5 passos para criar uma boa assinatura de email

A assinatura de email está localizada nos rodapés dos emails. Esse espaço pode ser personalizado com as informações de contato, como o nome da pessoa que enviou a mensagem, o cargo, o nome da empresa e outros detalhes.

Além dos dados básicos do remetente, uma assinatura de email pode incluir links para redes sociais, logomarca e até slogans.

O que muita gente se esquece é que essa área também pode ser utilizada para a inclusão de ações promocionais, como divulgação de conteúdos específicos e outras atividades de comunicação que se alinhem com os objetivos de marketing e vendas do profissional ou da empresa.

Neste artigo, vamos entender, em 5 passos, porque uma assinatura bem elaborada é tão importante para manter o profissionalismo de quem utiliza o email como canal de comunicação.

1) O que não pode faltar em uma assinatura de email

Alguns elementos são fundamentais na assinatura de email. O objetivo é facilitar a comunicação e também fortalecer a presença digital do enviador. A assinatura também auxilia no relacionamento com o lead, à medida que promove o reconhecimento da marca e funciona como uma pequena central de informações e links pertinentes.

Veja a seguir, os elementos que podem constar em uma assinatura.

Componentes básicos

• Nome e cargo: a identificação do remetente é o primeiro item a ser visualizado na assinatura de email. O nome do enviador deve se destacar dos demais elementos, geralmente em uma fonte um pouco maior ou em negrito. Já o cargo vem na sequência do nome e apresenta o nível de responsabilidade da pessoa que está enviando o email.

• Informações de contato: o nº de telefone com WhatsApp e/ou Telegram (se possível) é muito importante, pois através dele, o destinatário pode entrar em contato de maneira rápida. A inclusão do endereço físico do escritório do profissional ou da sede da empresa não é obrigatório, mas pode agregar ainda mais credibilidade, especialmente para empresas que atuam fora do âmbito digital.
• Link para site: a inclusão de um link para a página do profissional ou da empresa é fundamental. Aí está o direcionamento que o destinatário precisa ter para acessar todas as informações sobre o remetente.

Elementos de marketing

• Links para redes sociais: é importante incluir ícones clicáveis que levam diretamente aos perfis principais. Isso contribui para o engajamento e estimula os destinatários a se conectarem com a marca.

• Logo da empresa: é uma parte importantíssima da identidade visual. Deve ser aplicada em boa resolução. É preciso ter cuidado com o tipo de imagem a ser utilizada na assinatura de email, para que não demore a carregar. Trabalhe com arquivos Jpeg ou PNG, lembrando que o PNG se adapta melhor às assinaturas por permitir transparência nas imagens e respeitar as curvas.

Textos legais

• Disclaimers: muitos profissionais incluem um aviso de confidencialidade para informar os destinatários de que o conteúdo do email é confidencial e destinado apenas àquele leitor. Com relação à proteção de dados, é preciso assegurar ao destinatário que o enviador está em conformidade com a LGPD, através de um link para a Política de Proteção de Dados da empresa. Se você não sabe se está em conformidade com a Lei, veja este artigo que preparamos especificamente sobre esse assunto.

2) Melhores práticas para criar uma assinatura eficaz

Boas práticas para criar uma assinatura de email garantem que suas comunicações sejam profissionais, consistentes com a identidade da marca e otimizadas para engajar os destinatários.

Um design simples facilita a visualização da assinatura como um todo. Atente-se para a quantidade de informações visuais, que podem distrair o destinatário. Por isso, objetividade é muito importante.

O recomendado é que haja uma hierarquia visual, com o objetivo de destacar as informações mais importantes como nome, cargo e contatos e assim por diante.

O tamanho da fonte deve ser consistente com o corpo do email, geralmente entre 10 e 12 pontos. Destaque seu nome e cargo em negrito para facilitar a identificação.

Incorpore as cores da sua marca na assinatura de email para garantir compatibilidade com a identidade visual utilizada em outros materiais de marketing. No entanto, use as cores moderadamente, para evitar um visual desorganizado.

Além dos ícones clicáveis para as redes sociais, inclua CTAs como “Siga-nos no LinkedIn” para estimular o engajamento.

A assinatura de email deve seguir um modelo uniforme para manter a coerência com a identidade da marca. Ou seja, as cores, fontes, layout e informações essenciais devem ser sempre os mesmos.

3) Ferramentas online para criar assinaturas de email

Existem muitas plataformas que disponibilizam a criação de assinatura de email, e algumas delas oferecem o serviço gratuitamente.

Ao escolher uma ferramenta para criar a sua assinatura considere o seguinte:

Personalização: avalie se a ferramenta oferece todos os recursos que você precisa para que a assinatura de email se mantenha coesa com a identidade visual da marca.

Integração com sistemas: verifique se a plataforma é compatível com seus provedores de email e sistemas de CRM.

Usabilidade: escolha uma ferramenta com uma interface intuitiva, especialmente se você não tiver experiência em design gráfico.

Custo: ferramentas pagas oferecem mais recursos, tanto para o design da assinatura, como também para o suporte e atualizações, caso sejam necessários. Por isso, considere o custo-benefício dos diferenciais oferecidos por uma plataforma paga.

Veja a seguir, algumas ferramentas disponíveis:

• WiseStamp: bastante popular, essa ferramenta oferece uma ampla variedade de templates e permite a fácil inclusão de informações de contato, logotipos, ícones de redes sociais e CTAs.
• HubSpot Email Signature Generator: plataforma gratuita, ideal para quem procura uma solução simples e eficaz. O gerador de assinaturas permite a personalização de informações básicas e visuais.
• MySignature: ferramenta ideal para empresas que precisam de assinaturas padrão para toda a equipe. Oferece diversas opções de personalização.
• Designhill Email Signature Tool: é uma boa opção para quem ainda não definiu o conceito visual da sua assinatura de email, pois a plataforma permite a personalização de várias informações e elementos visuais.
• Gimmio: ideal para a criação de assinaturas para equipes, oferecendo uma série de opções de customização.

4) A influência da assinatura de email no desempenho das campanhas

Uma assinatura de email utilizada como estratégia representa um ganho para as campanhas de marketing e de vendas.

Isso porque é possível inserir links para páginas de vendas, CTAs, slogans e o que mais for elaborado para melhorar o engajamento com os leads.

Veja a seguir, como saber o quanto a sua assinatura de email colabora para que os objetivos de marketing sejam alcançados:

• Verifique se houve aumento da taxa de cliques e conversões a partir dos dos links e CTAs.
• Analise se os links para o site e blog estão gerando tráfego.
• Veja se o nº de seguidores nas redes sociais aumentou. Ferramentas como Hootsuite e Sprout Social podem ajudar a rastrear essas métricas.

5) Erros comuns e como evitá-los

Criar uma assinatura de email que corresponda aos seus objetivos profissionais exige atenção aos detalhes. Alguns erros podem até prejudicar a imagem do profissional ou da empresa.

Saiba quais são os erros mais frequentes e como evitá-los:

Excesso de informação: não exagere na quantidade de informações. Embora seja importante incluir detalhes essenciais, adicionar muitos elementos pode fazer com que a assinatura pareça desorganizada e confusa. Para evitar isso, utilize uma hierarquia visual destacando as informações mais importantes, por ordem de prioridades. Atenção às frases longas. Lembre-se que o espaço da assinatura deve ser conciso.

Compatibilidade e responsividade: o que pode parecer bonito e bem formatado em um destinatário de email pode se tornar ilegível ou deformado em outro. Por isso, faça testes nos principais provedores, como Gmail, Yahoo, Apple Mail e Outlook. Atente-se para a responsividade nos dispositivos móveis. Faça ajustes conforme o necessário.

Evite problemas de compatibilidade utilizando HTML simples, fontes comuns que são suportadas pela maioria dos provedores de email (por exemplo: Arial, Helvetica) e certifique-se de que o texto da sua assinatura tenha contraste suficiente em relação ao fundo, para ser legível em todas as plataformas.

Design instável: mudanças constantes nas cores, fontes e diagramação são um obstáculo para o reconhecimento da marca, que por sua vez, precisa seguir uma identidade padrão. Por isso, evite alterações estruturais na sua assinatura. Mude apenas os CTAs.

Exemplo de assinatura de email

A assinatura de email deve acompanhar as necessidades de cada profissional ou empresa. Por isso, é importante saber aproveitar ao máximo tudo o que este espaço personalizável pode oferecer.

Veja a seguir um modelo de assinatura básica, ordenada pela hierarquia das informações.

Imagem: Sua foto

Seu nome | Seu cargo | telefone

Imagem: Logo da empresa

Nome da organização

Website (link clicável)

Imagem: ícones das redes sociais (links clicáveis)

CTA – ex.: “Agende uma reunião” (link clicável)

“Termo de Confidencialidade” | “Política de Proteção de Dados” (links clicáveis)

Assinatura de email bem feita é melhor quando enviada para listas verificadas

Sem o acompanhamento de um serviço de verificação de emails, as campanhas de email marketing não chegam à caixa de entrada dos contatos.

Isso porque listas de emails não verificadas contêm endereços inválidos e bounces, que por sua vez, são bloqueados pelos filtros de spam dos provedores dos destinatários.

Consequentemente, de nada adianta ter uma assinatura bem elaborada, se a sua campanha acaba indo parar na caixa de spam dos leads.

A assinatura de email, assim como a verificação das listas, são componentes indispensáveis para as pessoas que trabalham com comunicação via emails de forma profissional.

Um email assinado de forma otimizada não apenas facilita a troca de informações de contato, mas também reforça a credibilidade do remetente e a identidade da marca.

Conclusão

Mais do que um simples rodapé, a assinatura de email representa uma extensão da sua identidade profissional, fazendo com que o público reconheça a sua marca.

Investir tempo na criação de uma assinatura que seja visualmente agradável não só aprimora a comunicação, mas também demonstra atenção aos detalhes. Isso contribui para a credibilidade do remetente.

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