte contínuo, os clientes se sentem valorizados e assistidos. Isso não apenas garante a satisfação do cliente, mas também fortalece a lealdade à marca, aumentando as chances de compras futuras.
Um follow up email eficaz deve ser claro, conciso, personalizado e oferecer valor ao destinatário. A linha de assunto deve ser envolvente, a introdução breve e o corpo do email focado no objetivo do follow up. A personalização vai além do uso do nome do destinatário, incorporando informações comportamentais específicas. Além disso, o email deve incluir uma chamada clara para ação e finalizar com um agradecimento e disponibilidade para futuras interações.