Email corporativo: o guia completo

O email corporativo é muito mais que um canal de comunicação da empresa. No mundo dos negócios, ele assume papéis diferentes capazes de direcionar as equipes para diversos objetivos.

Seja para realizar uma venda, para construir relacionamentos B2C ou para criar conexões B2B, um email profissional é um elemento expressivo e relevante para a imagem da empresa como um todo.

É ele quem vai conduzir uma comunicação corporativa mais sólida dentro dos efeitos esperados, que podem se limitar a uma simples mensagem entre os colabores ou seguir o caminho de uma campanha de email criativo de lançamento de produto, por exemplo.

As possibilidades são inúmeras e neste post, vamos explorar cada uma das utilidades que um email corporativo representa para os profissionais autônomos e também para as empresas que o utilizam para se comunicar com diversos públicos.

Vamos começar entendendo como foi a sua evolução ao longo do tempo.

Breve história do email corporativo

Os emails, de uma forma geral, têm origem na década de 1960. Pesquisadores do MIT (Massachusetts Institute of Technology) começaram a compartilhar informações através de computadores. Por isso, o email era utilizado principalmente por cientistas e acadêmicos em redes privadas.

O correio eletrônico, como conhecemos hoje, começou a figurar a partir de 1971, quando os primeiros emails foram enviados com o “@” separando o nome de usuário do domínio.

Chamamos isso de sintaxe do email, que nada mais é que o formato que conhecemos hoje: usuário@domínio.com.

Já na década de 1980, as empresas começaram a adotar os emails. Elas perceberam seu grande potencial de melhorar a comunicação interna entre os colaboradores e também a externa, junto aos consumidores.

A popularidade dos emails ocorreu na década de 1990, com o surgimento dos provedores gratuitos como o Hotmail, Yahoo e mais tarde, o Gmail.

Assim, as companhias compreenderam que a eficácia desse tipo de comunicação conquistou os consumidores. Por isso, sistemas de email corporativo como Microsoft Exchange Server (lançado em 1993) começaram a se estabelecer como padrão nas empresas.

Com a chegada dos dispositivos móveis em 2000, o email corporativo ganhou ainda mais força. Os profissionais precisavam acessar e gerenciar seus emails em tempo real, em qualquer lugar do planeta.

Já na década de 2010, o Google Workspace, aliado à Microsoft 365, combinaram emails com calendários e armazenamento em nuvem, criando ambientes de trabalho integrados.

Com isso, o envio e recebimento de emails profissionais cresceu, e a segurança online se tornou prioridade, com avanços em criptografia e autenticação de domínios e IPs.

A evolução do email corporativo continua, atualmente, com foco na experiência do usuário e automação, e as empresas o utilizam como uma estratégia de Inbound Marketing para gerar negócios.

Email corporativo representa oportunidades de negócios

Muita gente não sabe o que é um email corporativo de fato, e também desconhece sua capacidade de gerar negócios.

Levando-se em consideração que essa ferramenta permite às empresas alcançar seus públicos de maneira rápida e eficaz, o email marketing é amplamente utilizado para:

• Prospectar clientes na primeira etapa do funil de marketing, onde os profissionais precisam construir listas de emails válidos, para posterior comunicação e envio de conteúdos da empresa/ marca.

• Nutrir leads, através de conteúdos ricos educativos ou de entretenimento, com o objetivo de criar relacionamento com eles e qualificá-los para a conversão ou vendas.

• Fechar negócios, com envio de conteúdos de fundo de funil, para fomentar a decisão de compra.

• E também no pós-venda, promovendo a fidelização dos clientes através da criação de relacionamentos duradouros.

Só para esclarecer, o envio de emails em massa só é aceito pelos provedores dos destinatários se o remetente for corporativo.

Então, com a funcionalidade de poder se comunicar com milhares de usuários a um excelente custo-benefício, as empresas podem impulsionar suas receitas utilizando essa estratégia.

O email marketing ocupa a posição de 1º lugar no ROI de todo o marketing digital há anos. São US$ 42 de retorno a cada US$ 1 de investimento.

Toda essa expressividade se traduz em geração de leads, consolidação de relacionamento com o público, progressão de receita, dentre outros benefícios.

Viu como o email corporativo faz toda diferença? E esse não é nem o começo. Há muito mais para ver!

A importância da verificação de emails

A verificação de emails oferece a estrutura necessária para que os profissionais possam trabalhar com email marketing a partir da construção de listas saudáveis.

Isso porque as listas de emails, em seu “estado bruto”, apresentam grandes quantidades de emails inválidos e bounces, o que impede a entrega das mensagens na caixa de entrada dos destinatários.

Em outras palavras, listas não verificadas significam prejuízo, visto que os provedores de emails dos destinatários bloqueiam envios de listas contendo apenas 3% de bounces, além de interromperem também o recebimento de emails válidos ou enviando-os para a caixa de spam.

E assim nasce um círculo vicioso: remetentes bloqueados pelos provedores têm seus domínios e IPs enviados para blacklists internacionais de spammers.

Esses mesmos provedores consultam as listas negras para informar seus filtros de spam quem são os remetentes spammers.

Somente uma lista limpa e livre de emails inválidos chega até o inbox dos destinatários, aumentando assim a taxa de entregabilidade, ao mesmo tempo em que diminui o Custo por Lead, já que os endereços estão recebendo as mensagens.

Email corporativo como destinatário de campanhas de email marketing

Até aqui, falamos do email corporativo como remetente de email marketing.

Mas como destinatário, um email corporativo pode se tornar inválido muito rapidamente. Isso acontece por causa da rotatividade de colabores nas empresas.

Transferências de região de trabalho, promoções e desligamentos significam mudanças nos emails. Por isso, um contato válido hoje pode não ser mais amanhã.

Além do alto risco de se tornar inválido, um email corporativo pode ser temporário, visto que a criação de alias é comum nas empresas.

Emails alias são endereços de emails alternativos vinculados à conta principal, que podem ser desligados a qualquer momento. São utilizados para organizar a gestão da comunicação nas organizações.

Daí, a importância da verificação de emails frequente. De nada adianta enviar uma campanha de email marketing hoje e daqui dois ou três meses, fazer outro envio sem verificação.

Se isso ocorrer, o remetente corre o risco de ter sua campanha bloqueada e sua identificação (domínio e ips) enviada para as listas de spammers, conforme descrito anteriormente.

Segurança da informação

Os cibercrimes estão cada vez mais sofisticados, ainda mais na era da Inteligência Artificial.

Todos que se comunicam por email estão sujeitos a receber mensagens suspeitas, e com o email corporativo não é diferente.

O golpe mais comum nas empresas é o ransonware, que sequestra os dados dos clientes e fornecedores. Na sequência, o criminoso solicita pagamento para devolver as informações.

O vazamento de dados é uma grande dor de cabeça, visto que, pela Lei Geral de Proteção de Dados, quem coleta e armazena os dados é o responsável pela sua segurança.

Ou seja, as empresas que contêm informações de milhões de clientes, são responsáveis pela privacidade dos dados de diversos públicos que tenha armanezados e tratados.

E engana-se quem pensa que a inclusão de uma Política de Privacidade é o suficiente para garantir o compliance com a LGPD.

As exigências para a proteção de dados são muitas, e é importante que as empresas saibam todos os detalhes, para evitar multas e sanções aplicadas pela Lei.

O DPO é o profissional que protege o email corporativo das empresas contra a invasão de hackers; recebe as dúvidas do público com relação à política de privacidade da companhia, entre outros detalhes relativos à segurança da informação.

Porque os profissionais autônomos precisam criar um email corporativo

O email corporativo é uma das identificações mais importantes da empresa. Isso acontece porque essa ferramenta é o porta-voz da comunicação com diversos públicos.

A representação é a mesma, quando se trata de profissionais autônomos. Assim como as empresas, as pessoas que trabalham por conta própria, precisam criar e manter uma imagem corporativa, que passe a ideia de credibilidade.

O email corporativo é um instrumento de confiabilidade. Imagine que você esteja selecionando profissionais para prestação de serviços.

Entre o [[email protected]] e o [profissional2@domíniopróprio.com], qual deles você escolhe para fechar uma parceria?

O domínio próprio funciona como uma assinatura online, e por isso, gera boa reputação para o profissional que, no caso, assume o papel de uma empresa ao utilizar seu email corporativo.

Isso, sem contar que os provedores de emails gratuitos não aceitam envio de emails em massa.

Em outras palavras, significa que um profissional que adota um Gmail, Yahoo ou qualquer outro provedor gratuito, não consegue se comunicar com seus leads, por meio de emails em massa.

Isso é extremamente prejudicial, visto que todo profissional busca criar relacionamento com seus leads, seja para fechamento de negócios, ou para consolidar a conexão com eles.

Como construir uma lista de emails profissionais de qualidade

Uma lista de emails corporativos é o crème de la crème das equipes de vendas e marketing. Só a possibilidade de prospectar ou vender em grande escala já é um excelente motivo para a construção de uma lista de empresas.

Uma excelente forma de criar uma lista de contatos corporativos é através de uma newsletter. Todos sabem que o conteúdo é a isca de atração de leads, e criar um informativo com conteúdo relevante da sua área de atuação pode despertar o interesse nos prospects.

A elaboração de landing pages para a captura de emails é fundamental, pois é através dela que as pessoas vão acessar o seu conteúdo e, em troca, fornecerão seus nomes, emails e outros dados relevantes para o seu negócio.

Novamente, a verificação de emails se faz necessária, através da integração de uma API de verificação em tempo real à landing page ou a qualquer outro serviço de coleta de emails.

A API protege os formulários de cadastro contra a entrada de emails inválidos. Dessa forma, os profissionais podem recolher listas com leads promissores. Contatos ativos e interessados em receber sua comunicação são muito mais propensos a fechar negócios.

A participação em eventos e conferências também é importante, não só para gerar networking, como também para gerar contatos através da troca de emails. É aí que os profissionais têm a chance de construir uma lista de contatos relevantes.

Os impactos do email corporativo na produtividade das equipes

O email corporativo gera benefícios que envolvem a comunicação, tanto entre as equipes, como também nos diálogos com os leads, no caso dos times de vendas e marketing.

O primeiro diferencial que essa ferramenta fornece é a agilidade na troca de informações, o que pode ser crucial para o fechamento de uma venda, por exemplo.

A gerência de projetos — seja de vendas, de marketing ou de qualquer outra área — também ganha muito com o email corporativo, que funciona como um registro de tudo que foi feito, servindo de referência para a tomada de decisões.

A relação entre o email profissional e a marca

Emails profissionais são uma ferramenta de posicionamento de marca. Isso acontece por meio da estrutura de comunicação da empresa transmitida pelos seus emails.

Trata-se de um padrão de texto/ linguagem (tom de voz da marca) e de imagens que, juntos, definem o comportamento da empresa junto aos seus consumidores.

Assim, o lead reconhece a marca entre os remetentes de email, o que auxilia na abertura das mensagens e, consequentemente, nas taxas de cliques e conversões, que vêm na sequência.

Além disso, o email corporativo gera consistência na comunicação, permitindo a nutrição dos leads dentro do funil de marketing.

O futuro do email corporativo: tendências e inovações

Com o objetivo de tornar o trabalho ainda mais acessível e descomplicado, os emails profissionais estão se integrando com ferramentas de colaboração corporativa, como o Slack e Trello.

As configurações dos emails corporativos avançam, e os algoritmos identificam o tom das mensagens para definir as prioridades de resposta.

Os provedores oferecem suporte robusto para ambientes de trabalho híbridos, permitindo acesso a funcionalidades completas fora do escritório.

Essas são apenas algumas tendências que irão continuar transformando a experiência com o email corporativo. E adotar essas inovações é crucial para as empresas que desejam manter os colaboradores engajados, como também a competitividade no ambiente online.

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